Job Description

-->-->

-->

نبذة عن الوظيفة

نحن نبحث عن سكرتيرة/مساعدة إدارية كفؤة للانضمام إلى فريقنا. ستقدم هذه الوظيفة خدمات سكرتارية وإدارية شاملة بما في ذلك إدارة المكتب وإدارة الوقت والمراسلات والمهام الإدارية الأخرى.

المسؤوليات الرئيسية:

• تقديم خدمات سكرتارية وإدارية احترافية، وتوجيه المتصلين والمراسلات حسب الضرورة، وأخذ زمام المبادرة في صياغة واستكمال الردود عند الاقتضاء لضمان التعامل مع جميع الأمور بكفاءة وفعالية.
• العمل كنقطة اتصال الأولى للزائرين الداخليين والخارجيين الذين يرغبون في الاتصال بالمدير المباشر لتصفية وترتيب الزيارات.
• تقديم خدمة إدارة الوقت/المذكرات للمدير المباشر لضمان الاستخدام الفعال للوقت والحضور في جميع الاجتماعات في الأوقات المحددة.
• تنسيق وتسهيل استقبال الترتيبات اللوجستية لكبار الشخصيات والضيوف، مع ضمان مراعاة البروتوكول والاهتمام بالجوانب الثقافية.
• ترتيبات السفر في الوقت المناسب، بما في ذلك ترتيب برامج الرحلات / الأماكن المعقدة، وضمان الاستخدام الأكثر فعالية للوقت.
• ترتيب الاجتماعات، بما في ذلك حجز المكان، والتأكد من علم جميع المشاركين بالتوقيت، وتوفر كميات كافية من القرطاسية، وقد يحضر الاجتماع كسكرتيرة محضر.
• صيانة السجلات / الملفات، وتجديد القرطاسية، وترتيب صيانة معدات المكتب لضمان قدرة المدير المباشر على العمل بشكل فعال ومع الحد الأدنى من الت interruption.
• أداء واجبات أخرى تتماشى مع نطاق العمل وتعليمات المدير المباشر.

المؤهلات المطلوبة:

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال ذي صلة.
• مهارات اللغة: إنجليزية، عربي.