الوصف

نبذة عن الوظيفة

تبحث بارسونز عن سكرتيرة/مراقبة وثائق موهوبة بشكل رائع (مواطن إماراتي) للانضمام إلى فريقنا! في هذا الدور ، ستتمكن من القيام بمجموعة متنوعة من وظائف مراقبة المستندات لمشروع أو قسم.

ما ستقوم به:

• معالجة نوع واحد أو أكثر من أنواع المستندات من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا للإجراءات والإرشادات المحددة جيدًا. يضمن استيفاء متطلبات مراقبة المستندات المعمول بها مسبقًا (على سبيل المثال ، نظام ترقيم المستندات الذي سيتم استخدامه ؛ كم عدد والتوقيعات المطلوبة للموافقات المحددة ، وما إلى ذلك) بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.

• استلام وتتبع ومراقبة المستندات باستخدام برامج إدارة المستندات القياسية لتسجيل المستندات وصيانة قواعد البيانات وإنتاج السجلات والإحالات والتقارير الأخرى حسب الحاجة. إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام تطبيقات أتمتة المكاتب القياسية الأخرى أو تطبيقات الكمبيوتر الخاصة بالأقسام.

• مسح المستندات للتخزين الإلكتروني.

• صيانة نظام توزيع البيانات وجدول زمني للمشروع المخصص بناءً على متطلبات العميل والمشروع والإدارة والمورد. تسريع مراجعة واعتماد التوقيع وإصدار مستندات المورد والمستندات المنتجة داخليًا.

• يجوز أداء بعض الأعمال الكتابية مثل الطباعة البسيطة والتصنيف والرد على الهاتف وخدمات الرسائل وما إلى ذلك.

• مساعدة موظفي مراقبة المستندات المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.

• أداء واجبات أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.

• المساهمة كلاعب ضمن فريق يعمل وفقًا للمواعيد النهائية ويعمل بشكل جيد مع الآخرين.

• أداء مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب حسب الحاجة.

المتطلبات

المؤهلات والمهارات المطلوبة:

• دبلوم الثانوية العامة (أو ما يعادله).

• يفضل أن يكون لديك 3 سنوات من الخبرة العملية ذات الصلة ، بما في ذلك خبرة في مراقبة المستندات لأكثر من سنتين.

• يرحب أيضًا بالخريجين الجدد للتقديم.

• الكفاءة في تطبيقات مايكروسوفت أوفيس مع خبرة في Microsoft Word و PowerPoint و Excel.

• ستتطلب المهام معرفة عملية بأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية.

• مهارات جيدة في الاتصال الكتابي والشفوي والتنظيم والمهارات الشخصية ، بالإضافة إلى القدرة على التفاعل بشكل فعال مع أفراد المشروع والإدارة.

-->-->-->