شاغر وظيفي: سكرتير/ة – مرشح/ة عُماني/ة

القسم: مكتب مدير كلية الدراسات التأسيسية (SoFS)
الحرم الجامعي: كلية الدراسات التأسيسية، مرتفعات المطار
يرفع التقارير إلى: المدير
نوع الوظيفة: دوام كامل

المؤهل العلمي الأدنى

درجة البكالوريوس في أحد التخصصات التالية:

• إدارة الأعمال.

• إدارة المكاتب.

• السكرتارية.

• أو أي تخصص ذي صلة.

ويُفضّل الحصول على شهادة مهنية ذات صلة.

الخبرة

من 2 إلى 5 سنوات.

ملاحظة: يشترط الوصف الوظيفي خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية أو الدعم الإداري.

متطلبات اللغة

إتقان اللغة الإنجليزية والعربية أمر إلزامي.

الوصف الوظيفي

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية أو الدعم الإداري، ويفضل أن تكون في مؤسسة للتعليم العالي أو بيئة مهنية مماثلة.

• خبرة في تقديم الدعم الإداري لكبار المسؤولين التنفيذيين أو المديرين أو القيادات الأكاديمية.

• خبرة في تنسيق الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات، ومتابعة بنود العمل والإجراءات المطلوبة.

• خبرة في التعامل مع الوثائق السرية وحفظ السجلات بدرجة عالية من الدقة والسرية.

• خبرة في تنسيق الاتصالات والمراسلات مع الجهات والأطراف الداخلية والخارجية.

المتطلبات والمهارات

أولاً: مهارات الاتصال والتواصل

• مهارات ممتازة في التواصل والعلاقات الشخصية، مع القدرة على التعامل بمهنية مع أعضاء الهيئة الأكاديمية والطلبة والإدارة العليا والأطراف الخارجية.

• مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغتين العربية والإنجليزية.

• القدرة على إعداد ومراجعة وتحرير المراسلات الرسمية والتقارير ومحاضر الاجتماعات والعروض التقديمية.

• مهارات قوية في خدمة العملاء، مع القدرة على التعامل مع الاستفسارات بمهنية ولباقة.

• القدرة على التواصل بفعالية مع الحفاظ على السرية والمهنية.

ثانياً: مهارات الحاسوب والمهارات الرقمية

• إجادة متقدمة لحزمة Microsoft Office، بما في ذلك:

  • Word

  • Excel

  • PowerPoint

  • Outlook

• مهارات ممتازة في استخدام Microsoft Teams وZoom ومنصات الاجتماعات الافتراضية الأخرى.

• خبرة في استخدام أنظمة إدارة الوثائق، وأنظمة الأرشفة الإلكترونية، وأدوات التعاون القائمة على الحوسبة السحابية.

• القدرة على إدارة التقويمات الإلكترونية، وجدولة المواعيد، وتنسيق الاجتماعات بكفاءة.

• الإلمام بأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP مثل SAP وأنظمة المعلومات الجامعية يُعد ميزة إضافية.

• القدرة على إعداد التقارير وجداول البيانات والعروض التقديمية والملخصات الإحصائية باستخدام البرامج والتطبيقات المناسبة.

ثالثاً: الكفاءات الشخصية

• مستوى عالٍ من المهنية والنزاهة والسرية في التعامل مع المعلومات والبيانات الحساسة.

• مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت، مع القدرة على ترتيب أولويات المهام المتعددة والالتزام بالمواعيد النهائية.

• اهتمام كبير بالتفاصيل والالتزام بالدقة.

• القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف، واتخاذ القرارات السليمة وفقاً للموقف.

• مهارات قوية في حل المشكلات واتخاذ القرارات.

• القدرة على العمل بشكل تعاوني مع الموظفين الأكاديميين والإداريين في مختلف أنحاء الجامعة.

• المرونة والقدرة على التكيف مع تغير الأولويات والمتطلبات التشغيلية.

• التحلي بروح إيجابية والمبادرة والالتزام بتقديم دعم إداري عالي الجودة.

• القدرة على المحافظة على أنظمة أرشفة فعالة وضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات المؤسسية.

آخر موعد للتقديم

📅 24 سبتمبر 2026

الجنسية المطلوبة: عُماني/ة.