إعلان وظيفة شاغرة: مساعد مدير مركز التعليم المستمر

الجامعة الأمريكية في الكويت (AUK) – حولي، دولة الكويت

المسمى الوظيفي: مساعد مدير مركز التعليم المستمر (Assistant Director – Center for Continuing Education)

الرقم المرجعي: JB5476643

القسم: مركز التعليم المستمر (CCE).

المسؤول المباشر: مدير مركز التعليم المستمر.

مكان العمل: حولي، الكويت.

نوع الدوام: دوام كامل.

نوع التوظيف: موظف بدوام كامل.

المستوى المهني: متوسط الخبرة.

أولًا: الوصف الوظيفي والهدف من الوظيفة

يُعد منصب مساعد مدير مركز التعليم المستمر دورًا قياديًا وتشغيليًا متقدمًا، يهدف إلى تحويل استراتيجية المركز إلى خدمات وبرامج تدريبية منتظمة وعالية الجودة ومربحة.

فبينما يتولى مدير المركز تحديد التوجهات الاستراتيجية، وبناء الشراكات، والإشراف على الأداء العام للمركز، يتولى مساعد المدير مسؤولية التنفيذ الفعلي، بما يشمل إدارة البرامج، والإشراف على المدربين، وخدمة العملاء، وتطوير الأنظمة الداخلية التي تمكّن المركز من التوسع دون التأثير في جودة الخدمات.

يتحمل شاغل الوظيفة مسؤولية مباشرة عن الإدارة اليومية لمحفظة البرامج التدريبية في مختلف مجالات عمل المركز، ومنها:

• البرامج التدريبية المفتوحة للتسجيل والبرامج المقدمة للشركات.

• برامج التعليم التنفيذي والقيادة.

• برامج الإعداد للشهادات المهنية.

• البرامج الحكومية المتعاقد عليها.

كما ينوب مساعد المدير عن مدير المركز في حال غيابه، ويمثل المركز أمام العملاء وأعضاء هيئة التدريس والمدربين والإدارات الداخلية في الجامعة الأمريكية في الكويت.

ثانيًا: المهام والمسؤوليات الرئيسية

1. إدارة البرامج التدريبية وتنفيذها

• الإشراف على دورة العمل التشغيلية الكاملة لجميع برامج المركز، بدءًا من الجدولة والتسجيل وتخصيص القاعات والمرافق، مرورًا بإعداد المواد التدريبية وتنظيم شؤون المدربين والحضور والتقييم، وانتهاءً بإصدار الشهادات.

• إدارة الجدول الزمني الرئيسي للبرامج وحل التعارضات المتعلقة بالمجموعات التدريبية والقاعات الجامعية ومواقع التدريب الخارجية.

• ضمان جاهزية كل برنامج قبل انطلاقه، من خلال توفير حزمة متكاملة تشمل الخطة التدريبية المعتمدة، والمدرب المتعاقد معه، والمواد التدريبية المؤكدة، وقائمة المشاركين، وأدوات التقييم.

• الإشراف على اختبارات تحديد المستوى وعمليات التقييم، بما يشمل جدولة المختبرات، وتنظيم مراقبة الاختبارات، وضمان دقة البيانات المسجلة في النظام المعتمد.

• التعامل مع المشكلات التشغيلية التي تتطلب تدخلًا عاجلًا، مثل غياب المدربين وشكاوى المشاركين والإخفاقات في الجدولة، واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.

2. تطوير المناهج وإدارة المدربين وضمان الجودة

• تنسيق دورات تطوير المناهج مع أعضاء هيئة التدريس في الجامعة والخبراء الخارجيين ومعدّي المحتوى، ومتابعة الإنجاز وفق المواعيد التعاقدية المحددة.

• إدارة قاعدة بيانات المدربين، بما يشمل استقطابهم، والتحقق من مؤهلاتهم، وتهيئتهم للعمل، والتعاقد معهم، وتقييم أدائهم، ورفع التوصيات بشأن تجديد عقودهم أو استبعادهم إلى مدير المركز.

• إدارة اتفاقيات المدربين ومعدّي المحتوى وفق سياسات المؤسسة، بما يشمل حقوق الملكية الفكرية، ومواعيد تسليم الأعمال، وشروط استحقاق المدفوعات.

• تنفيذ منظومة ضمان الجودة، من خلال تقييمات المشاركين، وملاحظة الأداء داخل القاعات التدريبية، وتحليل معدلات النجاح والإكمال، وإعداد توصيات التحسين.

