كبير موظفي ضبط العمليات

ملخص الهدف من الوظيفة:

سيقوم شاغل الوظيفة بتقديم دعم إداري روتيني لإدارة ضبط العمليات وضمان الجودة من خلال مسح المستندات ضوئيًا، وأرشفتها واسترجاعها، وإدارة البريد الداخلي والخارجي عبر QPost، وتنسيق احتياجات المكتب من المستلزمات عبر نظام Coupa. كما تشمل المهام استلام اللوازم والمواد المعتمدة من الموردين أو المخازن، والحفاظ على سجلات دقيقة، وضمان تقديم الدعم في الوقت المناسب بما يتوافق مع سياسات وإجراءات بنك قطر الوطني (QNB).

المهام والمسؤوليات الأساسية حسب المحاور:

أ. المساهمون والشؤون المالية:

• دعم كفاءة التكاليف من خلال الحفاظ على رقابة مناسبة على مستلزمات المكتب، وتقليل الهدر، وضمان طلب القرطاسية المعتمدة في الوقت المناسب عبر نظام Coupa.

ب. العملاء (الداخليون والخارجيون):

• تقديم دعم إداري في الوقت المناسب للجهات الداخلية من خلال ضمان دقة عمليات المسح الضوئي، والأرشفة، واسترجاع المستندات والبيانات حسب الطلب.

• التنسيق مع الموردين والمخازن والإدارات الداخلية فيما يتعلق باستلام وتسليم القرطاسية ومستلزمات المكتب.

• إدارة استلام وإرسال وتتبع البريد الداخلي والخارجي بالتعاون مع قسم البريد، مع ضمان التسليم في الوقت المحدد والحفاظ على سجلات دقيقة.

ج. العمليات الداخلية (الإجراءات، المنتجات، الجوانب التنظيمية):

• تنفيذ عمليات مسح المستندات ضوئيًا والتأكد من حفظها وفهرستها وأرشفتها بالشكل المناسب لتسهيل استرجاعها والرجوع إليها.

• الحفاظ على أنظمة أرشفة ورقية وإلكترونية كاملة وحديثة وفق الإجراءات المعتمدة في القسم.

• استرجاع الملفات والسجلات والبيانات الداعمة من أنظمة الأرشفة أو المستودعات المشتركة عند طلبها من الموظفين المخولين.

• التعامل مع استلام وإرسال ومتابعة البريد الداخلي والخارجي عبر QPost، والاحتفاظ بالسجلات أو إشعارات الاستلام عند الحاجة.

• تقديم طلبات مستلزمات المكتب والقرطاسية عبر نظام Coupa وفق الإجراءات المعتمدة واحتياجات العمل.

• استلام شحنات القرطاسية والمستلزمات المكتبية من الموردين أو المخازن، والتحقق منها مقابل الطلب أو إشعار التسليم، وترتيب تخزينها أو تسليمها بالشكل المناسب.

• مراقبة مستويات مخزون القرطاسية والتنبيه بالحاجة لإعادة التوريد لضمان استمرارية الدعم المكتبي.

د. التعلم والمعرفة:

• الحفاظ على فهم لأفضل الممارسات الحالية، ومعايير التعامل مع المستندات، وأساليب الأرشفة، والإجراءات الإدارية ذات الصلة بالوظيفة.

• تطوير مهارات تنظيمية جيدة، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على إدارة المهام الإدارية الروتينية بدقة وكفاءة.

هـ. المسؤوليات القانونية والتنظيمية وإدارة المخاطر:

• الالتزام بجميع المتطلبات القانونية والتنظيمية والامتثال الداخلي، بما في ذلك سياسات وإجراءات الامتثال للمجموعة (مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب، سياسة العقوبات، حماية البيانات، مكافحة الاحتيال، الإبلاغ عن المخالفات، تعارض المصالح والتداول الداخلي).

• فهم وتنفيذ الدور بفعالية ضمن مبدأ خطوط الدفاع الثلاثة لتحديد وقياس ومراقبة وإدارة والإبلاغ عن المخاطر.

• ضمان تحقيق نتائج جيدة ومنهجية للعملاء وفق سياسة مخاطر السلوك.

• دعم إطار عمل تقييم المخاطر والضوابط الذاتية (RCSA) ومؤشرات المخاطر الرئيسية (KRI) والإبلاغ عن الحوادث ومعالجتها وفق متطلبات إدارة المخاطر التشغيلية.

• الحفاظ على المعرفة المناسبة لضمان التأهيل الكامل لأداء الوظيفة.

• إتمام جميع الدورات التدريبية الإلزامية المقدمة من البنك والحفاظ على مستويات الكفاءة المطلوبة.

متطلبات التعليم والخبرة:

• درجة البكالوريوس.

• يُفضل توفر خبرة لا تقل عن سنة واحدة في دور مشابه، مع إظهار مستوى عالٍ من النزاهة في أداء المهام، وسجل مثبت في تقديم الدعم اللوجستي والإداري بشكل عام، بما في ذلك خلال الفعاليات والاجتماعات أو عند الحاجة.

ملاحظة: يجب إرفاق المستندات التالية:

• السيرة الذاتية
• بطاقة الهوية (الوجه الأمامي والخلفي)
• الشهادة التعليمية
• جواز السفر