مساعد إداري (Administrative Associate)

📍 الموقع: غزة، دولة فلسطين
🏢 الوكالة: مكتب الأمم المتحدة لتنسيق الشؤون الإنسانية (OCHA)
📊 الدرجة: G7
📄 نوع العقد: عقد محدد المدة (Fixed Term)
⏳ مدة العقد: سنة واحدة مع إمكانية التمديد
🕐 دوام العمل: كامل
🗓️ تاريخ الإعلان: 12 أغسطس 2026
⏰ آخر موعد للتقديم: 20 أغسطس 2026، الساعة 06:59 صباحًا
🔢 رقم الوظيفة: 36175
🌐 التنقل الوظيفي: لا يتطلب تنقلًا
🗣️ اللغات المطلوبة: العربية والإنجليزية

نبذة عن الوظيفة

يُعد مكتب الأمم المتحدة لتنسيق الشؤون الإنسانية (OCHA) جزءًا من أمانة الأمم المتحدة، ويتولى جمع وتنسيق الجهات الإنسانية الفاعلة لضمان استجابة منسقة وفعالة لحالات الطوارئ.

وتتمثل مهمة المكتب في:

• حشد وتنسيق العمل الإنساني الفعال والقائم على المبادئ.

• العمل بالشراكة مع الجهات الوطنية والدولية للتخفيف من معاناة المتضررين من الكوارث والطوارئ.

• الدفاع عن حقوق الأشخاص المحتاجين للمساعدة.

• تعزيز الاستعداد والوقاية.

• تسهيل إيجاد حلول مستدامة.

ويتحمل مكتب OCHA في الأرض الفلسطينية المحتلة مسؤولية التنسيق بين الوكالات في حالات الطوارئ المعقدة والكوارث الطبيعية.

وفي ظل تدهور الوضع الإنساني في الأرض الفلسطينية المحتلة، يضطلع المكتب بعدة مسؤوليات، منها:

• نشر المعلومات والسياسات بين المجتمع الإنساني والسلطات والجهات المانحة.

• دعم جهود حشد الموارد.

• المساعدة في تحديد الأولويات والاحتياجات الإنسانية.

• تنسيق جهود تعبئة الموارد.

• نشر المعلومات المتعلقة بآثار الكوارث والاستجابة لها والاحتياجات من المساعدات الدولية.

وسيعمل المساعد الإداري تحت توجيه رئيس مكتب غزة، وتحت الإشراف المباشر لرئيس الإدارة، ويتولى تقديم خدمات إدارية وأمنية وخدمات إدارة المرافق، مع ضمان جودة العمل ودقته واتساقه.

كما يعمل على تعزيز نهج يركز على احتياجات المستفيدين من الخدمات، بما يتوافق مع قواعد ولوائح برنامج الأمم المتحدة الإنمائي UNDP.

المهام والمسؤوليات

ضمن الصلاحيات المفوضة، سيكون المساعد الإداري مسؤولًا عن المهام التالية:

1. الإجراءات الإدارية

• ضمان الالتزام الكامل بالعمليات والإجراءات الإدارية وفق قواعد ولوائح وسياسات واستراتيجيات UNDP وOCHA.

• ضمان الالتزام بالإجراءات الإدارية الخاصة بقواعد ولوائح وسياسات واستراتيجيات الأمم المتحدة والأمانة العامة.

• المساهمة في رسم خرائط العمليات التجارية للمكتب وإعداد محتوى إجراءات التشغيل القياسية الداخلية في مجال الإدارة، بالتنسيق مع المشرف المباشر وإدارة المكتب.

2. إدارة المرافق والصيانة

• تنسيق خدمات صيانة المنشآت والأنظمة والمعدات في جميع مكاتب OCHA وبيوت الضيافة التابعة لها في غزة.

• التخطيط لاحتياجات الصيانة والتعديلات.

• تحليل الاحتياجات الوظيفية والخاصة واقتراح الحلول البديلة المناسبة.

• مراجعة فواتير المقاولين والمساعدة في استرداد التكاليف عند الحاجة.

• دعم عمليات الشراء منخفضة القيمة لمكتب غزة.

• المساعدة في إجراء التقييم الفني للعروض عند الحاجة.

• المساهمة في وضع معايير للمرافق الحالية والمستقبلية وإعداد الإرشادات المتعلقة بإدارة مكاتب OCHA وبيوت الضيافة.

