فرصة وظيفية: سكرتير تنفيذي (مواطن إماراتي)
الموقع: أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة
نوع الوظيفة: دوام كامل
المجال: التعليم / الإدارة

نبذة عن الوظيفة:

تبحث شركة استشارات اللؤلؤة السوداء عن سكرتير تنفيذي لتقديم دعم إداري وتنظيمي يومي لمكتب الرئيس التنفيذي (CEO) إضافة إلى المدير التنفيذي للمبيعات ومدير الابتكار وخدمات التسليم، مع التعامل مع مهام حساسة وسرية للغاية.

يُعد هذا الدور حلقة وصل أساسية بين الإدارة العليا وجميع الأطراف الداخلية والخارجية، لضمان سير العمل بكفاءة عالية وتنظيم احترافي.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة دقيقة لجدول ومواعيد الرئيس التنفيذي والمديرين التنفيذيين، مع تحديد الأولويات وإعادة جدولة الاجتماعات عند الحاجة.

• تقديم دعم لوجستي شامل للاجتماعات، بما في ذلك:

  • حجز القاعات

  • تنسيق الضيافة

  • إعداد جداول الأعمال

  • كتابة محاضر الاجتماعات

  • متابعة المهام والإجراءات

• تنظيم الفعاليات والاجتماعات والمؤتمرات رفيعة المستوى مع التحكم في الميزانية.

• التنسيق مع مدير الشؤون الاستراتيجية لإعداد العروض والتقارير والمواد الخاصة بالعملاء.

• فرز وإدارة البريد الإلكتروني الخاص بالمديرين التنفيذيين والرد عند الحاجة.

• العمل كحلقة وصل بين المكتب التنفيذي والأقسام الداخلية والعملاء والشركاء.

• تنسيق ترتيبات السفر والإقامة وفق سياسات الشركة.

• إدارة وحفظ الملفات والسجلات بشكل منظم وآمن (ورقي وإلكتروني).

• إعداد التقرير الأسبوعي لاجتماعات العملاء ودمج التحديثات من الفرق المختلفة.

• استقبال الضيوف رفيعي المستوى والعملاء بكفاءة ومهنية عالية.

• استخدام التقنيات الحديثة وأدوات الذكاء الاصطناعي لتحسين سير العمل الإداري.

• تنفيذ مهام إدارية إضافية حسب طلب الإدارة.

المتطلبات:

• درجة البكالوريوس في:

  • إدارة الأعمال

  • الاتصالات

  • السكرتارية

  • أو تخصص مشابه

• يفضل وجود شهادات مهنية في:

  • السكرتارية

  • إدارة المكاتب

  • الدعم التنفيذي

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري التنفيذي.

• مهارة عالية في إدارة الجداول باستخدام Microsoft Outlook.

• إتقان برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) بالإضافة إلى SharePoint وOneDrive.

• مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية (واللغة العربية ميزة إضافية).

• القدرة على التعامل مع معلومات سرية بدرجة عالية من المهنية والالتزام.

موقع العمل:

• أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة