مسؤول أول لإدارة الوثائق الفنية M/F

وصف الوظيفة

المسمى الوظيفي

مسؤول أول لإدارة الوثائق الفنية M/F

نوع العقد

عقد عمل مؤقت

ساعات العمل

دوام كامل

مدة العقد

24 شهرًا

الوصف الوظيفي

تتوفر حاليًا فرصة للعمل لدى SPIE Global Services Energy LLC في الدوحة، قطر، لشغل وظيفة:

مسؤول أول لإدارة الوثائق الفنية

الهدف من الوظيفة

• توفير المعرفة والخبرة المتخصصة والتنسيق مع أعضاء الفريق في تطوير ودعم وتنفيذ مشروع LOTS.

• المساعدة في إعداد التقارير والتحليلات الداخلية الخاصة بالإدارة.

• تنفيذ إدخالات البيانات والمعاملات على نظام SAP وإعداد التقارير من النظام ولوحات المعلومات.

• إعداد التقارير والعروض التقديمية وغيرها من المواد للإدارة وأصحاب المصلحة الآخرين.

• تقديم مستوى عالٍ من التنسيق والأداء لمختلف أعمال الدعم الإداري والمكتبي في مجال عمل شاغل الوظيفة، ضمن مشروع LOTS وإدارة المشاريع.

سياق الوظيفة والتحديات الرئيسية

• القدرة على شرح الإجراءات والمتطلبات الرسمية المعمول بها.

• تقديم الدعم لمجالات عمل متعددة في الوقت المناسب.

• إتقان استخدام وحدات SAP ESM/M M لتنفيذ المعاملات ذات الصلة في نظام SAP بدقة.

• تحديد ومعالجة المشكلات المتعلقة بالنظام والتي قد تؤثر في إصدار الطلبات، وصحائف إدخال الخدمة (Service Entry Sheets)، وعمليات الدفع.

• لفت الانتباه إلى متطلبات العمل والقضايا المعلقة التي تحتاج إلى حل.

المؤهلات والخبرات

ملخص المسؤوليات الرئيسية

إدارة المراسلات:

• الإشراف على سير عمل المراسلات الواردة والصادرة لضمان استلام الوثائق وتسجيلها وتوزيعها بسرعة وكفاءة.

أنظمة حفظ وأرشفة الملفات:

• إدارة أنظمة شاملة لحفظ الوثائق تتيح سرعة استرجاع السجلات لموظفي القسم عند الحاجة.

• الحفاظ على ملفات منظمة بما يتوافق مع متطلبات التدقيق والمراجعة.

• العمل مع مختلف الإدارات الداخلية لتلبية متطلبات الأرشفة.

إعداد وتجهيز الوثائق:

• مساعدة أعضاء الفريق في إنشاء الوثائق والتقارير وتحديثها وإصدارها وفق الجداول الزمنية المحددة.

• تجميع حزم الوثائق والتحقق منها، سواء كانت وثائق خاضعة للرقابة أو غير خاضعة لها، قبل توزيعها.

المتابعة وإعداد التقارير:

• الحفاظ على سجلات قواعد البيانات ومتابعتها لإعداد تحديثات دورية حول سير العمل والقضايا الرئيسية.

الاجتماعات والدعم الإداري:

• جدولة الاجتماعات.

• إعداد محاضر الاجتماعات.

• توزيع التحديثات الشهرية حول حالة الأعمال على أصحاب المصلحة المعنيين.

الالتزام بالعمليات والأنظمة:

• العمل وفق سياسات وإجراءات نظام إدارة المشاريع (PMS) المعتمدة.

• المساهمة في التحسين المستمر وتنفيذ سير العمل والإجراءات التشغيلية.

الدعم المتخصص للمشروع:

• تنفيذ المهام المحددة والواجبات الإضافية التي يكلف بها القسم والمتعلقة بمشروع LOTS.

العمل لدى SPIE

ماذا نقدم لك؟

نقدم:

• عقدًا طويل الأجل.

• أجرًا يوميًا مجزيًا.

• تغطية تأمينية.

• وسائل نقل.

• سكنًا وفق المعايير المعتمدة للموظفين المغتربين.

موقع الوظيفة

الموقع: رأس لفان (Ras Laffan)، قطر

شروط المرشح

الحد الأدنى للخبرة المطلوبة

10 سنوات أو أكثر

التصريح/الاعتماد المطلوب

NEW CWO MANPOWER - PMD - LOTS Project - One (1) Senior Technical Documentation Administrator

اللغات

اللغة الإنجليزية: مستوى مهني متقدم في بيئة العمل (C – Professional Working Proficiency).

طموحنا

الجمع بين اختلافاتنا

تلتزم SPIE Global Services Energy بتعزيز التنوع في بيئة العمل، وهذه الوظيفة متاحة أيضًا للأشخاص ذوي الإعاقة.