3. السلامة والأمن

• التنسيق مع قسم السلامة والأمن لإجراء عمليات تفتيش السلامة للمباني والمنشآت.

• الإبلاغ عن الحوادث والتحقيق فيها.

• تقديم توصيات لمعالجة مخاطر السلامة أو الحرائق.

4. تحسين الإجراءات والكفاءة

• المساعدة في تحديد المشكلات المشتركة وأفضل الممارسات.

• تقديم توصيات استراتيجية.

• وضع خطط لتحقيق الأهداف وزيادة الكفاءة.

إدارة الممتلكات والأصول

وفقًا لتطبيق معيار IPSAS 17، سيكون المساعد الإداري مسؤولًا عن:

• ضمان إجراء عمليات التحقق الفعلي السنوي من معدات وأصول OCHA.

• تحديث بيانات المعدات والأصول في نظام جرد UMOJA.

• ضمان إعداد تقارير الجرد النهائية لمكتب OCHA في غزة في الوقت المحدد وإرسالها إلى مكتب OCHA في القدس.

• متابعة عمليات التخلص من المخزون والأصول.

• إعداد نماذج G45.

• التنسيق مع مكتب OCHA في القدس بشأن طريقة التخلص من الأصول.

• ضمان تنفيذ طريقة التخلص التي يتم اعتمادها.

كما يساهم في المهام المتعلقة بإدارة الأمن والسلامة، بالإضافة إلى تنفيذ أي مهام أخرى يتم تكليفه بها.

الكفاءات المطلوبة

المهنية

يشترط توفر:

• معرفة بقواعد ولوائح المنظمة المتعلقة بإدارة المباني وبمعايير الصناعة ذات الصلة.

• معرفة بالقواعد واللوائح المالية للمنظمة.

• معرفة بالإجراءات والسياسات والتوجيهات الإدارية والمالية.

• القدرة على قراءة وتفسير المخططات المعمارية للمباني.

• الالتزام والحرص على جودة العمل.

• الكفاءة المهنية والإلمام الجيد بمجال العمل.

• القدرة على الوفاء بالالتزامات والمهام ضمن المواعيد المحددة.

• القدرة على تحقيق النتائج بكفاءة.

• القدرة على التعامل مع المشكلات والتحديات الصعبة.

• الحفاظ على الهدوء في المواقف التي تتسم بالضغط.

• الالتزام بتطبيق مبدأ المساواة بين الجنسين وضمان مشاركة الرجال والنساء بشكل متساوٍ في جميع جوانب العمل.

• القدرة على تحليل البيانات ونمذجتها وتفسيرها لدعم عملية اتخاذ القرار.

التخطيط والتنظيم

• وضع أهداف واضحة ومتوافقة مع الاستراتيجيات المتفق عليها.

• تحديد الأنشطة والمهام ذات الأولوية.

• إعادة ترتيب الأولويات عند الحاجة.

• تخصيص الوقت والموارد المناسبة لإنجاز العمل.

• توقع المخاطر ووضع خطط بديلة.

• متابعة الخطط والإجراءات وتعديلها عند الضرورة.

• استخدام الوقت بكفاءة.

المساءلة

• تحمل مسؤولية جميع المهام والالتزامات.

• تسليم المخرجات ضمن الوقت والتكلفة ومعايير الجودة المحددة.

• الالتزام باللوائح والقواعد التنظيمية.

• دعم الموظفين الأقل خبرة وتقديم الإشراف لهم.

• تحمل المسؤولية عن المهام المفوضة.

• تحمل المسؤولية الشخصية عن أوجه القصور عند حدوثها.

التوجه نحو المستفيدين

• التعامل مع جميع الجهات التي تقدم لها الخدمات باعتبارها "عملاء".

• فهم احتياجات العملاء من وجهة نظرهم.

• بناء علاقات عمل منتجة والحفاظ عليها.

• تحديد احتياجات العملاء وربطها بالحلول المناسبة.

• متابعة التطورات داخل بيئة العملاء وخارجها.

• توقع المشكلات قبل حدوثها.

• إبقاء العملاء على اطلاع بالتقدم أو أي تأخير.

• الالتزام بالمواعيد المحددة لتقديم الخدمات.

المؤهلات والخبرة المطلوبة

التعليم

الحد الأدنى:

• شهادة الثانوية العامة مطلوبة.

