مدير مساعد التصميم والتكنولوجيا – مخطط (Assistant Manager – Design & Technology Planner)

الغرض من الوظيفة

يُسهم مدير مساعد التصميم والتكنولوجيا – مخطط في دعم تخطيط وإدارة محفظة المشاريع التقنية، من خلال تنسيق الخطط، ومتابعة تنفيذ المبادرات، وإدارة الموارد، وتعزيز الحوكمة، وضمان توفر بيانات دقيقة تساعد الإدارة على اتخاذ القرارات وتحقيق أهداف المحفظة بكفاءة.

المسؤوليات الرئيسية

1. تخطيط وتنسيق محفظة المشاريع

• دعم إعداد وصيانة خطط محفظة المشاريع، بما يشمل الجداول الزمنية، والمعالم الرئيسية، وخطط الموارد.

• التعاون مع مديري المشاريع وأصحاب المصلحة لضمان توافق الخطط وتحديثها بشكل مستمر.

• المساهمة في مناقشات تخطيط القدرات وتحديد أولويات المشاريع.

2. إدارة الطلب ومحفظة المشاريع

• توحيد وإدارة الرؤية المركزية لجميع المبادرات الجديدة والقائمة والتغييرات.

• دعم إدارة الطلب من خلال ضمان دقة البيانات وانعكاسها للأولويات والقيود الحالية.

• المحافظة على رؤية واضحة لسير العمل والمبادرات الجارية والمخطط لها.

3. متابعة التنفيذ وإدارة انطلاق المشاريع

• تحديث سجلات بدء المشاريع والمبادرات التشغيلية.

• مراجعة جاهزية المشاريع والجداول الزمنية والمعالم الرئيسية.

• التنسيق مع فرق المشاريع لضمان تحديث بيانات التنفيذ بصورة دقيقة ومستمرة.

4. دعم الحوكمة والمراجعات

• تنسيق المدخلات الخاصة باجتماعات مجلس مراجعة التسليم (DRB) واللجان الأخرى.

• توثيق حالة المشاريع والمخاطر والتحديثات في جميع أدوات المتابعة.

• إعداد الملخصات والتقارير الخاصة بمحفظة المشاريع لدعم الإدارة.

5. إدارة التبعيات والمخاطر

• متابعة العلاقات والتبعيات بين المشاريع المختلفة.

• تحديد التأثيرات المحتملة على الجداول الزمنية أو مخرجات المشاريع.

• دعم الاكتشاف المبكر للمخاطر والتحديات التشغيلية.

6. متابعة الموارد المالية

• توحيد البيانات المالية المتعلقة بالمشاريع، بما في ذلك النفقات الرأسمالية وطلبات الشراء.

• مواءمة البيانات المالية مع خطط التنفيذ وأولويات العمل.

• توفير رؤية واضحة حول استخدام الموارد والإنفاق.

7. إعداد التقارير التنفيذية

• إعداد وتجميع التقارير الموجهة للإدارة العليا، بما في ذلك تقارير مكتب التحول الرقمي والتكنولوجيا (CDTO).

• ضمان دقة البيانات المقدمة وتحديثها في الوقت المناسب.

• إبراز الاتجاهات والتحديات والمجالات التي تتطلب اهتمام الإدارة.

8. الحوكمة وجودة البيانات

• الحفاظ على اتساق البيانات عبر مختلف أدوات وتقارير المحفظة.

• دعم تطبيق معايير جودة البيانات وإدارة الإصدارات.

• ضمان توفر بيانات موثوقة لاتخاذ القرارات.

9. دعم تنفيذ المشاريع

• دعم فرق التنفيذ في استخدام منهجيات وأدوات وقوالب إدارة المشاريع.

• تعزيز الالتزام بأفضل ممارسات التخطيط والحوكمة.

• نشر المعرفة وتبادل أفضل الممارسات بين فرق العمل.

10. تخطيط الموارد

• إعداد وتحديث خطط توزيع الموارد على مستوى المحفظة.

• تحليل الطلب مقابل الطاقة الاستيعابية المتاحة.

• تحديد حالات زيادة أو نقص استغلال الموارد لدعم اتخاذ القرارات.

11. تخطيط القدرات

• المساهمة في مواءمة الموارد مع احتياجات المشاريع.

• دعم عمليات تحديد الأولويات من خلال تحليل توافر الموارد.

• إعداد توقعات مستقبلية للطاقة الإنتاجية مقابل الطلب.

12. إدارة سجلات الدوام واستخدام الموارد

• توحيد ومراجعة بيانات جداول الدوام الخاصة بالمشاريع.

• متابعة معدلات استخدام الموارد والإنتاجية.

• تقديم تحليلات تسهم في تحسين كفاءة استخدام الموارد ودقة التخطيط.

• معالجة أوجه القصور أو الاختلافات في بيانات جداول الدوام بالتعاون مع فرق العمل.

المؤهلات والخبرات

• درجة البكالوريوس في تكنولوجيا المعلومات، أو علوم الحاسوب، أو الهندسة، أو إدارة الأعمال، أو إدارة المشاريع، أو أي تخصص ذي صلة.

• يفضل الحصول على إحدى الشهادات المهنية مثل:

  • PMP

  • PRINCE2

  • ITIL

  • Agile

  • أو ما يعادلها.

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في تخطيط التكنولوجيا، أو إدارة المشاريع، أو مكاتب إدارة المشاريع (PMO)، أو إدارة الخدمات.

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في منصب إداري أو تخطيطي أو في تنسيق محافظ المشاريع.

• خبرة في إدارة مشاريع متعددة والتعامل مع أصحاب المصلحة والتبعيات بين المشاريع.

• خبرة في إعداد التقارير التنفيذية، ولوحات المعلومات، والعروض التقديمية، وتقارير الحوكمة.

• خبرة في التخطيط المالي، وإدارة الميزانيات، وطلبات الشراء، والعقود، والتنسيق مع الموردين، وتخطيط الموارد.

• إجادة استخدام أدوات إدارة المشاريع والخدمات مثل:

  • ServiceNow

  • Jira

  • Microsoft Planner

  • Power BI

  • أو أدوات مماثلة.

السلوكيات القيادية المطلوبة

• بناء فرق عمل عالية الأداء.

• وضع رؤية واتجاه واضح.

• تبسيط الإجراءات وتحسين الكفاءة.

• التعاون وكسر الحواجز بين الفرق.

• التركيز على التنفيذ وتحمل المسؤولية.

• تبني عقلية النمو والتطوير المستمر.

• تشجيع الابتكار.

• تعزيز التنوع والشمول.

• التركيز على احتياجات العملاء وأصحاب المصلحة.