مساعد دعم الأعمال G6 – دعم الإدارة العليا

Business Support Associate G6 (Senior Management Support)

📍 مكان العمل: القاهرة، مصر
🕐 نوع الوظيفة: دوام كامل
📄 نوع العقد: عقد محدد المدة
⏳ مدة العقد: 12 شهرًا، قابلة للتمديد بناءً على الأداء وتوفر التمويل
📅 آخر موعد للتقديم: 25 أغسطس 2026، الساعة 11:59 مساءً بتوقيت القاهرة
🔢 رقم الوظيفة: JR119158

نبذة عن برنامج الأغذية العالمي WFP

World Food Programme (برنامج الأغذية العالمي) هو أكبر منظمة إنسانية في العالم، يعمل على إنقاذ الأرواح في حالات الطوارئ، واستخدام المساعدات الغذائية لبناء مسارات نحو السلام والاستقرار والازدهار للأشخاص المتعافين من النزاعات والكوارث وآثار تغير المناخ.

ويؤكد البرنامج التزامه بالتنوع وتكافؤ فرص العمل، ويشجع جميع المؤهلين على التقديم.

كما يوفر بيئة عمل شاملة ومتعددة الثقافات، ويستثمر في التطوير المهني والشخصي للموظفين من خلال التدريب والتوجيه والإرشاد وفرص التنقل الوظيفي الداخلية.

الهدف من الوظيفة

تحت الإشراف العام للمدير القطري، سيكون مساعد دعم الأعمال مسؤولًا عن ضمان سير العمل بكفاءة وسلاسة في المكتب التنفيذي للإدارة العليا (Front Office).

تتطلب الوظيفة مستوى عاليًا من:

• الاحترافية.

• السرية وحسن التعامل مع المعلومات.

• المبادرة.

• القدرة على إدارة المهام الإدارية المعقدة.

• تقديم الدعم التنفيذي للقيادات العليا.

وسيعمل الموظف على تنسيق وتقديم مجموعة واسعة من خدمات دعم الأعمال، بما في ذلك:

• إدارة جداول ومواعيد المديرين.

• تنظيم الاجتماعات رفيعة المستوى.

• إعداد مواد الإحاطة.

• التعامل مع المراسلات السرية.

• التنسيق مع الفرق الداخلية والشركاء الخارجيين لضمان تقديم الخدمات في الوقت المناسب وبجودة عالية.

المسؤوليات والمهام الرئيسية

1. الدعم التنفيذي

• تقديم دعم مباشر ومتخصص كمساعد تنفيذي للإدارة العليا.

• دعم المدير القطري ونائب المدير القطري.

• إدارة جداول المواعيد بصورة استباقية.

• التخطيط للسفر والبعثات وإعداد برامج الرحلات.

• متابعة الإجراءات والمهام الناتجة عن الاجتماعات.

2. إعداد الوثائق والتقارير

• إعداد وتجميع التقارير والوثائق والمراسلات ومذكرات الإحاطة وغيرها.

• إجراء البحوث المتعلقة بمجال العمل.

• مراجعة المراسلات والوثائق وتحريرها وإجراء التعديلات اللازمة.

• إعداد مواد الاجتماعات والإحاطات بما يتوافق مع معايير البرنامج.

3. الترجمة

من المتطلبات الخاصة للوظيفة:

• إعداد ومراجعة وترجمة المراسلات الرسمية والتقارير ومواد الإحاطة والاجتماعات إلى اللغة العربية.

• الترجمة من العربية إلى الإنجليزية عند الحاجة.

• ضمان الدقة والوضوح والتوافق مع معايير برنامج الأغذية العالمي.

4. إدارة المراسلات الرسمية

• العمل كنقطة اتصال للمراسلات الرسمية، بما يشمل:

  • الخطابات.

  • المذكرات.

  • رسائل البريد الإلكتروني.

• التنسيق بشأن توجيه المراسلات والحصول على الموافقات اللازمة.

• ضمان الاحترافية وسرعة الإنجاز.

• إنشاء سجل وأرشيف منظم للمراسلات بهدف سهولة الرجوع إليها والتدقيق فيها.

5. تنظيم الاجتماعات والفعاليات

• تنظيم الاجتماعات والفعاليات رفيعة المستوى.

• إعداد:

  • جداول الأعمال.

  • الدعوات.

  • الترتيبات اللوجستية.

  • إجراءات البروتوكول.

• إعداد حزم القراءة المسبقة Read-ahead Packages.

• إعداد نقاط الحديث Talking Points.

• إعداد مذكرات الاجتماعات والسجلات NFR – Notes for Record.

• إعداد جداول متابعة الإجراءات والمهام Action Trackers.

6. العلاقات والتنسيق

إنشاء والحفاظ على علاقات عمل فعالة مع:

• الوحدات الداخلية في البرنامج.

• وكالات الأمم المتحدة.

• الجهات الحكومية.

• المانحين.

• المنظمات والشركاء.

وذلك لضمان تدفق المعلومات في الوقت المناسب وتنسيق الإجراءات بين الجهات المختلفة.

7. إدارة السجلات وقواعد البيانات

• الإشراف على حفظ السجلات وقواعد البيانات وتحديثها.

• ضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها.

