مدير – مكتب إدارة المشاريع (Manager - PMO)

الشركة: بوبا العربية (Bupa Arabia)
الموقع: جدة، المملكة العربية السعودية
تاريخ النشر: منذ 4 أيام
مدة الإعلان المتبقية: 3 أيام
الرقم المرجعي: JB1100087849

وصف الوظيفة

يتولى مدير مكتب إدارة المشاريع مسؤولية قيادة إنجاز البرامج والمشاريع والفعاليات من خلال تنسيق وإدارة جميع أنشطة فرق العمل المختلفة.

كما يعمل على تطوير خطط العمل لتنفيذ المبادرات والمشاريع المحددة، وذلك بالتعاون مع الإدارات المختلفة لضمان الالتزام بالمتطلبات التنظيمية، وسرعة تنفيذ الإجراءات المطلوبة، والالتزام بالمواعيد النهائية، بما يضمن نجاح تطبيق المشاريع في شركة بوبا العربية (العمليات)، بما في ذلك المتطلبات المتعلقة بالجهات التنظيمية وإدارة المخاطر.

كما يساهم في تعزيز علاقة بوبا العربية مع الجهات التنظيمية مثل:

• البنك المركزي السعودي (SAMA).

• مجلس الضمان الصحي (CHI).

المسؤوليات والمهام الرئيسية

أولاً: إدارة البرامج والمحافظ الاستثمارية (Program / Portfolio Management)

• إدارة محافظ المشاريع وضمان توافقها مع أولويات وأهداف المنظمة.

• تقديم التوجيه والدعم في إدارة المشاريع لمديري المشاريع والفرق طوال دورة حياة المشروع.

• وضع والحفاظ على معايير ومنهجيات وأفضل ممارسات إدارة المشاريع لضمان الاتساق والجودة بين جميع المشاريع.

• الإشراف على:

  • مشاريع تقنية المعلومات والتطبيقات التشغيلية.

  • المشاريع التشغيلية غير التقنية.

  وضمان الحوكمة الفعالة وإعداد التقارير والتنفيذ الناجح.

• إدارة المخاطر التشغيلية وخطط التدقيق الداخلي حتى الإغلاق.

• قيادة وتطوير وتوجيه مديري المشاريع وأعضاء الفرق لتعزيز مهاراتهم وأدائهم.

• بناء بيئة عمل تعاونية وعالية الأداء.

ثانياً: تحديد فرص الأعمال وتحديد المخاطر

• إجراء تقييمات لقياس مدى الالتزام بالمتطلبات التشغيلية وتحديد مجالات التحسين، بما في ذلك المتطلبات التنظيمية.

• إجراء تقييمات للمخاطر ووضع استراتيجيات للحد منها لضمان الالتزام باللوائح والإرشادات التشغيلية.

• إجراء مراجعات للمشاريع وجلسات الدروس المستفادة لتحديد فرص التحسين وتعزيز التعلم والتطوير المستمر.

ثالثاً: إدارة أصحاب المصلحة (Stakeholder Engagement)

• تصميم وتنفيذ استراتيجية جديدة لإدارة علاقات أصحاب المصلحة تحدد احتياجات المجموعات الرئيسية والجهات الراعية للمشاريع.

• اختيار أفضل المنهجيات للتواصل والتعاون والتفاعل الفعّال مع الأطراف المؤثرة إيجاباً أو سلباً على نجاح المشاريع.

• مراقبة وإعداد تقارير حول:

  • مؤشرات الالتزام.

  • مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).

  ورفعها للإدارة العليا والجهات التشغيلية عند الحاجة.

• تطوير وتنفيذ السياسات والإجراءات والإرشادات لضمان الالتزام بالأنظمة والقوانين والمعايير المعمول بها.

• متابعة وتفسير التغييرات والمتطلبات التشغيلية في قطاع الرعاية الصحية.

• الإشراف على المشاريع التشغيلية، بما في ذلك متطلبات:

  • التنظيم.

  • المخاطر.

• فهم وتحسين رحلة العميل ومؤشر رضا العملاء (NPS).

رابعاً: الشراكة التشغيلية (Operational Partnership)

• التعاون مع الإدارات الداخلية مثل:

  • الشؤون القانونية.

  • الالتزام.

  • ضمان الجودة.

  • العمليات.

  لتقييم ومعالجة قضايا الالتزام التشغيلي.

• تقديم الإرشاد والتدريب للموظفين حول المتطلبات التشغيلية وضمان فهمهم والتزامهم بمعايير الامتثال.

• إدارة عملية الرد على الاستفسارات التشغيلية، بما يشمل:

  • جمع المعلومات المطلوبة.

  • إعداد الوثائق.

  • تنسيق الردود.

خامساً: إدارة المبادرات الموجهة من الإدارة العليا والمهام الخاصة

• تقييم وترتيب أولويات المهام المكلفة من الإدارة بسرعة، وضمان إنجازها بكفاءة وفي الوقت المحدد.

• التعاون مع الإدارات المختلفة لجمع المعلومات والموارد اللازمة لمعالجة المهام الخاصة بفعالية.

• إبقاء الإدارة على اطلاع دائم بحالة وتقدم المهام لضمان الشفافية والمساءلة.

• قيادة وتطوير وتوجيه مديري المشاريع وأعضاء الفرق لتحسين مهاراتهم وأدائهم.

المهارات المطلوبة

• خبرة في استخدام برامج Microsoft Office:

  • PowerPoint.

  • Excel.

  • Word.

  • Outlook.

  • Teams.

  • Visio.

• مستوى متوسط إلى متقدم في استخدام:

  • Power BI.

  • SAS.

  • Congos.

• مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي باللغتين:

  • العربية.

  • الإنجليزية.

• القدرة على بناء وتطوير والمحافظة على علاقات إيجابية داخلية وخارجية.

• مهارات تفاوض ممتازة والقدرة على المبادرة واتخاذ القرارات.

• القدرة على إدارة المواعيد النهائية وتحفيز الفريق لضمان الالتزام بالوقت.

• مهارات قيادية تشمل:

  • التحفيز.

  • إدارة النزاعات.

  • تطوير أداء الموظفين من خلال التدريب والتوجيه.

• خبرة ومعرفة ببيئات العمل:

  • المؤسسية.

  • التشغيلية.

  • بيئات الالتزام والحوكمة.

المجال الوظيفي: إدارة المشاريع – الحوكمة – العمليات – الالتزام – الرعاية الصحية.
المستوى الوظيفي: إداري/قيادي.