مسؤول إداري لمكتب نائب رئيس الجامعة للشؤون الأكاديمية والبحث والابتكار

1. تفاصيل الوظيفة

المسمى الوظيفي:
مسؤول إداري لمكتب نائب رئيس الجامعة للشؤون الأكاديمية والبحث والابتكار (DVCAARI)

يرفع التقارير إلى:
نائب رئيس الجامعة للشؤون الأكاديمية والبحث والابتكار (DVCAARI)

القسم:
مكتب نائب رئيس الجامعة للشؤون الأكاديمية والبحث والابتكار

2. الهدف من الوظيفة

يقدم المسؤول الإداري لنائب رئيس الجامعة للشؤون الأكاديمية والبحث والابتكار دعمًا إداريًا وتحليليًا وتشغيليًا رفيع المستوى لنائب رئيس الجامعة.

يتولى شاغل الوظيفة إدارة مراسلات نائب رئيس الجامعة وتواصله مع وزارة التربية والتعليم والجهات الخارجية الأخرى، وقيادة أنشطة تحليل البيانات وإعداد التقارير، وضمان التنسيق الفعال لأعمال مكتب الشؤون الأكاديمية والبحث والابتكار.

كما يعمل شاغل الوظيفة كحلقة وصل موثوقة بين نائب رئيس الجامعة والإدارة العليا وأعضاء الهيئة الأكاديمية والجهات الحكومية، مع تحمل المسؤولية الشخصية والقدرة على تحقيق النتائج بأقل قدر من الإشراف.

3. المسؤوليات الرئيسية

أ. تحليل البيانات وإعداد التقارير

• جمع وتحليل وتقييم وتجميع البيانات الكمية والنوعية لدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية والتخطيط التشغيلي.

• إعداد تقارير تحليلية شاملة وأوراق إحاطة وملخصات تنفيذية حول الشؤون الأكاديمية، وأداء البحث العلمي، ومؤشرات الابتكار، والمعايير المؤسسية المرجعية.

• إعداد تصورات للبيانات ولوحات معلومات وملخصات إحصائية لعرض النتائج بصورة فعالة أمام الإدارة العليا والجهات الخارجية.

• متابعة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وإعداد تقارير إدارية دورية لمتابعة التقدم المحرز في تحقيق الأهداف المؤسسية.

• إعداد وتحرير المراسلات عالية الجودة وأوراق المواقف ومذكرات السياسات والمقترحات التي تتطلب دقة تحليلية وتوصيات قائمة على الأدلة.

ب. التنسيق مع وزارة التربية والتعليم والجهات الخارجية

• إدارة المراسلات الرسمية بين الإدارة العليا للجامعة ووزارة التربية والتعليم، وضمان التواصل في الوقت المناسب وبشكل دقيق ومتوافق مع السياسات.

• تنسيق إعداد وتقديم الوثائق والتقارير والبيانات المطلوبة من الوزارة والجهات التنظيمية الأخرى.

• متابعة توجيهات الوزارة والتعاميم والتحديثات المتعلقة بالسياسات، وإطلاع نائب رئيس الجامعة على آثارها، وتنسيق الاستجابات المؤسسية بشأنها.

• الاحتفاظ بسجل منظم لجميع المراسلات الخارجية والمستندات المقدمة وأنشطة التواصل، لأغراض التدقيق والامتثال.

ج. الدعم التنفيذي وإدارة المكتب

• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية للموظفين الداعمين لنائب رئيس الجامعة، والإشراف على العمليات اليومية للمكتب وسير العمل الإداري.

• إدارة جدول نائب رئيس الجامعة، وترتيب أولويات المواعيد، وجدولة الاجتماعات مع الجهات الداخلية والخارجية.

• إعداد مواد الإحاطة التفصيلية وجداول الأعمال والمواد التمهيدية للاجتماعات واللجان واللقاءات التنفيذية.

• حضور الاجتماعات، وتسجيل محاضر دقيقة، ومتابعة بنود العمل والقرارات التي يتخذها نائب رئيس الجامعة.

• التعامل مع الملفات والسجلات السرية وفقًا للسياسات المؤسسية ومتطلبات حماية البيانات.

• التعامل مع الاستفسارات والشكاوى والمخاوف الواردة من المتصلين والزوار، وحل القضايا أو تصعيدها عند الحاجة وفقًا لطبيعتها.

