محاسب ومنسق مشتريات – غزة

الموقع: غزة
المنظمة: HEAL Palestine
يرفع تقاريره إلى: مدير المحاسبة والمشتريات في فلسطين

نبذة عن المنظمة

تأسست HEAL Palestine في 1 يناير 2024، وهي منظمة غير ربحية تُعنى بمساعدة الأطفال في فلسطين، مع تركيز خاص على أطفال غزة، من خلال نهج متكامل يهدف إلى تمكين مجتمع المتطوعين حول العالم.

تركز المنظمة على تنفيذ برامج تساعد في دعم الأطفال ومنحهم الفرص في مجالات:

• الصحة (Health)

• التعليم (Education)

• المساعدة (Aid)

• القيادة (Leadership)

المسؤوليات الرئيسية

1. المشتريات

• قيادة وتنسيق أنشطة المشتريات في غزة، بما يضمن الالتزام بسياسات المشتريات المعتمدة لدى HEAL Palestine، والميزانيات الموافق عليها، والصلاحيات المفوضة.

• إعداد ومراجعة طلبات عروض الأسعار (RFQs)، ووثائق المناقصات، وجداول مقارنة العروض، وطلبات الشراء، وأوامر الشراء، وسجلات المشتريات ذات الصلة.

• الحصول على عروض الأسعار وتقييمها، وإجراء عمليات التحقق من الأسعار والأسواق، ودعم عمليات التفاوض، والتوصية بالموردين بناءً على السعر والجودة والتوافر والقدرة على التوريد والامتثال.

• الحفاظ على ملفات مشتريات كاملة وشفافة، والتأكد من استيفاء الموافقات المطلوبة، وفصل المهام، وتوفير الوثائق والمستندات الداعمة.

• تنسيق إجراءات التأهيل المسبق للموردين، والعناية الواجبة، ومتابعة أداء الموردين بالتعاون مع فرق المالية والشؤون القانونية والبرامج.

2. الخدمات اللوجستية وإدارة الموردين

• تنسيق استلام ونقل وتسليم وتوزيع السلع والمستلزمات التي يتم شراؤها في غزة إلى مواقع HEAL Palestine ومواقع تنفيذ البرامج في غزة.

• متابعة الموردين ومقدمي خدمات النقل لمعالجة أي تأخير في التسليم أو نقص أو تلف في المواد أو أي مشكلات لوجستية أخرى تتعلق بالسلع المشتراة في غزة.

• تنسيق عمليات التخزين وحركة المخزون وتوثيق المواد الواردة والصادرة.

• مراقبة مستويات المخزون وتنسيق عمليات إعادة التوريد لتجنب النقص أو عمليات الشراء غير الضرورية.

• الحفاظ على سجل الأصول الثابتة الخاص بغزة وتحديثه، ودعم عمليات التحقق الميداني الدوري من الأصول والمخزون.

• التنسيق مع السائقين والموظفين المعنيين بشأن الجداول الزمنية والمهام واستخدام المركبات ومتطلبات عمليات التسليم.

• الحفاظ على علاقات مهنية مع الموردين، مع ضمان المنافسة العادلة وتحقيق أفضل قيمة مقابل المال والشفافية والالتزام بإجراءات HEAL Palestine.

3. المحاسبة والتوثيق المالي

• مراجعة الفواتير وطلبات الدفع والإيصالات وعروض الأسعار وأوامر الشراء وغيرها من المستندات المالية الداعمة للتأكد من اكتمالها ودقتها واتساقها قبل إحالتها إلى قسم المالية.

• التحقق من أن المستندات الداعمة معتمدة حسب الأصول ومتوافقة مع الميزانيات المعتمدة وسجلات المشتريات والسلع أو الخدمات التي تم تسليمها.

• جمع وتنظيم وأرشفة السجلات المالية وسجلات المشتريات وفقًا لإجراءات HEAL Palestine ومتطلبات التدقيق والمراجعة.

• استخدام نظام المحاسبة الخاص بـ HEAL Palestine، بما في ذلك إدخال أو مراجعة المعاملات والسجلات ذات الصلة، وفقًا لما يتم تكليفه به والصلاحيات الممنوحة له.

• دعم عمليات التدقيق الداخلي والخارجي من خلال توفير الوثائق المالية ووثائق المشتريات والموردين والمخزون والأصول بصورة كاملة.

• التنسيق مع فرق المالية والبرامج لمتابعة المستندات الداعمة المعلقة، ومتطلبات الدفع، والاستفسارات والتوضيحات المالية المتعلقة بعمليات غزة.

4. متابعة عمليات المطبخ

• التنسيق مع منسق المطبخ في HEAL بشأن مخزون المواد الخام، وإعداد وتحديث قائمة بالمواد التي تحتاج إلى الشراء.

• المتابعة أسبوعيًا لاستهلاك وقود المولدات/الطاقة في المطبخ، ومطابقة السجلات مع سجلات الموردين والمستندات الداعمة.

• متابعة حضور موظفي المطبخ يوميًا، ومراجعة الجداول الزمنية وسجلات ساعات العمل وتغطية احتياجات العمل من الموظفين.

• متابعة شراء واستلام وتخزين واستهلاك المواد الخام والمستلزمات التشغيلية الخاصة بالمطبخ، والإبلاغ عن أي نقص أو فروقات أو مشكلات تشغيلية.

• التنسيق مع منسق المطبخ والموردين المعنيين بشأن جداول التسليم والكميات والجودة واكتمال المستلزمات الخاصة بالمطبخ.

5. المتابعة اللوجستية للأقسام الأخرى

• متابعة جميع الأقسام بشأن احتياجاتها من المستلزمات المكتبية والتشغيلية وإدارة عمليات الشراء المرتبطة بها.

• إجراء زيارات ميدانية دورية بالتنسيق مع الأقسام.

• تقديم نماذج Jotform الخاصة بالمصروفات الإدارية والعامة.

• متابعة السائقين وغيرهم من الموظفين الذين يتقاضون أجورًا بالساعة أو باليوم، ومراجعة جداول وسجلات ساعات العمل الخاصة بهم.

المؤهلات والمتطلبات

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال المشتريات أو الخدمات اللوجستية أو الإدارة أو المحاسبة أو أي مجال ذي صلة.

• خبرة مثبتة في عمليات المشتريات، وإدارة الموردين، وتحليل عروض الأسعار، والتنسيق اللوجستي.

• خبرة مثبتة في استخدام Microsoft Excel و/أو Google Sheets، مع مهارات قوية في حفظ السجلات وتنظيمها.

• تُعد الخبرة في استخدام برنامج Bisan للمحاسبة أو أي نظام محاسبي آخر ميزة إضافية.

• مهارات قوية في التعامل مع الآخرين والتواصل والتفاوض والتنسيق.

• القدرة على العمل بكفاءة في بيئة تشغيلية سريعة الوتيرة وصعبة في غزة.