مدير/تنفيذي الإدارة ومكان العمل- manpowergroup

مدير/تنفيذي الإدارة ومكان العمل (Admin and Workplace Executive)

رقم المرجع: 34534
الفئة: الإدارة، المساعد التنفيذي، الشؤون الإدارية

المسؤوليات الوظيفية

الدعم الإداري والمكتبي

• تقديم خدمة مميزة واحترافية للموظفين والزوار والاستجابة للاستفسارات والطلبات

• التنبؤ باحتياجات الموظفين والعملاء والاستجابة السريعة للحفاظ على تجربة خدمة إيجابية

• إدخال وتحديث البيانات بدقة وفي الوقت المناسب (مثل: بطاقة الأداء الشهرية، إدارة المساحات، تذاكر الطلبات)

• تمثيل فريق الإدارة ومساحة العمل كنقطة اتصال رئيسية للدعم الإداري وتنظيم الفعاليات

• إدارة العلاقة مع موردي المكتب (مثل عمال النظافة، التوصيل، خدمات المكتب)

• شراء وطلب وتوفير مستلزمات المكتب والضيافة

• مراجعة عقود الموردين والتفاوض للحصول على أفضل الأسعار والجودة والتسليم

• متابعة وإدارة مخزون المكتب والأصول والمعدات

• دعم الموارد البشرية وتقنية المعلومات في عملية توظيف الموظفين الجدد (تجهيز المكاتب، بطاقات الدخول، بطاقات العمل)

• تحديث قائمة اتصالات الموظفين

• الحفاظ على بيئة مكتبية منظمة ومهنية وضمان سير العمل اليومي بسلاسة

• المشاركة في إعداد النشرات الإخبارية مع قسم الموارد البشرية أو مهام أخرى مشابهة

• إعداد وتحديث التقارير والأنظمة مثل نظام إدارة المساحات وتذاكر الخدمة

• إعداد الميزانية الشهرية والسنوية وتحليل المصروفات

• متابعة المدفوعات لضمان عدم التأخير وتجنب الغرامات

• التأكد من وجود أوامر شراء قبل تنفيذ أي خدمة أو عملية

• التنسيق مع إدارة المبنى كممثل للشركة

الفعاليات

• تخطيط وتنفيذ الفعاليات والاحتفالات الداخلية من الفكرة إلى التنفيذ

• تنسيق لوجستيات الفعاليات والتواصل مع الموردين والمشاركين

• التعاون مع فرق الموارد البشرية وثقافة المؤسسة

• إعداد تقارير حول الجداول الزمنية والتكاليف

• الترويج للفعاليات عبر النشرات والشاشات الرقمية ووسائل الإعلام الداخلية

• جمع وتحليل ملاحظات المشاركين في الفعاليات وتحسين الأداء

السفر

• تقديم الدعم في ترتيبات السفر (تذاكر الطيران، الفنادق، النقل، تأشيرات السفر)

• تقديم توصيات مناسبة للموظفين

• التنسيق مع وكالات السفر لضمان تجربة حجز سلسة

• حل المشكلات المتعلقة بالسفر بسرعة وكفاءة

مهام أخرى

• دعم فريق الإدارة والمكان عند الحاجة

• الاستعداد لتولي مهام إضافية حسب الحاجة

المتطلبات

• مهارات عالية في خدمة العملاء والتعامل مع الناس

• القدرة على العمل ضمن فريق وحل المشكلات

• مهارة في تنظيم الفعاليات والأنشطة المكتبية

• دقة في التعامل مع الأرقام (الميزانية والتكاليف) وإدارة المستندات

• القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات

• القدرة على العمل تحت الضغط بهدوء ومرونة

• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة

• يفضل إتقان اللغة الصينية (للتواصل مع المقر الرئيسي في الصين)

• شهادة دبلوم أو بكالوريوس مع خبرة لا تقل عن سنتين