منسق تنفيذي- الجامعة الألمانية للتكنولوجيا في عُمان
الوصف الوظيفي
👔 منسق تنفيذي – 180526
القسم: مكتب الرئيس التنفيذي (CEO)
نوع العقد: إداري – دوام كامل
آخر موعد للتقديم: 31 مايو 2026
📌 تفاصيل الوظيفة
| البند | التفاصيل |
|---|---|
| رمز الوظيفة | Admin/Group CO. – CEO |
| المسمى الوظيفي | منسق تنفيذي |
| القسم | مكتب الرئيس التنفيذي |
| المسؤول المباشر | الإدارة التنفيذية – CEO |
| الدرجة الوظيفية | 9–11 |
| نوع العمل | دوام كامل |
🎯 الهدف من الوظيفة
يكون منسق المكتب التنفيذي مسؤولًا عن تقديم دعم إداري وتشغيلي وتنسيقي عالي المستوى لمكتب الرئيس التنفيذي والإدارة العليا، بما يشمل:
-
الرئيس التنفيذي (CEO)
-
مدير العمليات (COO)
-
المدير المالي (CFO)
ويشمل الدور:
-
تنسيق الأنشطة المؤسسية
-
المتابعة الإدارية والمالية
-
تنظيم الجداول والاجتماعات
-
إدارة الوثائق
-
تعزيز التعاون بين الشركات التابعة للمجموعة
كما يساهم المنصب في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة من خلال:
-
تحسين العمليات الإدارية
-
تعزيز التواصل بين الجهات المختلفة
-
ضمان الحوكمة والسرية وجودة الخدمة
🧩 المهام والمسؤوليات
📅 الدعم التنفيذي
-
تقديم دعم إداري وتنسيقي شامل لمكتب الرئيس التنفيذي
-
إدارة جدول الرئيس التنفيذي والمواعيد والاجتماعات والسفر
-
إعداد جداول الاجتماعات والعروض التقديمية ومحاضر الاجتماعات
-
متابعة تنفيذ القرارات والإجراءات الناتجة عن الاجتماعات
-
تنسيق التواصل بين مكتب الرئيس التنفيذي والشركات التابعة
-
تنظيم الاجتماعات التنفيذية والفعاليات والزيارات الرسمية
-
إعداد ومراجعة المراسلات والتقارير الرسمية
-
حفظ الملفات والوثائق السرية بطريقة منظمة وآمنة
-
متابعة المواعيد النهائية والموافقات والقرارات الإدارية
-
تنظيم ترتيبات السفر داخل وخارج سلطنة عمان
🏢 التنسيق المؤسسي
-
تنسيق الأمور التشغيلية والإدارية بين:
-
CEO
-
COO
-
CFO
-
إدارات الشركات التابعة
-
-
متابعة تنفيذ المبادرات الاستراتيجية والتشغيلية داخل المجموعة
💰 الدعم المالي والتشغيلي
-
المساعدة في متابعة الميزانيات والفواتير والمصاريف الخاصة بمكتب الرئيس التنفيذي
-
التنسيق مع قسم المالية فيما يتعلق بالموافقات والمدفوعات
-
إعداد ملخصات وتقارير وتحليلات مالية
-
دعم أنشطة المشتريات والتعامل مع الموردين
-
ضمان الالتزام بالإجراءات والسياسات المالية
📞 التواصل وإدارة العلاقات
-
العمل كحلقة وصل رسمية بين مكتب الرئيس التنفيذي والجهات الداخلية والخارجية
-
التواصل مع:
-
الجهات الحكومية
-
الشركاء الصناعيين
-
مزودي الخدمات
-
الشركاء الأكاديميين
-
-
تنسيق المراسلات الرسمية والحفاظ على العلاقات المهنية
-
دعم أنشطة الاتصال المؤسسي
-
حضور الاجتماعات الخارجية نيابة عن مكتب الرئيس التنفيذي عند الحاجة
✅ الجودة والالتزام
-
التأكد من التزام العمليات الإدارية بالسياسات والإجراءات المؤسسية
-
دعم مبادرات الجودة والتحسين المستمر
-
الحفاظ على السرية والتعامل المهني مع المعلومات الحساسة
-
المساهمة في خلق بيئة عمل احترافية وأخلاقية
📌 مسؤوليات عامة
-
تنفيذ أي مهام إضافية يكلف بها الرئيس التنفيذي
-
دعم الفعاليات والمبادرات الاستراتيجية والمشاريع المشتركة
-
المساهمة في تحسين الكفاءة التشغيلية داخل المجموعة
🎓 المؤهلات المطلوبة
المؤهل العلمي
-
بكالوريوس في:
-
إدارة الأعمال
-
المالية
-
المحاسبة
-
الإدارة
-
أو أي تخصص ذي صلة
-
ويفضل وجود شهادات مهنية في:
-
الإدارة التنفيذية
-
التنسيق الإداري
-
إدارة المشاريع
-
الإدارة المالية
🧠 الخبرة المطلوبة
-
خبرة من 3 إلى 5 سنوات في:
-
الإدارة التنفيذية
-
التنسيق المؤسسي
-
الإدارة المالية
-
دعم مكاتب الإدارة العليا
-
ويفضل من لديه خبرة في:
-
المؤسسات التعليمية
-
الشركات متعددة الفروع
🧾 المهارات المطلوبة
-
مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي بالعربية والإنجليزية
-
القدرة على كتابة:
-
الرسائل الرسمية
-
محاضر الاجتماعات
-
التقارير التنفيذية
-
-
مهارات تواصل قوية مع القيادات العليا
-
مهارات تنظيم وإدارة وقت عالية
-
القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة أولويات متعددة
-
دقة عالية والانتباه للتفاصيل
-
الاحترافية في التعامل مع المعلومات السرية
-
القدرة على العمل المباشر مع الإدارة العليا والتنفيذية