• الالتزام باللوائح والسياسات ذات الصلة.

8. الدعم المالي والميزانيات

• مساعدة المديرين في:

  • التخطيط للميزانيات.

  • متابعة الإنفاق.

  • مطابقة ومراجعة الميزانيات.

• ضمان استخدام الموارد المالية المخططة بكفاءة.

• القدرة على تحليل البيانات المالية ومراقبة الميزانيات.

9. تطوير إجراءات العمل

• البحث بشكل مستمر عن التغذية الراجعة واستخدامها لتحسين إجراءات العمل.

• تقييم إجراءات وممارسات الدعم الإداري.

• اقتراح التحسينات التي تساهم في رفع كفاءة الخدمات.

10. الإشراف على الموظفين

• تقديم المشورة والدعم والتدريب لموظفي الدعم الإداري الأقل خبرة.

• تنسيق مهام الزملاء المبتدئين.

• ضمان تقديم خدمات الدعم بالمستوى المطلوب وبشكل متسق.

• القيام بأي مهام أخرى تتناسب مع مستوى الوظيفة والخبرة المطلوبة.

المؤهلات والخبرة

المؤهل العلمي

يفضل الحصول على:

🎓 درجة البكالوريوس في أحد التخصصات التالية:

• إدارة الأعمال.

• الإدارة.

• العلاقات العامة.

• أو تخصص ذي صلة.

الخبرة

يشترط:

6 سنوات أو أكثر من الخبرة المهنية المتدرجة والمسؤولة في مجال دعم الأعمال أو المجال الإداري ذي الصلة، مع خبرة في الأعمال الإدارية العامة.

المهارات والمعارف المطلوبة

يجب أن يمتلك المتقدم:

• معرفة متخصصة بتطبيق إجراءات وعمليات دعم الأعمال.

• معرفة عملية بأساليب وإجراءات وأنظمة الدعم الإداري.

• مهارات اتصال وتواصل جيدة.

• القدرة على تقديم خدمات دعم متخصصة لمجموعة واسعة من الأشخاص.

• القدرة على تحليل البيانات المالية ومتابعة الميزانيات.

• القدرة على تحديد مجالات التحسين واقتراح الحلول.

• مهارات قوية في خدمة العملاء وأصحاب المصلحة.

• القدرة على توقع الاحتياجات وتقديم الدعم في الوقت المناسب.

• خبرة في تنسيق عمل الآخرين.

• القدرة على تدريب ودعم الموظفين.

• مهارات تنظيمية ممتازة.

• القدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة عمل سريعة.

• الاهتمام الكبير بالتفاصيل.

• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل بحذر مع المعلومات.

المهارات التقنية

إتقان برامج:

• Microsoft Outlook

• Microsoft Word

• Microsoft Excel

• Microsoft PowerPoint

• Adobe Acrobat

اللغات

يشترط إجادة:

🇦🇪 اللغة العربية كتابةً وتحدثًا
🇬🇧 اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا

إطار القيادة في برنامج الأغذية العالمي

يعتمد البرنامج على إطار للقيادة يحدد معايير السلوك المشتركة التي توجه طريقة العمل والتعاون لتحقيق أهداف المنظمة.

ومن قيم البرنامج:

• النزاهة.

• التعاون.

• الالتزام.

• الإنسانية.

• الشمول.

التسهيلات للأشخاص ذوي الإعاقة

يلتزم برنامج الأغذية العالمي بتوفير التسهيلات المعقولة للأشخاص ذوي الإعاقة خلال عملية التوظيف.

وفي حال الحاجة إلى تسهيلات خاصة أثناء عملية التقديم، يمكن التواصل مع فريق الشمول التابع للبرنامج.

تنبيه مهم بشأن الرسوم

⚠️ الأمم المتحدة لا تفرض أي رسوم في أي مرحلة من مراحل التوظيف، بما في ذلك:

• تقديم الطلب.

• معالجة الطلب.

• المقابلات.

• الاختبارات.

• التدريب.

إذا تلقيت أي طلب لدفع رسوم مقابل التوظيف، فيجب تجاهله.

كما ينبغي توخي الحذر عند تقديم المعلومات الشخصية عبر الإنترنت، نظرًا لإمكانية تقليد الشعارات والأسماء والعناوين الرسمية.

طريقة التقديم

يجب تقديم الطلب حصريًا عبر نظام التوظيف الإلكتروني لبرنامج الأغذية العالمي.

❌ لن يتم النظر في الطلبات المرسلة عبر:

• البريد الإلكتروني.

• LinkedIn.

• أو أي قناة أخرى.

ويُنصح بالتأكد من أن ملفك في النظام مكتمل ودقيق، وخاصة:

• الخبرات العملية.

• المؤهلات الأكاديمية.

• اللغات.

• الدرجة الوظيفية في الأمم المتحدة إن وجدت.

الوثائق المطلوبة عند التقديم

في مرحلة التقديم، المطلوب فقط:

1. السيرة الذاتية CV

2. رسالة تغطية Cover Letter

وقد يُطلب لاحقًا تقديم وثائق إضافية مثل جواز السفر والشهادات وخطابات التوصية.

سيتم التواصل فقط مع المرشحين المدرجين في القائمة المختصرة.