إعلان وظيفة: مسؤول أول مشتريات – تقنية المعلومات (Senior Officer Procurement - IT)

أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة

الوصف الوظيفي

يتولى المسؤول الأول للمشتريات إدارة دورة المشتريات والدفع بالكامل (Procure-to-Pay – P2P)، المتعلقة بالاحتياجات الشرائية التشغيلية والتكتيكية.

يشمل الدور إدارة جميع مراحل طلبات عروض الأسعار (RFQ)، وإدارة أوامر الشراء، ومتابعة تسليم المشتريات، والتنسيق بشأن المدفوعات، ومعالجة النزاعات المتعلقة بالمشتريات، وذلك بما يتماشى مع سياسات وإجراءات الحوكمة المؤسسية لشركة مطارات أبوظبي (AD Airports).

ويتطلب المنصب تنسيقاً قوياً مع الجهات الداخلية المعنية والموردين الخارجيين، لضمان شراء السلع والخدمات والأعمال في الوقت المحدد، وبما يتوافق مع الأنظمة والسياسات، وبتكلفة مناسبة.

المسؤوليات والمهام

• تنفيذ الأنشطة اليومية للمشتريات التشغيلية، بما يشمل:

  • مراجعة طلبات الشراء.

  • التنسيق مع الجهات المعنية للحصول على المعلومات الناقصة أو الإضافية، مثل نطاق العمل والمعايير الفنية وتفاصيل لجنة التقييم.

  • إجراء أبحاث السوق لتحديد الموردين واختيار الأنسب منهم.

  • إعداد استراتيجيات المناقصات وقوائم مقدمي العطاءات، والحصول على الموافقات اللازمة.

  • إصدار طلبات عروض الأسعار (RFQs) وطلب عروض الموردين.

  • تنظيم الزيارات الميدانية وإدارة الاستفسارات والتوضيحات المتعلقة بطلبات عروض الأسعار.

  • الإشراف على التقييمات الفنية ودعم تنفيذها.

  • إجراء التقييمات التجارية والمالية التفصيلية.

  • التفاوض مع مقدمي العطاءات بشأن الشروط التجارية.

  • تقديم التوصيات بشأن ترسية أوامر الشراء.

  • إعداد أوامر الشراء وتسهيل الحصول على الموافقات الداخلية.

  • إصدار أوامر الشراء والحصول على موافقة الموردين عليها.

  • التنسيق بشأن تسليم السلع والأعمال والخدمات.

  • تسهيل إجراءات معالجة المدفوعات.

  • إدارة التعديلات على أوامر الشراء، بعد الحصول على الموافقات المناسبة.

  • التنسيق مع الإدارة القانونية والجهات المعنية الأخرى لحل مطالبات الموردين.

• العمل مع الإدارات المستفيدة لتأسيس اتفاقيات إطارية (Framework Agreements) لتلبية الاحتياجات المتكررة والدورية.

• ضمان توافق جميع وثائق التوريد والمشتريات مع سياسات وإجراءات وإرشادات ومعايير مطارات أبوظبي.

• الاحتفاظ بسجلات دقيقة للمشتريات والأسعار والوثائق المتعلقة بعمليات الشراء.

• ضمان حفظ ملفات وسجلات المشتريات بصورة منظمة وقابلة للتدقيق، بما يدعم متطلبات الامتثال والحوكمة.

• متابعة الالتزام بمؤشرات أداء المشتريات المتفق عليها، مثل اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).

• إدارة دورة المشتريات والدفع وفقاً لسياسات المشتريات، مع التأكد من تأكيد استلام السلع والخدمات.

• التنسيق مع المدققين الداخليين والخارجيين وتوفير وثائق المشتريات المطلوبة.

• إجراء تقييمات أداء الموظفين التابعين له والتوصية بالإجراءات المناسبة.

• تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين التابعين له وتقييم فعالية التدريب، بالتنسيق مع المدير المباشر.

• تنفيذ أي مهام أخرى يكلفه بها المدير المباشر.

المتطلبات والمهارات

المؤهلات العلمية

• درجة البكالوريوس في أحد التخصصات التالية:

  • إدارة الأعمال.

  • الهندسة.

  • إدارة سلسلة التوريد.

  • أو أي مجال ذي صلة.

• المعرفة والخبرة في أنظمة المناقصات الإلكترونية ومنصات تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

• يُفضل إجادة استخدام حزمة Microsoft Office 365.

الخبرة العملية

- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال شراء السلع والخدمات و/أو الأعمال، ويُفضل أن تكون الخبرة ضمن مؤسسة تعمل بصفتها الجهة المالكة أو العميل.

المهارات والكفاءات

• الالتزام بأعلى معايير الأخلاقيات والنزاهة المهنية.

• معرفة قوية بالسوق وإلمام جيد بالموردين.

• التفكير التحليلي والقدرة على حل المشكلات.

• امتلاك معرفة جيدة بالجوانب المالية والتجارية.

• مهارات قوية في التفاوض.

• القدرة على إدارة علاقات الموردين.

• مهارات فعالة في التواصل الشفهي والكتابي.

معلومات الوظيفة والتقديم