الوصف
الغاية من المنصب:
توفير الدعم الإداري التنفيذي الفعال وال efficient من أجل تسهيل العمليات السلسة للإدارة ، ضمن KPIs المحددة ، والميزانيات المتفق عليها ، والسياسات والإجراءات المعتمدة.
المسؤوليات الرئيسية:
الدعم التنفيذي:
- جدولة وتنظيم متطلبات السفر ، بما في ذلك الإقامة ، وترتيبات التأشيرة ، والنقل ، و itineraries و venues.
- تقديم الخدمة الإدارية (للمسؤول التنفيذي المعين) بما في ذلك: صياغة و إرسال رسائل البريد الإلكتروني ، وتسجيل محاضر الاجتماعات ، وكذلك إعداد وصياغة المراسلات الداخلية والخارجية.
- الحفاظ على الوثائق والسجلات والبيانات وفقًا للسياسات والإجراءات المعمول بها. الحفاظ على معايير السرية المناسبة وضمان تخزين جميع الوثائق بشكل آمن.
- تحية الزوار بأدب ، وتحديد احتياجاتهم ، وتوجيههم إلى الإجراءات المناسبة ، والشخص ، والمكتب ، وما إلى ذلك.
- بدء و الرد على المكالمات الهاتفية نيابة عن رئيس القسم المعين ، وتوجيه المكالمات وأخذ الرسائل ، حسب الحاجة.
- تتبع ومتابعة ، مع أعضاء الفريق الآخرين والوظائف ، تلخيص و الإبلاغ عن تحديثات الحالة و المدخلات المستلمة إلى رئيس القسم المعين.
السياسات والعمليات والإجراءات:
المهارات:
- التميز التشغيلي
- الوعي بالسلامة
- العمل الجماعي
- التواصل
- المبادرة
- التخطيط والتنظيم
- إتقان الكمبيوتر والتكنولوجيا
- إدارة الوثائق
المؤهلات والمتطلبات:
التعليم:
- يُطلب الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها.
الخبرة:
من 0 إلى 3 سنوات من الخبرة في السكرتارية وإدارة المكتب.
المهارات المطلوبة:
تنبيه بالوظائف
تتبع ما هو جديد من وظائف عبر بريدك الإلكتروني
