موظف/ة مكتب السجلات- مستشفى سانت جون للعيون
Job Description
مستشفى سانت جون للعيون – القدس
الوصف الوظيفي
المسمى الوظيفي: موظف/ة مكتب السجلات
القسم: المالية
الشعبة: السجلات الصحية، بما في ذلك المواعيد – كفر عقب
المسؤول المباشر: مشرف السجلات الصحية
ساعات العمل: 20 ساعة أسبوعيًا، بما في ذلك فترات استراحة الغداء
تاريخ إعداد الوصف الوظيفي: مايو 2026
تاريخ المراجعة: مايو 2026
المهام والواجبات العامة
تتمثل المسؤولية الأساسية للوظيفة في تسجيل البيانات المطلوبة للمرضى على نظام معلومات الإدارة الصحية (HMIS)، وتحصيل الرسوم والتحويلات الطبية من المرضى، والمساعدة في إعداد الإحصاءات الشهرية.
كما تشمل الوظيفة حجز مواعيد المرضى الخارجيين والمرضى الداخليين، والعمليات والعلاجات.
سيُطلب من شاغل/ة الوظيفة العمل في الفترة الصباحية في فرع كفر عقب، مع إمكانية تكليفه/ا أحيانًا بالعمل في الفترات المسائية وفق جدول المناوبات الشهري الذي يعده مشرف مكتب السجلات.
ويجب أن يتمتع شاغل/ة الوظيفة بالمرونة للعمل أحيانًا خلال عطلات نهاية الأسبوع وفي المستشفى الرئيسي في القدس عند الطلب.
كما يتعين عليه/ا الحفاظ على سمعة المستشفى من خلال التعامل مع المرضى والموظفين دائمًا بأدب ولباقة واحترام.
المسؤوليات الرئيسية
-
الحصول على التدريب الكامل والقدرة على تشغيل نظام HMIS الإلكتروني المحوسب بكفاءة.
-
تسجيل المرضى على نظام الحاسوب الخاص بالمستشفى، والتأكد من صحة جميع المعلومات، بما في ذلك – على سبيل المثال لا الحصر – العنوان وبيانات الاتصال.
-
التأكد من حجز جميع المواعيد بشكل صحيح وإبلاغ المرضى بتاريخ ووقت الموعد، ويشمل ذلك:
-
حجز مواعيد العمليات للمرضى الخارجيين والداخليين.
-
حجز مواعيد العلاج.
-
التعامل مع جميع الإجراءات الرسمية المتعلقة بالمرضى الداخليين.
-
-
التأكد من تسجيل المرضى الخارجيين بشكل صحيح وتحصيل الرسوم المناسبة وفقًا للتعليمات المعتمدة، وإصدار الإيصالات الرسمية.
-
حجز مواعيد المرضى لجميع العيادات، بما في ذلك عيادات الفترة المسائية (PM Clinics).
-
القدرة على مسح وثائق المرضى ضوئيًا وأرشفتها بدقة.
-
الرد على الاستفسارات الهاتفية واتخاذ الإجراءات المناسبة، مثل نقل المعلومات أو المساعدة في تسجيل مواعيد المرضى، بالإضافة إلى التعامل مع جميع رسائل الفاكس الواردة والمتعلقة بالعيادات الداخلية والخارجية حسب الأصول.
-
الاتصال هاتفيًا بالمرضى المقرر لهم إجراء عمليات أو مراجعة عيادات أخرى للتأكد من حضورهم في المواعيد المحددة.
-
تغطية مهام موظف/ة الهاتف خلال فترات الاستراحة ونهاية المناوبات، وفي حالات الطوارئ عند الحاجة.
-
مراجعة الحسابات ومطابقتها في نهاية كل يوم، وتسليمها إلى قسم المحاسبة.
-
مسح ملفات ووثائق المرضى ضوئيًا في نهاية كل يوم.
-
إعداد التقارير اليومية الخاصة بأعداد المرضى وغيرها من المعلومات الإدارية والإحصائية المطلوبة.
-
إبلاغ مشرف القسم بأي مشكلات تشغيلية قد تؤثر على سير العمل السلس داخل القسم.
-
يجب أن يكون جميع الموظفين مستعدين للمرونة في العمل بالمناوبات المسائية أو العمل لساعات إضافية عند حاجة المستشفى لذلك.
-
يجب تدريب جميع الموظفين بشكل كامل على جميع مهام مكتب السجلات، والاستعداد للتناوب بين المهام عند الحاجة، بما يضمن دعم تدفق المرضى وتلبية احتياجات العمل، وكذلك المحافظة على المهارات وعدم فقدان الخبرة العملية.
-
تنفيذ أي مهام إدارية أخرى يطلبها رئيس القسم.
