إعلان توظيف | موظف إداري – الخليل

يعلن نادي بيت الطفل الفلسطيني – مركز مصادر التنمية الشبابية / الخليل عن حاجته إلى تعيين موظف إداري، للعمل ضمن فريق المؤسسة، على أن يتمتع المتقدم بمهارات تنظيمية عالية ودقة وكفاءة مهنية، مع التركيز على أعمال المشتريات ودعم العمليات المالية والإدارية.

نبذة عن المؤسسة:

نادي بيت الطفل الفلسطيني مؤسسة أهلية غير حكومية تأسست عام 1996 في مدينة الخليل، وتعمل على تطوير وتنفيذ مشاريع وبرامج شبابية متخصصة في المجالات الاقتصادية والاجتماعية والثقافية والرياضية.

أولاً: المهام والمسؤوليات

1. دعم المشتريات والعقود (40%)

• دعم دورة المشتريات كاملة، من طلب الشراء حتى التوريد، وفق سياسات المؤسسة وشروط الجهات المانحة.

• إعداد طلبات عروض الأسعار وإعلانات العطاءات واستلام العروض وتسجيلها.

• إعداد جداول تحليل العروض وتنظيم اجتماعات لجان المشتريات وتوثيق محاضرها.

• إعداد أوامر الشراء وعقود الموردين واتفاقيات الخدمات ومتابعة تنفيذها.

• متابعة عمليات استلام السلع والخدمات والتأكد من اكتمال مستندات الاستلام.

• تحديث قاعدة بيانات الموردين وتقييم أدائهم.

• متابعة خطط المشتريات الخاصة بالمشاريع.

• حفظ ملفات المشتريات وتجهيزها للتدقيق ومراجعة الجهات المانحة.

2. الدعم المالي (30%)

• التحقق من استكمال طلبات الشراء وإجراءاتها قبل الصرف.

• تنظيم السلف والنثريات وتسويتها.

• المساعدة في تسجيل المعاملات المالية على النظام المحاسبي.

• المساعدة في إعداد التسويات البنكية ومتابعة دفعات الموردين.

• تجهيز المستندات الداعمة للتقارير المالية وأعمال التدقيق.

• حفظ وتحديث وأرشفة الوثائق والإجراءات المالية.

3. المهام الإدارية (30%)

• المساعدة في إعداد عقود الموظفين والاستشاريين وحفظ الملفات الإدارية.

• متابعة سجلات الموظفين والدوام والإجازات.

• تقديم الدعم المكتبي وإدارة اللوازم والمواعيد والمراسلات.

• متابعة فواتير الخدمات واحتياجات الصيانة.

• حفظ وتحديث وأرشفة الوثائق والإجراءات الإدارية.

• تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة يكلف بها المدير المباشر.

ثانياً: المؤهلات والكفاءات المطلوبة

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو المحاسبة أو العلوم المالية أو أي تخصص ذي صلة.

• خبرة عملية لا تقل عن سنتين في المشتريات أو الإدارة أو المالية لدى المؤسسات الأهلية أو المشاريع الممولة من جهات مانحة.

• معرفة جيدة بإجراءات الشراء والعطاءات وإدارة العقود.

• معرفة أساسية بالإجراءات المحاسبية والتوثيق المالي.

• إتقان برامج Microsoft Office، وخاصة Excel وWord.

• إتقان اللغة الإنجليزية كتابةً ومحادثةً.

• امتلاك مهارات تواصل مهني عالية.

• الدقة والسرية والقدرة على التنظيم والاهتمام بالتفاصيل.

• القدرة على إدارة مهام متعددة والالتزام بالمواعيد والعمل تحت الضغط وبأقل قدر من الإشراف.

• خبرة في التعامل مع أنظمة الجهات المانحة وإجراءات الامتثال.

ثالثاً: مؤهلات إضافية

• مهارات متقدمة في التوثيق والأرشفة.

• خبرة في إجراءات التدقيق وتجهيز الملفات.

• معرفة بالبرامج المحاسبية والأنظمة المالية المستخدمة في المؤسسات الأهلية.

• مهارات التفاوض والخبرة في التعامل مع الموردين.

رابعاً: معلومات التقديم