• ضمان توافق محتوى البرامج التدريبية وطرق تنفيذها مع متطلبات الجهات الدولية المختصة بمنح الشهادات المهنية والاعتماد.

3. إدارة العملاء والشركاء وأصحاب المصلحة

• إدارة محفظة عملاء الشركات والجهات الحكومية من الناحية التشغيلية، بما يشمل إعداد العروض، ودعم إجراءات التعاقد، وتهيئة العملاء، وتنسيق تنفيذ البرامج، وإعداد تقارير ما بعد التدريب.

• الإشراف على أنشطة تطوير الأعمال والمبيعات، بما يشمل توزيع القطاعات والمناطق، ومتابعة فرص البيع، وضمان دقة البيانات في أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)، وتحسين معدلات تحويل الفرص إلى تعاقدات فعلية.

• إعداد الوثائق المقدمة للعملاء، مثل العروض، ونطاقات العمل، ومواصفات البرامج، وتقارير إتمام التدريب، والتوصيات المتعلقة بتجديد العقود.

• دعم مدير المركز في تنفيذ الشراكات مع المؤسسات الدولية والجهات المانحة للشهادات المهنية، وإدارة الجوانب التشغيلية والإدارية بعد توقيع الاتفاقيات.

• تمثيل مركز التعليم المستمر في لجان الجامعة الداخلية واجتماعات العملاء، وفقًا للتكليف والصلاحيات الممنوحة.

4. الإدارة المالية والإدارية

• إعداد ومتابعة تكاليف البرامج التدريبية ونماذج التسعير وتحليل هوامش الربح، والتنبيه إلى البرامج التي تقل مساهمتها المالية عن المستهدف.

• متابعة الإيرادات والمبالغ المستحقة والمدفوعات الخاصة بالمدربين والمصروفات المباشرة للبرامج.

• مساعدة مدير المركز في إعداد التقارير المالية الشهرية والسنوية.

• إدارة عمليات المشتريات وطلبات الشراء والفواتير ومعالجة المدفوعات بالتنسيق مع الإدارة المالية.

• الاحتفاظ بسجلات دقيقة تدعم التقارير المالية للمركز وأي عمليات تدقيق أو مراجعة خارجية.

• ضمان الالتزام بسياسات الجامعة الأمريكية في الكويت، ومتطلبات قانون العمل الكويتي وحماية البيانات، والالتزامات التعاقدية تجاه العملاء والشركاء.

5. قيادة الفريق وتطوير الأنظمة

• الإشراف المباشر على منسقي البرامج والموظفين الإداريين وموظفي المبيعات، وتحديد الأهداف، وإجراء تقييمات الأداء، وتطوير قدرات الفريق.

• إعداد إجراءات تشغيل موحدة ونماذج ووثائق تنظيمية تضمن ثبات جودة التنفيذ وعدم اعتمادها على أفراد بعينهم.

• تحديد فرص تحسين الأنظمة وتطبيقها في مجالات التسجيل وإدارة علاقات العملاء وإعداد التقارير وإدارة السجلات، بهدف تقليل العمل اليدوي والأخطاء.

• تعزيز ثقافة خدمية تضع سرعة الاستجابة للعملاء وموثوقية تنفيذ البرامج ضمن الأولويات الأساسية.

• ممارسة الصلاحيات التشغيلية لمدير المركز أثناء غيابه، ضمن حدود التفويض المعتمدة.

ثالثًا: المؤهلات العلمية المطلوبة

• الحصول على درجة البكالوريوس شرط أساسي.

• يُفضّل بشدة الحصول على درجة الماجستير في إدارة الأعمال أو التربية أو أحد المجالات ذات الصلة.

رابعًا: الخبرات العملية المطلوبة

يشترط توفر ما يلي:

• خبرة عملية متدرجة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة العمليات التدريبية أو التعليم التنفيذي أو التطوير المهني أو بيئة عمل مماثلة تعتمد على تقديم الخدمات، على أن تشمل سنتين على الأقل في الإشراف على الموظفين.

• خبرة مثبتة في إدارة عدة برامج أو مشروعات بالتزامن، مع الالتزام بالجداول الزمنية والميزانيات ومعايير الجودة.

• معرفة عملية بتكاليف البرامج وآليات التسعير وإدارة هوامش الربح.

• خبرة في إدارة المتعاقدين الخارجيين والمدربين والموردين، بما يشمل التعاقد وتقييم الأداء.

