الوصف

-->-->

-->

نبذة عن الوظيفة:

يلعب المساعد الإداري دورًا حيويًا في دعم العمليات الإدارية لشركة جراس إت آب في الإمارات العربية المتحدة. تتطلب هذه الوظيفة فردًا استباقيًا يهتم بالتفاصيل ولديه خبرة في الإمارات، والذي يمكنه التعامل بكفاءة مع المهام الإدارية المختلفة والمساهمة في نجاح الشركة بشكل عام. بالإضافة إلى ذلك، سيعمل المساعد الإداري كنقطة اتصال رئيسية لتنسيق التوصيل، وإدارة ترتيبات المعرض، وتقديم المساعدة إلى الرئيس التنفيذي، وضمان خدمة عملاء استثنائية مع عناية دقيقة بالتفاصيل.

المسؤوليات الرئيسية:

• المساعدة في إجراءات تسجيل الشركة، بما في ذلك طلبات التأشيرة والمتطلبات القانونية الأخرى.
• أداء مهام إدخال البيانات بدقة وكفاءة، مع ضمان سلامة وسرية سجلات الشركة.
• إدارة سجلات إدخال المنتجات والمخزون، بما في ذلك تحديث قواعد البيانات وتتبع توفر المنتجات.
• التنسيق مع الموردين والبائعين لضمان التسليم في الوقت المناسب للمنتجات والخدمات.
• القيام بالواجبات الإدارية العامة مثل الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والحفاظ على مستلزمات المكتب.
• تنظيم وصيانة أنظمة الملفات الورقية والرقمية، وضمان سهولة استرجاع المستندات عند الحاجة.
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى حسب طلب الإدارة.
• تنسيق جداول التسليم والاتصال مع الشركاء اللوجستيين لضمان تسليم المنتجات بسلاسة وفي الوقت المناسب.
• متابعة الشحنات مع الشركاء اللوجستيين وتحديث أصحاب المصلحة المعنيين حول حالة التسليم.
• إدارة ترتيبات المعرض للحفاظ على النظافة والتنظيم، وضمان تجربة إيجابية للعملاء.
• تقديم الدعم الإداري للرئيس التنفيذي، بما في ذلك جدولة الاجتماعات وإدارة الجداول الزمنية ومعالجة المراسلات.
• مساعدة فريق التصميم من خلال جمع المواد وتنسيق الاجتماعات وتنظيم ملفات المشروع.
• التعامل مع استفسارات العملاء بطريقة لطيفة ومفيدة، وتقديم معلومات حول المنتجات والخدمات وحل المشكلات بسرعة وباحترافية.
• الحفاظ على موقف ودود ومنفتح في جميع تفاعلات العملاء، والتأكد من شعور العملاء بالتميز والاحترام.
• مراقبة ملاحظات العملاء ومعالجة أي مخاوف أو شكاوى بشكل استباقي لضمان رضا العملاء.
• إظهار الاحترافية والتعاطف والموقف الإيجابي في جميع التفاعلات مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

المؤهلات المطلوبة:

• خبرة مثبتة كمساعد إداري أو دور مشابه في الإمارات العربية المتحدة.
• إتقان تطبيقات مايكروسوفت أوفيس، بما في ذلك Word و Excel و PowerPoint.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تعدد المهام وإعطاء الأولوية للمهام بشكل فعال.
• مهارات اتصال وتفاعل ممتازة، سواء لفظية أو كتابية.
• الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على الحفاظ على الدقة في إدخال البيانات وحفظ السجلات.
• يفضل أن تكون شخصًا نشيطًا واستباقيًا وسريع التعلم ولديه الرغبة في خوض تحديات جديدة.
• معرفة بإجراءات وأنظمة الإمارات العربية المتحدة الإدارية (ميزة إضافية).
• درجة البكالوريوس أو ما يعادلها تعتبر ميزة إضافية.