مساعد تنفيذي إداري

الوصف

الغاية من المنصب:

توفير الدعم الإداري التنفيذي الفعال وال efficient من أجل تسهيل العمليات السلسة للإدارة ، ضمن KPIs المحددة ، والميزانيات المتفق عليها ، والسياسات والإجراءات المعتمدة.

المسؤوليات الرئيسية:

الدعم التنفيذي:

• جدولة وتنظيم متطلبات السفر ، بما في ذلك الإقامة ، وترتيبات التأشيرة ، والنقل ، و itineraries و venues.
  
• تقديم الخدمة الإدارية (للمسؤول التنفيذي المعين) بما في ذلك: صياغة و إرسال رسائل البريد الإلكتروني ، وتسجيل محاضر الاجتماعات ، وكذلك إعداد وصياغة المراسلات الداخلية والخارجية.
  
• الحفاظ على الوثائق والسجلات والبيانات وفقًا للسياسات والإجراءات المعمول بها. الحفاظ على معايير السرية المناسبة وضمان تخزين جميع الوثائق بشكل آمن.
  
• تحية الزوار بأدب ، وتحديد احتياجاتهم ، وتوجيههم إلى الإجراءات المناسبة ، والشخص ، والمكتب ، وما إلى ذلك.
  
• بدء و الرد على المكالمات الهاتفية نيابة عن رئيس القسم المعين ، وتوجيه المكالمات وأخذ الرسائل ، حسب الحاجة.
  
• تتبع ومتابعة ، مع أعضاء الفريق الآخرين والوظائف ، تلخيص و الإبلاغ عن تحديثات الحالة و المدخلات المستلمة إلى رئيس القسم المعين.
  

المهارات:

• التميز التشغيلي
• الوعي بالسلامة
• العمل الجماعي
• التواصل
• المبادرة
• التخطيط والتنظيم
• إتقان الكمبيوتر والتكنولوجيا
• إدارة الوثائق

المؤهلات والمتطلبات:

التعليم:

• يُطلب الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها.