مدير القاعات والفعاليات- جامعة عجمان

🧾 مدير القاعات والفعاليات (Halls & Events Manager)

📍 الإمارات العربية المتحدة
🗂️ مخصص لمواطني دولة الإمارات فقط

🎯 ملخص الوظيفة

يتولى مدير القاعات والفعاليات الإشراف على تخطيط وتنفيذ جميع الفعاليات في مركز الشيخ زايد والحرم الجامعي للجامعة الأمريكية (AU).

يشمل الدور التنسيق مع الجهات الداخلية والخارجية، إدارة الميزانيات، وضمان تنفيذ الفعاليات بسلاسة وتحقيق أهدافها. كما يتولى إدارة جدول فعاليات المركز وتأجير المرافق لعملاء خارجيين من الشركات.

🧩 المهام والمسؤوليات الأساسية

🏛️ إدارة التشغيل والفعاليات

• الإشراف على العمليات اليومية لمركز الشيخ زايد.

• إدارة الموظفين وضمان صيانة المرافق وتجهيزها للفعاليات.

• إدارة وتنظيم جميع البرامج والأنشطة والفعاليات.

📅 التخطيط والتنظيم

• إدارة حجوزات الفعاليات وتجهيز القاعات بعد اعتمادها من نائب رئيس الجامعة.

• إعداد وتنفيذ خطط تشغيلية وجدول فعاليات سنوي.

• التنسيق مع عمداء الكليات ومديري المكاتب لتخطيط الفعاليات السنوية.

• إدارة عمليات التجهيز والإخلاء لكل فعالية.

• وضع جداول زمنية لضمان تنفيذ الفعاليات في الوقت المحدد.

🤝 التنسيق والخدمات

• التنسيق مع قسم تقنية المعلومات لتوفير الخدمات التقنية (شبكات، صوت، فيديو).

• الإشراف على خدمات الضيافة مثل الضيافة VIP، القهوة، والتموين الداخلي.

• إدارة خدمات الضيوف، الأمن، المواقف، والتموين خلال الفعاليات.

• بناء علاقات مع الشركاء الداخليين والخارجيين.

💼 العقود والإدارة المالية

• إعداد وإدارة العقود مع مقدمي خدمات التموين والموردين.

• إرسال العقود إلى قسم المشتريات لإصدار أوامر الشراء.

• إعداد قوائم أسعار تأجير القاعات والخدمات.

• إعداد الميزانية السنوية للقسم (معدات، موظفين، صيانة).

• إدارة الخصومات والتسعير والخدمات.

👥 القيادة والإشراف

• تدريب وتوجيه فريق العمل.

• الإشراف على موظفي الدعم والفعاليات.

• إعداد تقييمات الأداء ومتابعة تنفيذ الخطط.

📣 العلاقات والتسويق

• إدارة العلاقات مع الشركاء المجتمعيين والعملاء الخارجيين.

• الترويج لخدمات المركز والفعاليات.

• ضمان توافق استراتيجية الفعاليات مع أهداف الجامعة.

🎓 المؤهلات المطلوبة

• درجة البكالوريوس في:

  • إدارة الفنادق أو الضيافة (Hotel/Hospitality Management)

• خبرة لا تقل عن 10 سنوات

  • منها 5 سنوات كمدير فعاليات داخل بيئة أكاديمية

💡 المهارات المطلوبة

• مهارات قوية في إدارة الفعاليات والتخطيط

• مهارات تواصل وعلاقات عامة ممتازة

• القدرة على إدارة الميزانيات والتكاليف

• معرفة باستراتيجيات التسويق والتخطيط

• القدرة على إعداد KPIs وخطط تشغيلية

• مهارات تنظيم عالية وإدارة فرق العمل

• إجادة استخدام الحاسوب وبرامج Office

• القدرة على العمل خارج أوقات الدوام (نهايات الأسبوع أحيانًا)

🏢 ظروف العمل

• بيئة مكتبية داخلية

• مجهود بدني محدود

• مخاطر عمل شبه معدومة

👤 الإشراف

• يتبع مباشرة: نائب رئيس الجامعة لشؤون التواصل وخدمة المجتمع

• يشرف على:

  • منسق فعاليات

  • مساعد لوجستي

  • موظف ضيافة