وظيفة: منسق مكتب – مكتب نائب الرئيس للشؤون الأكاديمية
الجامعة الأمريكية في الكويت
الموقع: حولي، الكويت
نُشر: قبل يوم واحد
ينتهي خلال: 7 أيام
المرجع الوظيفي: JB5463728

المسمى الوظيفي:

منسق مكتب – مكتب نائب الرئيس للشؤون الأكاديمية

القسم: مكتب نائب رئيس الشؤون الأكاديمية
يتبع إداريًا: نائب رئيس الشؤون الأكاديمية

نوع الوظيفة: دوام كامل

وصف الوظيفة:

يقدم منسق مكتب نائب الرئيس للشؤون الأكاديمية دعمًا إداريًا وتنظيميًا وتنسيقيًا رفيع المستوى لضمان سير العمل بكفاءة في مكتب الشؤون الأكاديمية.

يُعد هذا المنصب حلقة وصل مركزية بين مكتب نائب الرئيس للشؤون الأكاديمية والوحدات الأكاديمية، ويساهم في:

• تنظيم التواصل والمتابعة.

• جدولة الاجتماعات والمواعيد.

• إعداد التقارير.

• تنفيذ العمليات الإدارية في مختلف أقسام الشؤون الأكاديمية.

يتطلب المنصب مهارات قوية في التنظيم والتواصل وحل المشكلات، والقدرة على إدارة عدة مهام وأولويات، مع الحفاظ على السرية ودعم المبادرات المؤسسية.

المسؤوليات والمهام الأساسية:

أولًا: الدعم التنفيذي لنائب الرئيس للشؤون الأكاديمية

• إدارة جدول أعمال مكتب نائب الرئيس والمواعيد والاجتماعات والترتيبات المتعلقة بها.

• إعداد وتنظيم:

  • التقارير.

  • العروض التقديمية.

  • ملفات الاجتماعات.

  • المراسلات الرسمية.

  • وثائق الإحاطة.

• مساعدة نائب الرئيس في متابعة الأولويات والمبادرات والمهام الجارية.

• التعامل مع المعلومات السرية والقضايا الحساسة المتعلقة بالموظفين أو الشؤون الأكاديمية.

• تنظيم وحفظ السجلات والملفات والوثائق.

ثانيًا: التنسيق بين الوحدات الأكاديمية

• تنسيق التواصل بين مكتب نائب الرئيس والوحدات الأكاديمية مثل:

  • الكليات.

  • مكتبة الجامعة.

  • مكاتب تطوير أعضاء هيئة التدريس والبحوث.

• متابعة الطلبات الإدارية والموافقات والتقارير والمواعيد النهائية.

• ضمان تدفق المعلومات بين الجهات المختلفة.

• دعم تنظيم العمليات الإدارية بين وحدات الشؤون الأكاديمية.

ثالثًا: الدعم الإداري والتشغيلي

• المساعدة في تنظيم:

  • الاجتماعات.

  • جداول الأعمال.

  • الوثائق.

  • لجان ومبادرات الشؤون الأكاديمية.

• إعداد التقارير التنفيذية والملخصات لدعم اتخاذ القرار.

• جمع وتنظيم المعلومات من المصادر الداخلية والخارجية.

• دعم حفظ الوثائق المتعلقة بـ:

  • الاعتماد الأكاديمي.

  • مراجعة البرامج.

  • المبادرات المؤسسية.

• التنسيق مع الموظفين وأعضاء هيئة التدريس والشركاء الخارجيين لإنجاز المهام.

رابعًا: الاتصالات والدعم المؤسسي

• كتابة وتدقيق ونشر المراسلات الرسمية.

• دعم تنفيذ المشاريع والمبادرات الخاصة.

• المساعدة في حل المشكلات الإدارية من خلال المتابعة والتنسيق.

• المحافظة على علاقات مهنية مع:

  • أعضاء هيئة التدريس.

  • الموظفين.

  • الإدارة.

  • الجهات الخارجية.

المؤهلات المطلوبة:

التعليم:

• يشترط الحصول على درجة البكالوريوس.

• يفضل وجود درجة الماجستير في:

  • التعليم.

  • إدارة الأعمال.

  • الإدارة العامة.

  • أو تخصص ذي صلة.

الخبرة:

• خبرة من 3 إلى 5 سنوات في:

  • الإدارة.

  • الدعم التنفيذي.

  • التنسيق الإداري.

• يفضل وجود خبرة في مؤسسات التعليم العالي أو البيئات التنظيمية المعقدة.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيمية قوية والاهتمام بالتفاصيل.

• مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل.

• القدرة على التنسيق والمتابعة.

• الحفاظ على السرية والمهنية.

• المبادرة وحل المشكلات.

• العمل الجماعي.

• إدارة الوقت والمهام المتعددة.

مهارات إضافية:

• مهارات قوية في الإدارة والتنسيق وإدارة المشاريع.

• القدرة على إدارة عدة أولويات والالتزام بالمواعيد.

• إعداد الوثائق والتقارير بشكل واضح.

• تلخيص وتنظيم المعلومات.

• إجادة استخدام برامج Microsoft Office:

  • Word

  • Excel

  • PowerPoint

  • Outlook

• التعامل مع أدوات التعاون الرقمي.

• مهارات تواصل ممتازة مع القيادات والموظفين.

• يفضل الإلمام ببيئة التعليم العالي والعمليات الأكاديمية.

تفاصيل الوظيفة:

المسمى: منسق مكتب – مكتب نائب الرئيس للشؤون الأكاديمية
الدولة: الكويت
المدينة: حولي
المجال: الإدارة
نوع العمل: دوام كامل
المستوى الوظيفي: متوسط الخبرة (Mid Career)