مركز معًا التنموي (MA’AN Development Center)

إعلان وظيفة: مسؤول/ة إدارة البيانات وإعداد التقارير

Data Management and Reporting Officer – Internal Job

طبيعة الإعلان: وظيفة داخلية (Internal Job).

أولًا: نبذة عن المؤسسة

مركز معًا التنموي مؤسسة فلسطينية مستقلة وغير حكومية وغير حزبية، تأسست في يناير 1989، وهي مؤسسة تنموية وتدريبية مسجلة قانونيًا كمؤسسة غير ربحية.

يقع مقرها الرئيسي في رام الله، ولديها أربعة فروع في غزة وخانيونس وطولكرم وجنين.

تستند أنشطة المركز إلى أهمية إنشاء مبادرات مستقلة وقادرة على الاعتماد على الذات، تسهم في تنمية الموارد البشرية وتحقيق التنمية المستدامة، وتعزز قيم الاكتفاء الذاتي والتمكين.

ثانيًا: ملخص الوظيفة

يتولى مسؤول إدارة البيانات وإعداد التقارير مسؤولية تجميع بيانات المستفيدين والتوزيعات والمراقبة وسجلات المواد، والتحقق منها وإدارتها ومطابقتها؛ لضمان دقة المعلومات واكتمالها واتساقها وإعداد التقارير في الوقت المحدد.

وتشمل مسؤولياته إدارة قواعد بيانات المستفيدين والتوزيعات، والتحقق من الوثائق الداعمة خلال مراحل تسليم المساعدات ضمن آلية الإمداد المشتركة التابعة للمنظمة الدولية للهجرة (IOM Common Pipeline)، ومطابقة كميات المواد التي تم صرفها واستلامها وتخزينها وإرسالها وتوزيعها، وإعداد التقارير الدورية والنهائية المطلوبة للمشروع.

كما يضمن إدارة بيانات المشروع وفقًا لمبادئ حماية البيانات الخاصة بالمنظمة الدولية للهجرة، وإجراءات إدارة البيانات المعتمدة في مركز معًا، ومتطلبات السرية ومعايير إعداد التقارير المعمول بها.

ثالثًا: المهام والمسؤوليات

1. إدارة البيانات وضمان جودتها

• إنشاء قواعد بيانات المستفيدين والتوزيعات وصيانتها وتحديثها بانتظام، وفقًا لإجراءات المشروع المعتمدة ومتطلبات إدارة البيانات.

• تجميع بيانات المستفيدين وسجلات التحقق من الأسر وقوائم التوزيع ووثائق الاستلام وبيانات المتابعة وغيرها من سجلات المشروع.

• مراجعة البيانات للتحقق من اكتمالها ودقتها واتساقها وعدم تكرارها، وتحديد التناقضات التي تحتاج إلى توضيح أو تصحيح.

• مطابقة بيانات المستفيدين والتوزيعات مع قوائم المستفيدين المعتمدة وخطط التوزيع وسجلات الاستلام الموقعة أو القابلة للتحقق والوثائق الداعمة.

• التنسيق مع المنسقين الميدانيين والباحثين الميدانيين وفريق المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم (MEAL) وموظفي المشروع المعنيين، لاستكمال المعلومات الناقصة والتحقق من السجلات ومعالجة التناقضات قبل إعداد التقارير.

• حفظ السجلات الإلكترونية والورقية وتنظيمها، وضمان إمكانية تتبع وثائق المشروع وإتاحتها للموظفين المخولين، وتوفيرها عند المراجعة والتحقق.

2. تتبع المواد ومطابقة الكميات

• تجميع سجلات طلبات المواد والإفراج عنها واستلامها وتخزينها في المستودعات وإرسالها وتوزيعها وإرجاعها، إضافة إلى تسجيل الفاقد والتلف والاستخدام النهائي للمواد، ضمن آلية الإمداد المشتركة للمنظمة الدولية للهجرة (IOM Common Pipeline).

