الوصف

وصف الوظيفة:

قيادة وإدارة عملية تسجيل الشركة من الألف إلى الياء على بوابة العملاء من الاستلام الأولي حتى الإكمال وعملية طلبات تقديم العروض لعملاء محددين في المملكة العربية السعودية والإمارات العربية المتحدة. العمل كجهة اتصال أولى لجميع عمليات التسجيل على بوابات العملاء بين العملاء والجهات المعنية. دعم الفريق في دفع الرؤى وتحسين عملية التسجيل بشكل مستمر، وتطبيق أفضل الممارسات والدروس المستفادة.

المسؤوليات:

• قيادة عملية التسجيل على بوابة العملاء، بما في ذلك إعداد وتقديم جميع المستندات اللازمة للعميل والسلطات ذات الصلة.
• الحفاظ على جميع بيانات اعتماد الشركة نشطة من خلال توقع وتوفير المستندات اللازمة لتجديد التسجيل في الوقت المناسب مثل المستندات المالية / القانونية وما إلى ذلك.
• العمل كجهة اتصال أولى لاستفسارات التسجيل للممارسات؛ تقديم الدعم الفعال في الوقت المناسب، بما في ذلك التوجيه في إكمال المستندات والنماذج المطلوبة.
• التعاون مع الفرق الداخلية مثل مديري المكاتب والقانون والمالية والموارد البشرية لإكمال وتقديم المستندات اللازمة.
• بناء وصيانة علاقات قوية مع أصحاب المصلحة الخارجيين مثل فريق المشتريات لدى العملاء والوكالات الحكومية المشاركة في عملية التسجيل.
• تطبيق الحكم السليم عند مواجهة المواقف الجديدة والبحث عن مدخلات أصحاب المصلحة عند الضرورة للحصول على جميع المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات السليمة.
• الحفاظ على متتبع شامل لجميع تسجيلات الشركات، وضمان دقة وسعة سجلات البيانات.
• تقديم الدعم لفريق طلبات تقديم العروض في قائمة تسجيل الموردين والطلبات الأخرى المخصصة.
• تقديم تغطية الإجازات / العطل لفريق طلبات تقديم العروض عند الحاجة.
• فحص طلبات تقديم العروض وطلبات المعلومات العامة.
• التنسيق ومتابعة الشركاء لضمان اتخاذ قرارات تقديم العطاءات في الوقت المناسب.
• إعداد استجابات لطلبات تأهيل الشركة العامة مثل تقديم المستندات القانونية.
• التعاون مع الشركاء وفرق المشاركة لفهم احتياجات العملاء ووضع استراتيجية شاملة لكل طلب تقديم عروض.
• تلقي جميع طلبات خدمة الشركاء حول الفرص وطلبات تقديم العروض، مثل أسئلة توضيح الطلب، وتمديد تقديم العطاءات، وتحديث الفرص حول الإلغاء أو التمديد أو منح الجوائز، وردود العملاء على الطلبات.
• التنسيق مع الدعم اللوجستي والمالية والمهام الأخرى ذات الصلة لشراء طلبات تقديم العروض وتعبئة النسخ المطبوعة من المقترحات وتسليمها للعملاء.
• مراقبة تواريخ استحقاق الفرص، وتواريخ توضيح الاستفسارات، وتواريخ اجتماعات ما قبل تقديم العطاءات، وتواريخ الاستحقاق، وتواريخ تحديث منح الجوائز بشكل استباقي.
• قراءة متطلبات تقديم طلبات تقديم العروض، بما في ذلك متطلبات جدول الأسعار / جدول الكميات، وتلخيص معلومات طلب تقديم العروض الرئيسية والمراحل الرئيسية، ثم نشرها على الجمهور المستهدف.
• متابعة الطلبات المعلقة للشركاء والتذكيرات المعلقة للشركاء بشأن القرارات المعلقة.
• الدعم في بناء لوحات المعلومات الآلية لتعزيز الإبلاغ وتحليل بيانات طلبات تقديم العروض وتوليد الأفكار للإدارة العليا.
• المساهمة في التحسين المستمر لعملية التسجيل، بما في ذلك تحديد مجالات الكفاءة والأتمتة والتوحيد.
• تحديد وإبلاغ أي تحديات متعلقة بالعملية، واقتراح وتنفيذ مبادرات التحسين.

المتطلبات:

• خبرة تزيد عن عامين في تسجيل الشركات، وطلبات تقديم العروض، وإدارة المقترحات، أو تطوير الأعمال أو دور مشابه في بيئة الاستشارات أو الخدمات المهنية.
• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الاقتصاد.
• إتقان حزمة مايكروسوفت أو أدوات إنتاجية مجموعة جوجل (جوجل درايف، جوجل سويت، إلخ).
• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية مع القدرة على التعبير الفعال عن الأفكار المعقدة.
• مهارات تنظيمية قوية والانتباه إلى التفاصيل للتعامل بفعالية مع الأولويات المتعددة وتحقيق المواعيد النهائية الصارمة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة سريعة الخطى وغير منظمة.
• عقلية استباقية، ومهارات حل المشكلات، والالتزام بتقديم عمل عالي الجودة.
• موقف موجه نحو الخدمة، مفكر استباقي، لاعب فريق.