مساعد مسؤول اللوجستيات

الوصف

الوظيفة: مساعد مسؤول اللوجستيات

الهدف العام:

تتمثل المسؤولية الأساسية في دعم مسؤول اللوجستيات في متابعة جميع المجالات اللوجستية من حيث المعدات وتكنولوجيا المعلومات والأسطول والمشتريات وإدارة المكاتب.

المهام الرئيسية في دورك ستشمل:

المرشح سيكون مسؤولاً عن التالي:

الهدف 1: جوانب المعدات وتكنولوجيا المعلومات

• تركيب وتكوين أجهزة الكمبيوتر والبرامج والأجهزة الصلبة ونظم التشغيل والتطبيقات.
• تثبيت وصيانة واستكشاف الأخطاء وإصلاح البنية التحتية للشبكة السلكية واللاسلكية وغيرها وضمان وظائف الشبكة وتوافرها لجميع مستخدمي النظام.
• المساعدة في شراء وصيانة الأجهزة (أجهزة الكمبيوتر المحمولة والطابعات والكاميرات الرقمية والماسحات الضوئية والخوادم وما إلى ذلك) وفقًا لمعايير AAH.
• تحديد وتحديد أولويات احتياجات تكنولوجيا المعلومات للمكتب في كل سنة مالية بالتنسيق مع المدير الخطير.
• صيانة وتحديث قوائم معدات وقوائم جرد قاعدة الخليل بما في ذلك التعبئة السليمة.
• صيانة معدات وتكنولوجيا المعلومات والأجهزة والبرامج والكاميرات ووحدات UPS والخوادم ونظام الإنذار ومعدات الاتصال الداخلية في قاعدة الخليل خلال 24 ساعة.
• إدارة وتركيب ومتابعة تراخيص البرامج ؛ بالإضافة إلى الحفاظ على تحديثات البرامج ونظام التشغيل Windows للموظفين.
• إدارة والإبلاغ عن المشكلات المتعلقة بالجهات الخارجية مثل مزود خدمة الإنترنت.
• صيانة وتحديث عملية النسخ الاحتياطي لقاعدة الخليل والتنسيق مع العاصمة.
• توفير المعدات المطلوبة للموظفين واستلام جميع العناصر والمعدات المرتجعة.
• ضمان تزويد قاعدة الخليل بالمعدات العاملة المناسبة.
• إجراء تدريب تقني للمستخدمين الجدد وزيادة الوعي بأجهزة الكمبيوتر لدى الموظفين.
• إعداد حسابات وملفات تعريف للمستخدمين الجدد وإجراء حزمة توجيهية لتكنولوجيا المعلومات.
• تقديم الدعم ، بما في ذلك الوثائق الإجرائية والتقارير ذات الصلة.
• اختبار وتقييم التكنولوجيا الجديدة.
• العمل بشكل مستمر على تذاكر تكنولوجيا المعلومات حتى اكتمالها (أو الإحالة إلى جهات خارجية ، إذا كان ذلك مناسبًا).
• الحفاظ على أمن البيانات والشبكات والسرية وإدارة جدار الحماية.
• متابعة جميع مشاكل تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في القاعدة وضمان الاستخدام السليم لأصول Action Against Hunger.
• متابعة خطط الهاتف المحمول للموظفين وتقديم المشورة لإجراء التعديلات بالتنسيق مع مكتب العاصمة.

الهدف 2: المشتريات

• إعداد المشتريات المباشرة في القاعدة ودعم قسم اللوجستيات في المشتريات الأخرى عند الحاجة.
• ضمان احترام المواعيد النهائية للمشتريات المباشرة للقاعدة.
• شراء لوازم المكتب وتنظيم مدفوعات الفواتير للموردين للمشتريات المباشرة.
• التعامل مع المقاولين والموردين لضمان المواصفات الفنية وترتيب التسليمات في الموقع للمشتريات المباشرة.
• تقديم وتجميع عروض الأسعار للمشتريات المباشرة.
• فحص العناصر المسلمة والتعامل مع المقاولين بشأن الطلبات المؤجلة والسلع المفقودة أو التالفة للمشتريات المباشرة.
• إعداد طلبات الشراء وأوامر شراء الموردين للمشتريات المباشرة.
• تبرير السلف النقدية مع الإدارة الإدارية ومراقبة عملية الشراء المباشر.
• مسح ملف الشراء المغلق وتحميله إلى فريق Microsoft.

الهدف 3: الأرشفة والترجمة

• إنشاء الملفات لكل ملف شراء.
• ضمان الأرشفة الصحيحة للنسخ الصلبة واللينة لجميع مستندات اللوجستيات (عند الطلب).
• ترجمة جميع المستندات المطلوبة.

الهدف 4: مهام أخرى

• متابعة صيانة المكاتب واحتياجاتها وبيئة العمل المكتبية.
• متابعة تكلفة تشغيل المكتب والإجراءات والمبادرات البيئية.
• القيام بمهام مسؤول اللوجستيات أثناء غيابه.

• درجة البكالوريوس في علوم الكمبيوتر أو نظم المعلومات الإدارية أو تكنولوجيا المعلومات أو أي مجال ذي صلة.
• خبرة في تكنولوجيا المعلومات والشبكات والمشتريات وإدارة سلسلة التوريد.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في اللوجستيات، وخاصة في إدارة تكنولوجيا المعلومات وإدارة سلسلة التوريد.
• معرفة جيدة بالمشتريات، إما في المنظمات غير الحكومية أو القطاع الخاص، تعتبر ميزة إضافية.
• معرفة البرمجة الإنسانية أو الطارئة تعتبر ميزة إضافية.
• معرفة الجهات المانحة الإنسانية الرئيسية وقضايا الامتثال للمانحين تعتبر ميزة إضافية.
• الحماس والالتزام بالعمل الإنساني والقيم الإنسانية.
• مهارات اتصال وتنظيم ممتازة.
• المرونة والقدرة على العمل تحت الضغط والعمل بروح الفريق.
• رخصة قيادة سارية المفعول ومهارات قيادة مثبتة.
• إتقان اللغة العربية والإنجليزية قراءة وكتابة وتحدثًا.
• مهارة في استخدام برامج Word و Excel و PowerPoint و Access والشبكات.
• القدرة على السفر في الضفة الغربية والبقاء فيها ليلاً.