مساعد تنفيذي للرئيس التنفيذي الشركة: Centro

الوصف

نبذة عن الوظيفة:

نسعى في Centro إلى توظيف مساعد تنفيذي للرئيس التنفيذي، للقيام بالمهام الإدارية وتقديم الدعم له.

المسؤوليات:

1. استقبال ضيوف الرئيس التنفيذي وتنسيق الأمور اللوجستية لاستضافتهم، بما في ذلك مساعدتهم في الإعداد التقني ومشاركة الشاشة وما إلى ذلك.
2. شراء المستلزمات مثل القرطاسية والمكتب والاحتياجات الشخصية للرئيس التنفيذي وما إلى ذلك.
3. تكليف أعضاء الإدارة المخصصين بالمهام الخارجية التي يطلبها الرئيس التنفيذي عند الحاجة، والتأكد من إتمامها في الوقت المحدد.
4. استلام الطرودات الشخصية والخاصة بالعمل للرئيس التنفيذي.
5. إدارة المهام الإدارية لمساعدة الرئيس التنفيذي، مثل إخطار أصحاب المصلحة بالاجتماعات / الطلبات المؤقتة، وتلخيص السير الذاتية، وطباعة المستندات، وتوثيق محاضر الاجتماعات، ومتابعة أصحاب المصلحة بشأن عناصر العمل المخصصة، وجمع وتنقيح المدخلات المشتركة، وإعداد التقارير والعروض التقديمية والمراسلات.
6. إدارة حجوزات الرئيس التنفيذي الخارجية، وتحضيرات خروج الضيوف والخدمات اللوجستية، والفعاليات الداخلية التي يستضيفها الرئيس التنفيذي عند تكليفه.
7. تنسيق الاجتماعات الجماعية التي يعقدها الرئيس التنفيذي، مثل البحث عن أماكن خارجية وحجزها، والتأكد من الجاهزية الفنية، وجمع المدخلات، وتقديم تقارير الحضور، وجمع الملاحظات وما إلى ذلك.
8. البحث عن معلومات متنوعة تكلف بها وتقديم ملاحظات للرئيس التنفيذي لدعم عملية صنع القرار.
9. التعامل مع العضويات والاشتراكات مع الغرف التجارية والجهات الخارجية من خلال التنسيق مع نقاط الاتصال لضمان تجديد العضوية في الوقت المحدد، ودفع رسوم الاشتراك، واستلام الإشعارات، وما إلى ذلك.
10. تسجيل الرئيس التنفيذي في الفعاليات والمنتديات والمؤتمرات بناء على الطلب، وإدارة الأمور اللوجستية اللازمة مثل مشاركة التذاكر الإلكترونية والمواقع وإضافتها إلى جداول الأعمال التجارية.
11. إنشاء المذكرات والخطط اليومية وإدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي من خلال تحديد مواعيد الاجتماعات الداخلية والخارجية والمواعيد والمقابلات وأنشطة الفريق، وتذكير الرئيس التنفيذي بالمهام والآجال المهمة.
12. ترتيبات سفر الرئيس التنفيذي، مثل التأشيرات وحجز الرحلات الجوية وإصدار خطوط السير وخطط السفر وإدارة الإقامة والمواصلات.
13. تنسيق توقيع الرئيس التنفيذي على المستندات المطلوبة عن طريق ضمان المراجعة القانونية ثم المضي قدما في التوقيعات المادية أو الإلكترونية عبر DocuSign وإرسالها مرة أخرى إلى مقدمي الطلبات. ضمان السرية التامة والتخلص الكامل من المستندات الورقية.

المؤهلات:

1. خبرة من سنة إلى 3 سنوات كمساعد إداري.
2. مستوى متقدم جدًا في اللغة الإنجليزية (C1).
3. مظهر جيد.
4. مهارات اتصال ممتازة بما في ذلك مهارات الكتابة التجارية.

ملاحظة: هذه الوظيفة مخصصة للإناث فقط.
راتب: من 12,000 إلى 15,000 جنيه مصري شهريًا