مساعد إداري – Admin Assistant

📅 تاريخ الإعلان: 12 سبتمبر 2026
📍 الموقع: QA

🎯 الهدف من الوظيفة

يقدم المساعد الإداري (Admin Assistant) الدعم الإداري والمكتبي الشامل لضمان كفاءة سير العمل داخل القسم.

وتشمل مسؤوليات الوظيفة إدارة المراسلات، وحفظ السجلات والوثائق، وتنسيق الاجتماعات وترتيبات السفر، وإعداد التقارير، والتعامل مع مستندات المكتب، ودعم الأنشطة الإدارية اليومية.

ويعمل المساعد الإداري بشكل وثيق مع الأقسام الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين لضمان سلاسة العمليات المكتبية، مع الحفاظ على السرية والالتزام بسياسات وإجراءات الشركة.

🔹 المسؤوليات الرئيسية

• تقديم الدعم الإداري والمكتبي اليومي للقسم.

• إعداد وتنسيق وحفظ المراسلات والتقارير والعروض التقديمية ومحاضر الاجتماعات وغيرها من وثائق العمل.

• إدارة وتنظيم أنظمة حفظ الملفات الورقية والإلكترونية لضمان دقة السجلات وأرشفتها بشكل آمن.

• التعامل مع سجلات الشركة السرية والمعلومات الحساسة بمنتهى السرية والحرص.

• تنسيق الاجتماعات والمواعيد والجداول الزمنية الخاصة بالقسم.

• ترتيب حجوزات السفر والفنادق ووثائق التأشيرات عند الحاجة.

• إعداد جداول أعمال الاجتماعات وتنسيق جميع الترتيبات اللوجستية المتعلقة بها.

• معالجة طلبات الشراء ومتابعة الطلبات الإدارية.

• إدارة سجلات القسم وقواعد البيانات وأدوات المتابعة، والتأكد من اكتمال الوثائق وتحديثها باستمرار.

• المساعدة في إعداد التقارير الدورية والعروض التقديمية وبيانات الأداء للإدارة.

• التنسيق مع الأقسام الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين لدعم العمليات اليومية للأعمال.

• ضمان الالتزام بسياسات وإجراءات الشركة والمعايير الإدارية المعتمدة.

• دعم عمليات التدقيق والمراجعة الداخلية والخارجية من خلال توفير الوثائق المطلوبة.

• الالتزام بسياسات وإجراءات الجودة والصحة والسلامة والبيئة (QHSE) الخاصة بالشركة، والمشاركة في مبادرات الصحة والسلامة والبيئة (HSE) وبرامج التدريب الإلزامية.

• تنفيذ أي مهام إدارية أخرى يتم تكليفها من قبل الإدارة.

🎓 المؤهلات والمتطلبات

• درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو أي مجال ذي صلة.

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في وظيفة مساعد إداري أو دور مشابه في مجال الدعم الإداري، ويفضل أن تكون في قطاع النفط والغاز أو التصنيع أو القطاع الصناعي.

• خبرة في إدارة المكاتب، وإدارة الوثائق، وتنسيق السفر، وحفظ السجلات.

• الإلمام بأنظمة ERP، ويفضل الخبرة في استخدام SAP، بالإضافة إلى برامج إدارة المكاتب الأخرى.

• إتقان استخدام حزمة Microsoft Office، بما في ذلك:

  • Word

  • Excel

  • PowerPoint

  • Outlook

📌 معلومات الوظيفة