• مطابقة وثائق صرف المواد الصادرة عن المنظمة الدولية للهجرة مع المستندات التالية:

  • إشعارات استلام البضائع (GRNs).

  • أذونات أو وثائق نقل البضائع (Waybills).

  • سجلات مخزون المستودعات.

  • سجلات إرسال المواد.

  • قوائم التوزيع.

  • وثائق استلام الأسر للمساعدات.

  • سجلات الاستخدام النهائي للمواد.

• التحقق من تطابق الكميات المصروفة والمستلمة والمخزنة والمرسلة والموزعة، لضمان دقة تتبع المواد وإمكانية تتبعها في جميع مراحل سلسلة التوريد والتوزيع.

• تحديد التناقضات في كميات المواد أو الوثائق الداعمة وتوثيقها، والتنسيق مع فرق المشروع والخدمات اللوجستية والمستودعات لتوضيحها ومعالجتها في الوقت المناسب.

• الاحتفاظ بوثائق كاملة وقابلة للتدقيق، لدعم المطابقة النهائية للمواد وإثبات المساءلة عن المساعدات المصروفة من المنظمة الدولية للهجرة.

3. إعداد التقارير والتوثيق

• إعداد وتجميع التقارير الشهرية والدورية وتقارير التوزيع والتقارير النهائية للمشروع، وفقًا لمتطلبات مركز معًا، وآلية الإمداد المشتركة للمنظمة الدولية للهجرة، ومتطلبات صندوق التمويل الإنساني للأرض الفلسطينية المحتلة (oPt Humanitarian Fund).

• تجميع المعلومات التي جرى التحقق منها بشأن أعداد المستفيدين الذين وصلت إليهم المساعدات، وكميات المواد المستلمة والموزعة، والتقدم في عمليات التسليم، ومؤشرات المشروع الأخرى ذات الصلة.

• التأكد من توافق الأرقام الواردة في التقارير مع قواعد بيانات المستفيدين وسجلات التوزيع ووثائق المستودعات وبيانات المتابعة والأدلة الداعمة الأخرى.

• إعداد جدول زمني للتقارير ومتابعة الموظفين المعنيين لاستكمال المعلومات المطلوبة، وضمان تقديم تقارير كاملة ودقيقة في المواعيد المحددة.

• إعداد جداول البيانات والملخصات والملاحق الداعمة اللازمة للتقارير ومتابعة المشروع ومطابقة كميات المواد.

• تنظيم سجلات المشروع والوثائق الداعمة وحفظها بما يسهّل عمليات المراجعة الداخلية والمتابعة الخارجية والتحقق والتدقيق.

4. بيانات المتابعة والتنسيق

• إدارة وتجميع مجموعات بيانات المتابعة ذات الصلة، بما يشمل متابعة التوزيعات والمتابعة بعد التوزيع (PDM)، بالتنسيق مع فريق المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم (MEAL).

• مطابقة بيانات المتابعة مع سجلات المستفيدين والتوزيعات، والإبلاغ عن أوجه التناقض التي تحتاج إلى المراجعة والمعالجة.

• التنسيق مع المنسقين الميدانيين والباحثين الميدانيين وفريق المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم وموظفي الخدمات اللوجستية والمستودعات وإدارة المشروع؛ لضمان جمع البيانات والوثائق المطلوبة والتحقق منها في الوقت المناسب.

• تقديم ملخصات وتحليلات للبيانات لدعم إدارة المشروع في متابعة تقدم التنفيذ وتحديد الفجوات واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة.

5. حماية البيانات والسرية

• إدارة بيانات المستفيدين والمتابعة وفقًا لمبادئ حماية البيانات الخاصة بالمنظمة الدولية للهجرة وإجراءات إدارة البيانات المعتمدة في مركز معًا.

