المساعد التنفيذي – Executive Assistant

الموقع: قطر
نوع الدوام: دوام كامل
الفئة الوظيفية: الوظائف الإدارية المساندة
تاريخ نشر الإعلان: 10 أغسطس 2026
آخر موعد للتقديم: 24 أغسطس 2026
رقم الوظيفة: 3802
المؤهل العلمي: دبلوم في الدراسات السكرتارية أو إدارة الأعمال أو مؤهل ذي صلة

الوصف الوظيفي

يقدم المساعد التنفيذي الدعم الإداري في بيئة عمل تنفيذية رفيعة المستوى، من خلال مساعدة رئيس الشؤون الطبية ورؤساء الأقسام.

ويُعد هذا المنصب حلقة وصل رئيسية، حيث يقدم مجموعة من خدمات الاتصال والتنسيق مع الإدارة الطبية العليا وأصحاب المصلحة الخارجيين.

ويشمل نطاق الدعم التنظيمي تسهيل علاقات العمل الإيجابية وتنفيذ المهام والخدمات الإدارية المهمة، مع التركيز على المهام اليومية المتخصصة المرتبطة بالأقسام الطبية المعنية.

المسؤوليات الرئيسية

• العمل باستقلالية في تنسيق وإدارة وترتيب أولويات الأنشطة الإدارية اليومية.

• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية للمكتب، وتنسيق وفرز الاتصالات الواردة والصادرة، واتخاذ الإجراءات المناسبة بشأنها، وتلخيصها وإعداد الوثائق والمعلومات الأساسية والردود عند الحاجة.

• اكتساب معرفة عملية عامة بجميع الأقسام داخل المؤسسة للتعامل مع الاستفسارات أو تحويلها إلى القسم المختص.

• التواصل والتنسيق مع المرضى والزوار والموظفين والأطباء، بالإضافة إلى أقسام سدرة الأخرى وأصحاب المصلحة، بما في ذلك اللجان المختلفة والمكاتب الحكومية والمجموعات الداخلية والخارجية.

• الاحتفاظ بقاعدة بيانات لجهات الاتصال والوكالات المناسبة لتسهيل تبادل المعلومات.

• إظهار مستوى عالٍ من الدبلوماسية والسرية وحسن التقدير، وضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات الإدارية.

• إعداد وصياغة مجموعة متنوعة من المواد، مثل:

  • رسائل البريد الإلكتروني.

  • المذكرات.

  • التقارير.

  • العروض التقديمية.

  • المراسلات.

  • مواد الاجتماعات.

• إدارة جداول زمنية مزدحمة ومعقدة، والتنبّه مسبقًا إلى الحاجة للمواعيد وجدولتها.

• تقديم الدعم التنفيذي لمجموعة واسعة من الاجتماعات رفيعة المستوى، بما في ذلك تجهيز الوثائق والمواد اللازمة للاجتماعات.

• إعداد وتوزيع جداول أعمال الاجتماعات، وتسجيل محاضر الاجتماعات ونسخها وتوزيعها.

• المساعدة في إجراء البحوث والتحليلات الأولية حول موضوعات محددة عند الحاجة، وإعداد الوثائق وأوراق الإحاطة والتقارير والعروض التقديمية.

• الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية لجميع المراسلات والتقارير والمواد ذات الصلة.

• تنسيق ترتيبات السفر المعقدة وخطط الرحلات للموظفين وكبار الزوار والوفود.

• استقبال واستضافة كبار الزوار والوفود.

• تقديم المساعدة في فهم وتفسير سياسات وإجراءات ومعايير سدرة للطب.

• تحديث وإدارة جداول ومهام الأطباء بناءً على قواعد المستشفى وقيوده، وتغطية المناوبات المحددة مسبقًا، وتفضيلات الأطباء وأولوياتهم، بهدف تحسين توزيع المناوبات.

• دعم رؤساء اللجان الطبية المختلفة، وتسجيل محاضر الاجتماعات، والاحتفاظ بالوثائق المطلوبة، والمشاركة في متابعة وإنجاز جميع المهام والمراسلات الإدارية ذات الصلة.

• المساعدة في تنسيق المشاريع الخاصة حسب الحاجة.

• الالتزام بمعايير سدرة للطب الواردة في مدونة السلوك وسياسات تضارب المصالح.

• الالتزام بقيم سدرة للطب وتعزيزها.

المؤهلات والخبرات والمهارات

المؤهل العلمي

المطلوب:

• دبلوم في الدراسات السكرتارية أو إدارة الأعمال أو مؤهل آخر ذي صلة.

الخبرة

مطلوب:

• خبرة لا تقل عن 7 سنوات كمساعد إداري أول (Senior Administrative Assistant).

يفضل:

• خبرة تتضمن 3 سنوات أو أكثر في بيئة مستشفى أو بيئة سريرية.

المهارات والقدرات المطلوبة

• معرفة مثبتة بتقنيات المكاتب الرقمية، بما في ذلك أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية وأنظمة الاتصالات.

• معرفة بالمصطلحات الطبية وعمليات تشغيل المستشفيات.

• مهارات تنظيمية قوية ومعرفة بالسياسات والإجراءات الإدارية المطبقة في المؤسسات الطبية الأكاديمية.

• مهارات قوية في التواصل والعلاقات الشخصية، مع القدرة المثبتة على العمل بفعالية على المستوى التنفيذي مع مجموعة واسعة من الموظفين في بيئة مستشفى سريعة ومزدحمة.

• مهارات ممتازة في الكتابة على لوحة المفاتيح، بمعدل لا يقل عن 60 كلمة في الدقيقة مع مستوى عالٍ من الدقة.

• إجادة استخدام حزمة Microsoft Office.

• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.

• إجادة اللغة العربية تحدثًا وكتابة.

نبذة عن سدرة للطب

تؤمن سدرة للطب بأن وجود مجتمع يتمتع بصحة جيدة أمر أساسي لبناء مجتمع قوي ومزدهر. وتقدم المؤسسة خدمات رعاية صحية تخصصية شاملة للأطفال والشباب، إضافة إلى خدمات متميزة في مجال الأمومة وأمراض النساء والطب الإنجابي للنساء.

ويمثل سدرة للطب رؤية سمو الشيخة موزا بنت ناصر، رئيسة مجلس إدارة المؤسسة، ويضم المستشفى منشأة متطورة توفر رعاية عالمية المستوى للمرضى، إلى جانب الخبرات العلمية والموارد التعليمية.

معلومات الوظيفة

• رقم الوظيفة: 3802

• الفئة: الوظائف الإدارية المساندة

• الموقع: قطر

• الدوام: دوام كامل

• المؤهل: دبلوم في الدراسات السكرتارية/إدارة الأعمال أو مؤهل ذي صلة

• الخبرة: 7 سنوات أو أكثر كمساعد إداري أول

• آخر موعد للتقديم: 24 أغسطس 2026

• اللغات: العربية والإنجليزية بطلاقة