مدير مكتب رئيس الجامعة – للمواطنين الإماراتيين فقط

تاريخ الإعلان: 27 يوليو 2026
نوع الوظيفة: دوام كامل

وصف الوظيفة

إدارة المكتب التنفيذي:

• إدارة العمليات اليومية لمكتب رئيس الجامعة لضمان الكفاءة والاحترافية.

• تنسيق وإدارة جدول أعمال رئيس الجامعة، بما يشمل المواعيد والاجتماعات والارتباطات الرسمية.

• ترتيب أولويات الطلبات والمراسلات وضمان المتابعة في الوقت المناسب واتخاذ الإجراءات المناسبة.

• تنظيم ترتيبات السفر المحلية والدولية، بما في ذلك:

  • خطط السفر.

  • حجوزات الإقامة.

  • التأشيرات.

  • الخدمات اللوجستية.

• متابعة المواعيد النهائية وضمان إنجاز المهام التنفيذية المكلفة في الوقت المحدد.

الدعم الإداري:

• إعداد ومراجعة وتنسيق:

  • التقارير.

  • العروض التقديمية.

  • أوراق الإحاطة.

  • الخطابات.

  • المراسلات والوثائق الرسمية.

• المحافظة على سجلات دقيقة وأنظمة أرشفة منظمة ووثائق سرية.

• إعداد المراسلات الروتينية وضمان التواصل المهني نيابة عن رئيس الجامعة.

• تنسيق احتياجات المشتريات والموارد الخاصة بالمكتب.

تنسيق أصحاب المصلحة:

• العمل كنقطة اتصال رئيسية بين مكتب رئيس الجامعة وكل من:

  • قيادة الجامعة.

  • أعضاء هيئة التدريس.

  • الموظفين.

  • الطلبة.

  • الجهات الحكومية.

  • هيئات الاعتماد.

  • الشركاء في القطاع الصناعي.

  • المؤسسات الخارجية.

• تنسيق الاجتماعات مع الجهات الداخلية والخارجية.

• تسهيل التواصل ومتابعة تنفيذ القرارات التنفيذية والإجراءات المطلوبة.

إدارة الاجتماعات والفعاليات:

• التخطيط والتنسيق والإدارة التنفيذية لـ:

  • اجتماعات الإدارة العليا.

  • اجتماعات اللجان.

  • جلسات التخطيط الاستراتيجي.

• إعداد:

  • جداول أعمال الاجتماعات.

  • الوثائق الداعمة.

  • محاضر الاجتماعات.

  • قوائم متابعة الإجراءات.

• تنسيق الفعاليات الرئاسية والاحتفالات والزيارات الرسمية وفعاليات الجامعة.

• ضمان توفير الدعم اللوجستي الفعال للاجتماعات والفعاليات رفيعة المستوى.

دعم الحوكمة:

• دعم أنشطة الحوكمة المتعلقة بـ:

  • رئيس الجامعة.

  • مجلس الأمناء.

  • مجلس الجامعة.

  • اللجان التنفيذية.

• المحافظة على سجلات الحوكمة ومتابعة تنفيذ القرارات والتوصيات.

• ضمان توافق الوثائق مع سياسات المؤسسة ومتطلبات الحوكمة.

الدعم الاستراتيجي وإدارة المشاريع:

• المساعدة في متابعة المبادرات الاستراتيجية والأولويات المؤسسية التي يحددها رئيس الجامعة.

• تنسيق المشاريع المشتركة بين مختلف إدارات الجامعة.

• متابعة مراحل إنجاز المشاريع وإعداد تقارير التقدم.

• دعم التخطيط المؤسسي واتخاذ القرارات التنفيذية من خلال البحث وجمع البيانات.

السرية والالتزام:

• التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بأعلى درجات السرية والاحترافية.

• ضمان الالتزام بسياسات الجامعة والمتطلبات القانونية والإجراءات الإدارية.

• المحافظة على الإدارة الآمنة للسجلات التنفيذية والوثائق الرسمية.

إدارة المكتب:

• الإشراف على العمليات الإدارية داخل مكتب رئيس الجامعة.

• تنسيق:

  • ميزانية المكتب.

  • المشتريات.

  • تقارير المصروفات.

• اقتراح تحسينات على الأنظمة الإدارية ورفع كفاءة العمليات.

• دعم تدريب وتنسيق الموظفين الإداريين في المكتب عند الحاجة.

المؤهلات المطلوبة

شروط الأهلية:

• المتقدمون من مواطني دولة الإمارات العربية المتحدة فقط.

التعليم:

• درجة البكالوريوس في أحد المجالات التالية:

  • إدارة الأعمال.

  • الإدارة العامة.

  • إدارة التعليم العالي.

  • الإدارة.

  • أو تخصص ذي صلة.

• يفضل الحصول على درجة الماجستير.

الخبرة:

• خبرة لا تقل عن 5–8 سنوات في وظيفة مدير مكتب.

• خبرة في دعم القيادات التنفيذية العليا، ويفضل في:

  • مؤسسات التعليم العالي.

  • أو المؤسسات المعقدة ذات الطبيعة المشابهة.

• خبرة في:

  • تنسيق الاجتماعات التنفيذية.

  • أنشطة الحوكمة.

  • المبادرات والمشاريع الاستراتيجية.

المعرفة والمهارات:

• مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت.

• قدرات قوية في التواصل الكتابي والشفهي باللغتين:

  • العربية.

  • الإنجليزية.

• اهتمام استثنائي بالتفاصيل والدقة.

• مستوى عالٍ من المهنية والنزاهة والسرية.

• مهارات قوية في إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة.

• القدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة عمل سريعة.

• مهارات ممتازة في حل المشكلات واتخاذ القرارات.

• إجادة متقدمة لاستخدام:

  • Microsoft Office Suite.

  • منصات التعاون الرقمي.

• المعرفة بهياكل حوكمة الجامعات وإدارة التعليم العالي تعتبر ميزة إضافية.

الكفاءات الأساسية:

• الدعم التنفيذي.

• إدارة المكتب.

• التنسيق الاستراتيجي.

• السرية والأخلاقيات المهنية.

• إدارة علاقات أصحاب المصلحة.

• التميز في التواصل.

• التخطيط والتنظيم.

• تنسيق المشاريع.

• إدارة الحوكمة.

• القدرة على التكيف.

• التحسين المستمر.

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs):

• الإدارة الفعالة وفي الوقت المناسب لجدول رئيس الجامعة وأولوياته.

• دقة وجودة المراسلات والوثائق التنفيذية.

• التنسيق الناجح للاجتماعات التنفيذية ومتابعة الإجراءات الناتجة عنها.

• رضا أصحاب المصلحة عن سرعة الاستجابة والاحترافية.

• نجاح تنظيم الفعاليات الرئاسية والارتباطات الرسمية.

• الالتزام بمتطلبات الحوكمة والإجراءات الإدارية.

• إنجاز المهام الاستراتيجية والمشاريع التنفيذية في الوقت المحدد.

• الإدارة الفعالة للمعلومات السرية مع عدم وجود أي مخالفات للالتزام أو السرية.