• ضمان سرية سجلات المشروع وتخزينها بصورة آمنة، وقصر الوصول إلى بيانات المستفيدين التي تكشف هوياتهم على الموظفين المخولين فقط.

• ضمان عدم الإفصاح عن المعلومات الحساسة الخاصة بالمستفيدين أو مشاركتها عبر قنوات غير مصرح بها.

• الحفاظ على النزاهة المهنية والالتزام بسياسات المركز ومتطلبات الحماية وإجراءات إدارة المعلومات المعمول بها.

6. مسؤوليات أخرى

• الحفاظ على التنسيق الفعّال مع فرق المشروع المعنية لضمان توفير البيانات والوثائق الداعمة بدقة وفي الوقت المحدد.

• إبلاغ مدير المشروع بمشكلات جودة البيانات المهمة، والنواقص في الوثائق، والتناقضات في مطابقة السجلات.

• تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة بالوظيفة يكلف بها المدير المباشر، بما يدعم تحقيق أهداف المشروع.

رابعًا: المؤهلات والخبرات المطلوبة

• الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة المعلومات، أو الإحصاء، أو تكنولوجيا المعلومات، أو إدارة الأعمال، أو الاقتصاد، أو الهندسة، أو أي تخصص ذي صلة.

• خبرة عملية لا تقل عن سنتين في إدارة البيانات أو إدارة قواعد البيانات أو إعداد التقارير أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة، ويفضل أن تكون في المشاريع الإنسانية أو مشاريع الاستجابة للطوارئ.

• خبرة عملية في صيانة قواعد البيانات والتحقق من مجموعات البيانات ومطابقة السجلات وإعداد التقارير المنظمة.

• خبرة في إدارة قواعد بيانات المستفيدين، وحفظ سجلات التوزيع، وتتبع المخزون والمواد، والتعامل مع بيانات المتابعة.

• فهم جيد لضمان جودة البيانات وضبط الوثائق والسرية ومبادئ حماية البيانات.

• خبرة في العمل مع فرق متعددة لجمع المعلومات والتحقق منها وتجميعها ضمن المواعيد النهائية لإعداد التقارير.

• إجادة استخدام برامج Microsoft Office، وخاصة Excel، بما يشمل:

  • تنظيف البيانات والتحقق من صحتها.

  • التصفية والفرز.

  • دوال البحث والاسترجاع.

  • الجداول المحورية (Pivot Tables).

  • إعداد ملخصات البيانات.

• تُعد المعرفة بأنظمة إدارة البيانات وأدوات جمع البيانات الرقمية ومنصات إعداد التقارير ميزة إضافية.

خامسًا: المهارات والكفاءات

• مهارات تحليلية قوية واهتمام كبير بالتفاصيل.

• مهارات تنظيمية ممتازة والقدرة على حفظ سجلات دقيقة وقابلة للتتبع.

• القدرة على اكتشاف التناقضات والتحقق من أسباب الاختلافات ومتابعة الإجراءات التصحيحية.

• مهارات حسابية قوية والقدرة على مطابقة الكميات والتحقق من الأرقام الواردة في التقارير بالرجوع إلى الوثائق الأصلية.

• القدرة على إدارة مواعيد نهائية متعددة لإعداد التقارير وترتيب الأولويات بفاعلية.

• مهارات قوية في التنسيق والتواصل، والقدرة على التعاون مع مختلف فرق المشروع.

• الالتزام بالسرية وحماية البيانات والمساءلة والنزاهة المهنية.

• القدرة على العمل تحت الضغط والتكيف مع المتطلبات التشغيلية المتغيرة.

سادسًا: متطلبات اللغة

• اللغة العربية: إتقان اللغة العربية تحدثًا وكتابة.

• اللغة الإنجليزية: مستوى جيد في التحدث والكتابة، مع القدرة على فهم متطلبات إعداد التقارير والمساهمة في إعداد وثائق المشروع باللغة الإنجليزية.