المسؤوليات العامة
-
يُتوقع من جميع الموظفين الحضور إلى العمل في الوقت المحدد والالتزام بساعات العمل المقررة. وقد تكون هناك حاجة من وقت لآخر إلى قدر من المرونة لتلبية متطلبات الوظيفة، بما في ذلك العمل خارج ساعات الدوام المعتادة.
-
يُتوقع من جميع الموظفين تعزيز والمساهمة في توفير بيئة عمل تعاونية ومنتجة، مع احترام زملائهم وجميع المرضى والزوار والتعامل معهم بمراعاة.
-
الالتزام بقواعد اللباس الخاصة بمنطقة العمل. ويجب ارتداء الزي الرسمي، حيثما كان مطلوبًا، طوال الوقت. أما الموظفون الذين لا يُطلب منهم ارتداء زي رسمي، فعليهم ارتداء ملابس عمل مناسبة ومحترمة ومحتشمة. ولا تُعتبر ملابس الجينز مناسبة للعمل.
-
المستشفى خالية من التدخين، ولا يُسمح بالتدخين إلا في الأماكن المخصصة لذلك وخلال فترات الاستراحة الرسمية فقط.
-
الالتزام بقواعد السرية وعدم إفشاء أي معلومات تتعلق بالمرضى أو الموظفين أو آلية عمل المستشفى، باستثناء الحالات التي يُسمح فيها بذلك صراحة وفقًا لسياسة السرية المعتمدة.
-
الالتزام في جميع الأوقات بمتطلبات أنظمة الصحة والسلامة، وتحمل المسؤولية عن صحة وسلامة ورفاه الآخرين في بيئة العمل، والتأكد من تطبيق إجراءات السلامة المتفق عليها للحفاظ على بيئة آمنة.
-
يطبق المستشفى سياسة تنظيم الزيارات داخل المستشفى وأمن العاملين بهدف حماية المرضى والزوار والموظفين والحفاظ على ممتلكاتهم. ويتحمل جميع الموظفين مسؤولية المساعدة في ضمان أعلى مستوى ممكن من الأمن للأشخاص الذين يستخدمون المستشفى وخدماته.
-
يلتزم المستشفى بمبدأ المساواة، ويُتوقع من جميع الموظفين معاملة الزملاء والمرضى والزوار بكرامة واحترام، بغض النظر عن خلفيتهم العرقية أو دينهم أو عرقهم أو جنسهم أو عمرهم أو توجههم الجنسي.
-
يُتوقع من جميع الموظفين التعرف على متطلبات سياسات وإجراءات المستشفى الخاصة بالموظفين، بالإضافة إلى السياسات والإجراءات المتعلقة بمجال عملهم بشكل خاص.
-
تخضع جميع التعيينات في المستشفى لفحص صحي قبل التوظيف.
-
يتحمل جميع الموظفين مسؤولية ضمان تقليل مخاطر انتقال العدوى بين المرضى إلى أدنى حد ممكن، والالتزام بجميع السياسات والإجراءات والإرشادات المتعلقة بممارسات مكافحة العدوى.
-
يتحمل الموظفون، حيثما ينطبق ذلك، مسؤولية التأكد من تنظيف أو تطهير جميع المعدات المستخدمة من قبل المرضى وفقًا لتعليمات الشركات المصنعة وبما يتوافق مع بروتوكولات وسياسات وإرشادات مكافحة العدوى.
-
يقدم الوصف الوظيفي تصورًا عامًا للمهام والمسؤوليات الخاصة بالوظيفة، ولا يُعد قائمة نهائية أو جامدة بالمهام. وقد يتم تعديل المهام من وقت لآخر بعد التشاور مع الموظف.
-
تنفيذ أي مهام أخرى يحددها المدير، شريطة أن تكون متناسبة مع مستوى ودرجة الوظيفة.
المتطلبات الأساسية للوظيفة
-
دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال.
-
مهارات جيدة في استخدام الحاسوب، وخاصة:
-
قواعد البيانات.
-
نظام HMIS.
-
-
معرفة وخبرة أساسية في مسح ملفات المرضى وأرشفتها.
-
مهارات ممتازة في ترتيب الأولويات وحفظ السجلات، مع القدرة على العمل بطريقة منظمة ومنهجية.
-
مهارات ممتازة في خدمة المرضى والعملاء، والقدرة على التعامل مع المواقف التي تتسم بالضغط.
-
الأمانة والموثوقية والقدرة على الحفاظ على السرية والخصوصية، نظرًا للتعامل مع معلومات المرضى المصنفة والسرية.
-
مهارات تواصل أساسية ممتازة باللغات:
-
العربية
-
الإنجليزية
-
العبرية
-
-
المرونة في العمل ضمن المناوبات الصباحية والمسائية.
أرسل نموذج الطلب المرفق المكتمل إلى البريد الإلكتروني