ويُفضل الحصول على:

• درجة جامعية في إدارة الأعمال أو الإدارة العامة أو مجال ذي صلة.

لكن الدرجة الجامعية ليست شرطًا إلزاميًا.

الخبرة

إذا كان المتقدم يحمل الثانوية العامة:

يشترط 7 سنوات على الأقل من الخبرة ذات الصلة.

إذا كان المتقدم يحمل درجة البكالوريوس:

يشترط 4 سنوات على الأقل من الخبرة ذات الصلة.

ويجب أن تكون الخبرة في مجالات مثل:

• الإدارة.

• إدارة الأمن.

• إدارة المرافق.

• أو مجال ذي صلة.

خبرات إضافية مرغوبة:

• خبرة في استخدام أجهزة الكمبيوتر وحزم البرامج المكتبية، مثل:

  • Microsoft Word

  • Microsoft Excel

  • وغيرها.

• خبرة في الأمن أو إدارة المخاطر أو تحليل المخاطر، ويفضل في السياقات الأمنية أو المجالات ذات الصلة.

• خبرة في تنفيذ إجراءات المشتريات ضمن نظام الأمم المتحدة المشترك أو منظمة دولية مماثلة.

• خبرة في استخدام وحدات ECC ضمن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP مثل SAP.

• الخبرة في التعامل مع نظام الأمم المتحدة المشترك (Common United System).

اللغات

يشترط:

🇦🇪 إتقان اللغة العربية
🇬🇧 إتقان اللغة الإنجليزية

ويشمل ذلك مهارات التحدث والكتابة.

تكافؤ الفرص

تؤكد OCHA التزامها بتوفير فرص عمل متساوية، وتقدر التنوع باعتباره انعكاسًا لتعدد الدول والثقافات التي تعمل فيها.

وتشجع المنظمة جميع المؤهلين من مختلف الخلفيات على التقديم، ويتم اتخاذ قرارات التوظيف بناءً على:

• الجدارة.

• ملاءمة المتقدم للوظيفة.

• المؤهلات والخبرات.

دون تمييز.

كما تلتزم OCHA بتهيئة بيئة عمل شاملة يستطيع فيها جميع الموظفين المشاركة في تحقيق أهداف المنظمة والاستفادة من فرص التطور الوظيفي.

مكافحة التحرش والاستغلال وإساءة استخدام السلطة

لا تتسامح OCHA مع:

• التحرش.

• التحرش الجنسي.

• الاستغلال.

• التمييز.

• إساءة استخدام السلطة.

وسيخضع جميع المرشحين الذين يتم اختيارهم للفحوصات والتحققات المطلوبة، كما يتعين عليهم الالتزام بالمعايير والمبادئ المعمول بها.

فترة التجربة

بالنسبة لجميع التعيينات الجديدة بعقود محددة المدة FTA لدى OCHA، والتي تتجاوز مدتها سنة واحدة، فإن استمرار التعيين بعد أول 12 شهرًا يعتمد على النجاح في اجتياز فترة التجربة.

إمكانية اختيار أكثر من مرشح

تحتفظ OCHA بحقها في اختيار مرشح واحد أو أكثر من هذه الوظيفة.

كما يجوز للمنظمة الاحتفاظ بطلبات التقديم والنظر في المرشحين لهذه الوظيفة لشغل وظائف أخرى مشابهة لدى OCHA، بنفس الدرجة الوظيفية أو بدرجة مماثلة، وبمتطلبات مشابهة من حيث الوصف الوظيفي والخبرة والمؤهلات التعليمية.

استخدام الذكاء الاصطناعي في التقديم

تدعو المنظمة المتقدمين إلى الاطلاع على إرشادات UNDP المتعلقة بالاستخدام المسؤول للذكاء الاصطناعي أثناء عملية التوظيف والاختيار.

⚠️ تنبيه من عمليات الاحتيال

UNDP لا تفرض أي رسوم في أي مرحلة من مراحل التوظيف.

لذلك، إذا تلقيت أي طلب لدفع رسوم مقابل:

• تقديم الطلب.

• المقابلة.

• الاختبار.

• معالجة الطلب.

• التوظيف.

فلا تستجب له.

كما يجب الحذر من الجهات التي تنتحل أسماء أو شعارات أو عناوين الأمم المتحدة أو UNDP.