أخصائي مكتب إدارة المشاريع (PMO Specialist)

الهدف من الوظيفة

تقديم الدعم في إدارة المشاريع من خلال المتابعة الفعالة للمشاريع، وإعداد التقارير، والحوكمة، وإدارة الوثائق، والتنسيق مع أصحاب المصلحة، بما يضمن تنفيذ المشاريع وفقًا لمعايير ومتطلبات مكتب إدارة المشاريع (PMO) المعتمدة.

مجالات المسؤولية الرئيسية

إدارة وثائق المشاريع وإعداد التقارير

• دعم مديري المشاريع في إعداد وحفظ وتقديم وثائق إدارة المشاريع المطلوبة، وفقًا لمعايير وإجراءات مكتب إدارة المشاريع المعتمدة.

• تحديث وحفظ معلومات المشاريع وتقارير الحالة والسجلات ذات الصلة باستخدام أدوات إعداد التقارير المعتمدة و/أو أنظمة معلومات إدارة المشاريع (PMIS).

دعم الاجتماعات ومتابعة الإجراءات

• دعم مديري المشاريع في إعداد وتوثيق محاضر الاجتماعات التي تضم الإدارة وأصحاب المصلحة في الأعمال والأطراف الأخرى ذات الصلة.

• الحفاظ على سجلات متابعة الإجراءات (Action Trackers) والتواصل مع أصحاب المصلحة المسؤولين لضمان إنجاز الإجراءات المتفق عليها وإغلاقها في الوقت المحدد.

متابعة المشاريع والامتثال

• دعم مديري المشاريع في تحديد ومراقبة ومتابعة المخاطر والقضايا المتعلقة بالمشاريع والإجراءات اللازمة للتخفيف منها.

• متابعة حالة وتقدم المشاريع المسندة والتنسيق مع مديري المشاريع، حسب الحاجة، لدعم التسليم في الوقت المحدد والالتزام بمتطلبات مكتب إدارة المشاريع المعتمدة.

• دعم مديري المشاريع في ضمان امتثال المشاريع المعنية لمتطلبات حوكمة مكتب إدارة المشاريع، بما في ذلك عمليات بوابات المراحل (Stage-Gate)، والموافقات، والوثائق المطلوبة.

الحوكمة وإدارة الوثائق

• دعم التنظيم السليم لوثائق المشاريع وحفظها وأرشفتها عند استكمال مراحل المشروع و/أو إغلاق المشروع.

• ضمان حفظ سجلات المشاريع وفقًا لهياكل المجلدات المعتمدة، وقواعد تسمية الملفات، وضوابط الوثائق، وإدارة الإصدارات، ومتطلبات الاحتفاظ بالسجلات.

إدارة المشاريع المسندة

• المساهمة في إدارة المشاريع أو المبادرات منخفضة التعقيد المسندة إليه، بدءًا من مرحلة إطلاق المشروع وحتى إغلاقه، مع الحصول على التوجيه والدعم المناسبين من مدير المشروع.

• ضمان تنفيذ المشاريع المسندة وفقًا للنطاق والجداول الزمنية والمخرجات ومتطلبات الحوكمة المتفق عليها.

التنسيق مع أصحاب المصلحة

• التنسيق والتعاون مع مديري المشاريع وأصحاب المصلحة في الأعمال والأطراف الأخرى ذات الصلة لتسهيل التواصل والتنفيذ الفعال للمشاريع.

• دعم أعمال التنسيق والمتابعة بين مختلف الإدارات والوظائف وفقًا لتوجيهات مدير مكتب إدارة المشاريع أو مدير المشروع.

مسؤوليات الدور

التطوير المهني (HR Proficiency)

• القدرة على اكتساب وتحديث المهارات الشخصية والفنية المرتبطة بالوظيفة.

الإنجاز والتنفيذ (Delivery)

• تنفيذ الأنشطة المخطط لها لتحقيق الأهداف التشغيلية والتطويرية وفقًا للجداول الزمنية المحددة.

• استخدام الموارد بكفاءة لتحقيق الأهداف ضمن حدود التكلفة والوقت الفعالين.

• تقديم تقارير دورية توضح الانحرافات ومستوى تنفيذ المهام المخطط لها.

حل المشكلات (Problem-Solving)

• حل المشكلات المتعلقة بالعمل عند ظهورها، وتصعيد القضايا التشغيلية المعقدة عند الحاجة.

الجودة (Quality)

• ضمان استيفاء متطلبات الجودة وتطوير عمليات وإجراءات فعالة لمراقبة الجودة، بما في ذلك المواصفات الخاصة بالمنتجات أو العمليات أو الأنشطة ذات الصلة.

تحسين إجراءات الأعمال (Business Process Improvement)

• تنسيق الأنظمة والسياسات والإجراءات وتعليمات العمل المكتوبة والواضحة، والبحث عن فرص الأتمتة قدر الإمكان.

الالتزام (Compliance)

• الالتزام بالسياسات والإجراءات وتعليمات العمل ذات الصلة.

الصحة والسلامة والبيئة (HSE)

• ضمان الالتزام بإجراءات وضوابط إدارة السلامة والجودة والبيئة ذات الصلة ضمن نطاق العمل المحدد، بما يضمن السلامة والامتثال للتشريعات وتقديم منتجات وخدمات عالية الجودة.

المؤهل الأكاديمي

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي تخصص ذي صلة.

الخبرة العملية

• من سنتين إلى 4 سنوات.

الكفاءات الفنية/الوظيفية

• تخطيط الأعمال (Business Planning).

• إدارة المشاريع (Project Management).