مسؤول ضبط المستندات

المهام الوظيفية:

إعداد وصياغة ومراجعة وتحديث والحفاظ على سياسات الشركة عبر مجالات الصحة والسلامة والبيئة (HSE)، والامتثال، والعمليات، وسائر وظائف الأعمال.

ضمان توافق السياسات مع الأنظمة واللوائح والمعايير المعمول بها، بالإضافة إلى أهداف المنظمة.

الحفاظ على مستودع مركزي للسياسات والمستندات لضمان سهولة الوصول إليها وتحقيق الاتساق.

إدارة إصدارات المستندات، والموافقات، وعمليات التوزيع لضمان الحوكمة السليمة.

الحفاظ على جميع المستندات المتعلقة بالحوكمة والمخاطر والامتثال (GRC)، وتنظيمها وتوحيدها، بما في ذلك السياسات والإجراءات وتعليمات العمل القياسية (SOPs)، وتقارير الامتثال، وسجلات المخاطر، وسجلات التدقيق.

مراقبة دورة حياة المستندات، وتحديد المستندات المفقودة أو القديمة أو غير المتسقة، والتنسيق مع الفرق المعنية لتحديثها في الوقت المناسب.

إعداد وتقديم الوثائق اللازمة لعمليات التدقيق الداخلية والخارجية، وعمليات التفتيش، والمراجعات التنظيمية.

العمل كنقطة اتصال مركزية لطلبات وثائق التدقيق والامتثال من الإدارة، والمدققين، والجهات التنظيمية.

ضمان أن جميع مستندات الامتثال مكتملة ودقيقة وموحدة وسهلة الوصول.

مساعدة الفرق في إعداد الوثائق الداعمة للتقارير والمراجعات وعمليات التفتيش والتدقيق.

المهارات المطلوبة:

خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال ضبط المستندات أو الامتثال (ويُفضل في قطاع التجزئة أو إدارة المراكز التجارية أو العقارات).

إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية (يفضل).

معرفة ممتازة ببرامج مايكروسوفت أوفيس (MS Office).

يفضل الإلمام بمبادئ الحوكمة والمخاطر والامتثال (GRC).

مهارة في استخدام أنظمة إدارة المستندات.

مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوثائق.

قدرة تحليلية عالية ودقة في التفاصيل.

معرفة بمعايير الامتثال وممارسات التدقيق.