مسؤول إداري أول | الفطيم العقارية | الفطيم للهندسة والتقنيات

الوصف

مسؤول إداري أول:

سيقدم هذا الموظف مساعدة عامة في إدارة الفعاليات الخارجية ويدعم الموظفين في إتمام المعاملات مع الجهات الحكومية والخاصة في قطر.

المهام:

• تسوية مخالفات المرور في الوقت المناسب وإبلاغ الإدارة بأي تأخير في حالة الحاجة إلى تسوية الموظف لها شخصيًا.
• تجديد تسجيل المركبات في الوقت المحدد لضمان عدم وجود أي تأخير في ملفات المرور. تقديم تفاصيل شهرية للمركبات المجددة إلى فريق إدارة المركبات لتحديث السجل الرئيسي.
• حفظ سجل شهري لمسافة السيارة وجدول الصيانة ومتابعة الورش لإتمام الإصلاحات في الوقت المحدد وإعادة السيارة وغيرها.
• ضمان اكتمال جميع المعاملات مع الجهات الحكومية وتقديم المساعدة اللازمة لأعمال الهندسة والتقنية.
• مراقبة فواتير المرافق والاتصالات ومعالجتها للدفع بعد الحصول على الموافقات اللازمة.
• مسؤول عن زيارة جميع الجهات الحكومية لدعم الأعمال في المهام المرتبطة بشرطة المرور، والبلديات، والمطارات، والحكومة الاتحادية، والبنوك، والسفارات، والمحاكم، وغيرها.
• مسؤول عن زيارة أصحاب العقارات وتقديم شيكات الإيجار وعقود الإيجار أثناء التجديد. المصادقة على العقود مع السلطات المعنية وما إلى ذلك. المساعدة في تسليم المبنى عند انتهاء عقد الإيجار.
• التواصل مع فريق تسجيل المجموعة وتقديم المستندات اللازمة مثل شهادة كاميرا المراقبة، وشهادة الدفاع المدني القطري، وعقود الصيانة الشاملة وما إلى ذلك، وضمان التجديد في الوقت المحدد.
• تقديم الدعم في المهام الإدارية اليومية للمكتب مثل طباعة الرسائل للسلطات الحكومية، وتجديد صناديق البريد لشركات الهندسة والتقنية. التعامل مع الأعمال الحكومية للكبار التنفيذيين عند الحاجة.
• التأكد من استلام إدخالات ساعات العمل الإضافية واستمارات الإجازات من العمليات / المشاريع وإرسالها إلى فريق نظام إدارة الموارد البشرية لمعالجتها في الوقت المناسب. ضمان تجديد بطاقات إقامة الموظفين في الوقت المناسب. متابعة عملية تجديد الإقامة الدائمة وإغلاق فترة التجربة والتأكد من الجدولة. دعم أخصائي الموارد البشرية المبتدئ بالتقارير والعروض التقديمية والمجالات الأخرى المخصصة وما إلى ذلك.

المهارات المطلوبة:

• مهارات اتصال جيدة باللغتين الإنجليزية والعربية.
• مهارات الكمبيوتر بما في ذلك برنامج Microsoft Office وبرامج أخرى، ومعرفة جيدة بالبوابات الإلكترونية.
• العمل ضمن فريق، وبناء علاقات جيدة مع الجهات الحكومية.

المؤهلات المطلوبة:

• درجة البكالوريوس في تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال الموارد البشرية والإدارة في قطر.