د. تنسيق الفعاليات والمشاريع والشؤون المالية

• التخطيط والتنسيق للمؤتمرات والندوات وورش العمل والفعاليات الرسمية نيابةً عن نائب رئيس الجامعة.

• المشاركة في تطوير المشاريع وأساليب وإجراءات العمل، والتوصية بإجراء تغييرات على الإجراءات واحتياجات الموارد بهدف تحسين كفاءة الوحدة.

• تقدير الوقت والموارد والميزانيات اللازمة للأنشطة والفعاليات والمشاريع، وإعداد التقديرات المالية ومتابعة النفقات مقارنة بالحسابات المعتمدة.

• متابعة القرارات التي يتخذها نائب رئيس الجامعة والعمل بشكل استباقي على حل المشكلات التشغيلية المعقدة.

هـ. إدارة المعلومات والاتصالات

• المحافظة على جداول البيانات وقواعد البيانات وتحديثها حسب التوجيهات.

• إعداد وتنسيق وتحرير ومراجعة الوثائق والتقارير ومحاضر الاجتماعات والمراسلات الرسمية لغويًا.

• إنشاء أنظمة فعالة لحفظ الملفات إلكترونيًا وورقيًا والمحافظة عليها.

• إعداد الوثائق وتوزيعها، والتعامل مع البريد والشحنات البريدية وخدمات التوصيل وغيرها من وسائل الاتصال.

• طلب وإدارة المستلزمات المكتبية والمحافظة على بيئة عمل فعالة.

ز. مسؤوليات إضافية

• الرد على الاستفسارات وتقديم معلومات دقيقة حول السياسات والإجراءات للجهات الداخلية والخارجية.

• أداء أي مهام أخرى يراها نائب رئيس الجامعة للشؤون الأكاديمية والبحث والابتكار ضرورية.

4. المؤهلات والخبرات والمهارات

المؤهل العلمي

• درجة الماجستير في مجال ذي صلة، مثل:

  • الإحصاء.

  • علم البيانات.

  • العلوم الاجتماعية.

  • أو تخصص ذي صلة.

• يمكن النظر في قبول درجة البكالوريوس بدلًا من الماجستير في حال توفر خبرة استثنائية في التحليل وإعداد التقارير.

الخبرة

• خبرة عملية لا تقل عن 3 سنوات في مجال الدعم التنفيذي، أو تحليل السياسات، أو البحوث المؤسسية، أو مجال ذي صلة.

• خبرة مثبتة في تحليل البيانات وإعداد التقارير الإحصائية وإنتاج الوثائق القائمة على الأدلة للإدارة العليا.

• تُعد الخبرة السابقة في التنسيق والتواصل مع الوزارات الحكومية أو الجهات التنظيمية أو الأطراف الخارجية ميزة مرغوبة بشدة.

• تُعد الخبرة في الإدارة الأكاديمية أو إدارة البحوث داخل بيئة جامعية ميزة إضافية.

المهارات التقنية

• إجادة متقدمة لبرامج Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint، مع مهارات قوية في استخدام Excel لتحليل البيانات والجداول المحورية وإنشاء الرسوم البيانية.

• الخبرة في استخدام أدوات تحليل البيانات أو البرامج الإحصائية مثل SPSS أو R أو Python أو Tableau أو Power BI تُعد ميزة إضافية.

• إجادة إدارة قواعد البيانات ومنصات التعاون الرقمي.

• مهارات قوية في إعداد التقارير وصياغة السياسات والتحرير، مع اهتمام بالغ بالدقة والأسلوب والصياغة.

الكفاءات الأساسية

• مهارات استثنائية في التحليل والتفكير النقدي، مع القدرة على تحويل البيانات المعقدة إلى رؤى قابلة للتنفيذ وسرد واضح ومفهوم.

• مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغتين العربية والإنجليزية.

• مستوى عالٍ من السرية والنزاهة والمهنية في التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية.

• مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت، مع القدرة على إدارة أولويات ومواعيد نهائية متعددة في الوقت نفسه.

• القدرة على حل المشكلات بشكل استباقي، واتخاذ قرارات سليمة عند معالجة القضايا المعقدة بشكل مستقل.

• عقلية تعاونية والقدرة على التواصل والعمل بفعالية مع مختلف المستويات داخل المؤسسة ومع الشركاء الخارجيين.

اللغة

• إجادة ممتازة للغتين العربية والإنجليزية، تحدثًا وكتابة، أمر أساسي.