• إجادة ممتازة للغة الإنجليزية تحدثًا وكتابةً، مع تفضيل إجادة اللغة العربية بمستوى مهني نظرًا لطبيعة التعامل مع العملاء الحكوميين والشركات.

• إتقان استخدام أنظمة الأعمال المعتادة، وتُعد المعرفة بأنظمة معلومات الطلبة ومنصات إدارة علاقات العملاء وأدوات إعداد التقارير ميزة إضافية.

• خبرة سابقة في العمل لدى جامعة أو معهد مهني أو جهة تدريب معتمدة.

• الإلمام بجهات الاعتماد ومنح الشهادات الدولية، مثل:

  • معهد المحللين الماليين المعتمدين (CFA Institute).

  • معهد تشارترد للأوراق المالية والاستثمار (CISI).

  • جمعية المحاسبين القانونيين المعتمدين (ACCA).

  • معهد إدارة المشاريع (PMI).

  • المعهد المعتمد للأفراد والتنمية (CIPD).

  • جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM).

  • منهجية لين ستة سيغما (Lean Six Sigma).

  • جهات منح الشهادات المعتمدة وفق المواصفة ISO/IEC 17024.

• خبرة في تقديم التدريب للجهات الحكومية في الكويت أو دول مجلس التعاون الخليجي، مع فهم متطلبات التعاقد وإعداد التقارير المرتبطة بها.

خامسًا: الكفاءات والمهارات الأساسية

• القدرة على التنفيذ التشغيلي: تحويل الخطط إلى برامج منفذة بكفاءة وموثوقية، وتقليص الفجوة بين ما تم التعهد به وما تم تقديمه فعليًا.

• الالتزام بالجودة: ضمان التزام المدربين والمحتوى والتنفيذ بمعايير ثابتة، واتخاذ القرارات استنادًا إلى الأدلة والنتائج.

• الوعي التجاري والمالي: فهم أثر القرارات التشغيلية في التكاليف وهوامش الربح، والمحافظة على ربحية البرامج.

• التركيز على العملاء: توقع احتياجات العملاء، والتواصل الاستباقي معهم، والتعامل بكفاءة مع المشكلات عند وقوعها.

• قيادة الأفراد: تحديد توقعات واضحة، وتطوير الموظفين، وإدارة الأداء بصورة مباشرة وعادلة.

• حسن التقدير والتصعيد الإداري: معالجة المشكلات التي تقع ضمن الصلاحيات، وإحالة المسائل التي تتطلب قرار مدير المركز إليه.

• النزاهة المؤسسية: تطبيق السياسات باستمرار، والمحافظة على سجلات دقيقة يمكن مراجعتها وتدقيقها.

سادسًا: مؤشرات قياس الأداء

سيُقيّم الأداء بناءً على مجموعة من المؤشرات، تشمل:

• نسبة البرامج المنفذة في موعدها ووفق المواصفات المتفق عليها.

• هامش المساهمة المالية لكل برنامج مقارنة بالمستهدف.

• مستوى رضا المشاركين ومعدلات النجاح في اختبارات الشهادات المهنية.

• معدلات الاحتفاظ بالعملاء وتكرار تعاملهم مع المركز.

• معدلات تحويل فرص البيع إلى تعاقدات، ودقة بيانات نظام إدارة علاقات العملاء.

• جودة قاعدة بيانات المدربين وتوافرهم ونتائج تقييم أدائهم.

• دقة التقارير التشغيلية والمالية والالتزام بمواعيد إعدادها.

• أداء الموظفين وتطورهم المهني ومعدلات الاحتفاظ بهم ضمن الفريق.

سابعًا: التسلسل الإداري والصلاحيات

يرفع مساعد مدير مركز التعليم المستمر تقاريره مباشرة إلى مدير المركز.

ويمارس صلاحيات مفوضة في إدارة البرامج والإشراف على الموظفين والمصروفات، ضمن الحدود التي يحددها مدير المركز. كما يتولى مهام المدير عند غيابه وفق الصلاحيات الممنوحة له.

وتبقى القرارات المتعلقة بالاستراتيجية المؤسسية، والشراكات الجديدة، وسياسات التسعير، وتعيين الموظفين أو إنهاء خدماتهم من اختصاص مدير المركز.

ويصف الإعلان الطبيعة العامة للوظيفة ومستواها، ولا يُعد قائمة حصرية بجميع المهام والمسؤوليات؛ إذ يجوز للجامعة تعديل الوصف الوظيفي وفقًا لاحتياجاتها المؤسسية.

ثامنًا: تفاصيل الوظيفة