مساعد إداري- كلية الكويت للعلوم والتكنولوجيا
الوصف الوظيفي
**وصف وظيفي**
| **المسمى الوظيفي** | مساعد إداري |
| **الوحدة** | وحدة القبول وسجلات الطلاب |
| **القسم** | قسم القبول والتسجيل |
| **المشرف المباشر** | مدير القبول والتسجيل (أمين السجلات) |
| **علاقات العمل** | ➢ داخلي: الطلاب، تقنية المعلومات، المشتريات، المرافق<br>➢ خارجي: المتقدمون، أولياء الأمور |
**الواجبات والمسؤوليات:**
**القبول**
المسؤولية الكاملة عن عملية قبول المتقدمين الجدد في KCST. مسؤولية تجهيز ملف الطالب الجديد واستلام مستندات الطالب بعد التحقق منها. إدارة والإشراف على امتحان القبول من خلال تجهيز قاعة امتحان القبول من حيث توفير أجهزة كمبيوتر كافية، وسماعات رأس، وآلات حاسبة، إلخ. ضمان أمن امتحان القبول بالتنسيق مع قسم تقنية المعلومات ومرافق الجامعة.
**طلبات البدل الاجتماعي والتقارير**
استلام طلبات الطلاب للحصول على البدل الاجتماعي في بداية كل فصل دراسي. إعداد وإرسال التقرير الشهري للبدل الاجتماعي إلى مجلس الجامعات الخاصة. استلام طلبات الطلاب لتغيير رقم الآيبان (IBAN) الخاص بهم.
**امتحان القبول**
المسؤولية الكاملة عن عملية امتحان القبول (الجلسات، الحضور، تسجيل الدرجات، إلخ) للمتقدمين الجدد بالتنسيق مع قائد فريق الوحدة.
**عام**
التأكد من أن الواجبات والمسؤوليات تتوافق مع سياسات وإجراءات الجامعة، وموقع KCST الإلكتروني، والتقويم الأكاديمي، ومهام نهاية/بداية الفصل الدراسي، والنماذج (الإلكترونية والورقية)، وأي متطلبات اعتماد خارجية. التأكد من أن الوصف الوظيفي الخاص بي يتوافق مع الهيكل التنظيمي، وصلاحيتي في نظام معلومات الطلاب (SIS)، ومصفوفة الصلاحيات، وخطة الوحدة (المعالم الرئيسية)، وأهدافي الخمسة. المساعدة في جميع المهام أثناء القبول، والتخرج، والأرشفة، إلخ. أي مهام أخرى يكلف بها المدير المباشر. الحفاظ على معايير عالية من الخدمة والعمل ضمن أفضل المعايير الأخلاقية للممارسة الجيدة.
**المؤهلات والخبرات والصفات**
**المؤهل العلمي:** حاصل على درجة البكالوريوس
**خبرة لا تقل عن 2-3 سنوات** في منصب مماثل
**إتقان اللغتين العربية والإنجليزية** تحدثًا وكتابة
**إلمام بالحاسوب** - مايكروسوفت أوفيس
**مهارات شخصية وتفاوضية جيدة**
---
القدرة على العمل تحت الضغط
التحسين المستمر
**الكفاءات**
- مهارات التواصل
- قدرة ممتازة على العمل تحت الضغط
- العمل الجماعي
- الوعي الثقافي والتنظيمي
- حل المشكلات
- الاهتمام بالتفاصيل
- بناء ولاء العملاء
- النزاهة
