مساعد تنفيذي (Executive Assistant)

الموقع: الدوحة – قطر
القطاع: الطاقة – النفط والغاز
القسم: الإدارة
نوع التوظيف: عقد
تاريخ النشر: 8 يوليو 2026
الرقم المرجعي للوظيفة: 1276740

وصف الوظيفة

نبحث عن مساعد تنفيذي منظم للغاية، استباقي ومحترف لتقديم دعم شامل لكبار التنفيذيين ضمن قسم أصول الغاز (Gas Assets Division).

يجمع هذا الدور بين مهام الدعم التنفيذي التقليدية ومسؤوليات متخصصة تشمل:

• الالتزام بالصحة والسلامة والبيئة (HSE).

• النزاهة والامتثال.

• تحليل الأعمال.

• إدارة البيانات.

• الخدمات اللوجستية.

• تنسيق المرافق.

وذلك ضمن بيئة عمل دولية معقدة في قطاع الطاقة والنفط والغاز.

المسؤوليات والمهام الرئيسية:

• الالتزام وتعزيز سياسات:

  • الصحة والسلامة والبيئة (HSE).

  • متطلبات النزاهة والامتثال الداخلية والخارجية.

• إدارة وتحسين جداول الأعمال المعقدة، بما يشمل:

  • جدولة الاجتماعات.

  • تنسيق ترتيبات السفر.

  • حل تعارضات المواعيد بشكل استباقي.

• إعداد وتنظيم المواد الخاصة بـ:

  • الاجتماعات.

  • العروض التقديمية.

  • التقارير.

  • المراسلات التنفيذية.

• العمل كنقطة اتصال رئيسية للمدير التنفيذي من خلال:

  • إدارة الاتصالات الواردة.

  • ترتيب الأولويات.

  • التعامل مع المراسلات السرية.

• تنسيق الخدمات اللوجستية.

• تنفيذ المهام الإدارية، مثل:

  • إعداد تقارير المصروفات.

  • معالجة الفواتير.

  • إدارة الوثائق.

  • المحافظة على أنظمة حفظ الملفات.

• متابعة وإدارة:

  • المهام الرئيسية.

  • المواعيد النهائية.

  • الإجراءات المطلوبة.

  لضمان إنجاز أولويات الإدارة في الوقت المحدد.

• الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة بشكل دائم.

• المساهمة في أرشفة الوثائق الرئيسية الخاصة بالقسم.

المتابعة الفنية والتجارية:

• متابعة الدعم الفني من خلال:

  • إعداد العروض.

  • طلبات الخدمات (RFS).

  • متابعة الأعمال الفعلية.

  • مراجعة واعتماد الفواتير.

  بالتنسيق الوثيق مع:

  • قسم AOBO.

  • تطوير الأعمال (BD).

  • الإدارة المالية.

• المتابعة التجارية من خلال:

  • إعداد عروض الأسعار.

  • متابعة طلبات الخدمات (RFS) مع قسم المالية.

  • التنسيق بين العملاء والمقر الرئيسي (HQ).

• المحافظة على تحديث:

  • الإرشادات الداخلية.

  • إجراءات إدارة اتفاقيات الخدمات الفنية (TSAs).

  • أوصاف سير العمل والعمليات الداخلية.

التنسيق اللوجستي والموظفين:

• التنسيق مع قسم الخدمات اللوجستية بشأن:

  • طلبات تصاريح العمل البحرية (Offshore Passes).

  • التصاريح الطبية.

  لموظفي القسم:

  • الموظفين المعارين.

  • الزوار.

• إدارة إجراءات:

  • انضمام الموظفين الجدد (Onboarding).

  • إنهاء خدمات الموظفين (Offboarding).

  أثناء عمليات:

  • التعبئة (Mobilization).

  • إنهاء المهمة (Demobilization).

• إعداد:

  • أوامر المهمات.

  • طلبات تذاكر السفر.

  • حجوزات الفنادق.

  • تقارير المصروفات.

  • برامج الزيارات.

  • تصاريح الدخول.

• تنظيم:

  • التأشيرات.

  • وسائل النقل.

  • الإقامة.

  للزوار القادمين من الخارج.

• التعاون مع:

  • مساعدي المقر الرئيسي (HQ Assistants).

  • الأقسام ذات العلاقة.

  لتنظيم ترتيبات سفر وزيارات موظفي تطوير الأعمال (AOBO BD) إلى الدوحة.

المؤهلات والخبرة المطلوبة:

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في وظيفة:

  • مساعد تنفيذي (Executive Assistant).

• يفضل أن تكون الخبرة في:

  • قطاع الطاقة.

  • النفط والغاز.

  • أو دعم عمليات دولية معقدة.

• يفضل الحصول على:

  • درجة البكالوريوس.