موظف سجلات مبتدئ – Junior Clerk

الموقع: دبي، الإمارات العربية المتحدة
نوع العمل: دوام كامل
الفئة الوظيفية: الإدارة والدعم

وصف الوظيفة

يتولى موظف السجلات المبتدئ حفظ جميع وثائق السجلات الطبية في الأماكن الصحيحة وفي الوقت المناسب، وإرفاق الوثائق بالشكل المناسب بالسجل الطبي الإلكتروني (EMR) وملفات المرضى الورقية.

كما يتابع مواقع السجلات والوثائق التي يتم تسليمها إلى الوحدات السريرية، ويقوم بتسليم واستلام السجلات والوثائق من وإلى مختلف المواقع داخل المنشأة، بالإضافة إلى ترتيب عمليات التسليم إلى العيادات التابعة (Satellite Clinics).

المسؤوليات

أولًا: استقبال غرفة الملفات

• التعامل مع جميع المتصلين والزوار في الوقت المناسب وبطريقة مهنية.

• متابعة البريد الإلكتروني الخاص بغرفة الملفات والرد عليه بالشكل المناسب.

• معالجة الطلبات وفقًا للسياسات المعتمدة.

• تحويل طلبات الإفصاح عن المعلومات إلى وحدة الإفصاح عن المعلومات (ROI).

• إبقاء مقدمي الطلبات على اطلاع من خلال إبلاغهم بتوفر الوثائق أو عدم توفرها.

• استخدام نظام التتبع لمتابعة موقع وثائق المرضى.

ثانيًا: الوثائق الورقية

جمع وثائق المرضى الورقية من الوحدات السريرية ومراجعتها للتأكد من:

• صحة بيانات تعريف المريض.

• عدم وجود أي مخالفات أو مشكلات في الوثائق.

• عدم وجود وثائق غير معتمدة.

ثم:

• توزيع الوثائق على موظفي الفرز باستخدام نظام الترتيب بالأرقام النهائية (Terminal Digit Filing System).

• مسح الوثائق ضوئيًا وإرفاقها بالسجل الطبي الإلكتروني EMR الصحيح باستخدام معرفين على الأقل للمريض للتأكد من هويته.

• التأكد من إرفاق جميع الوثائق الممسوحة ضوئيًا برقم الزيارة/الحالة الصحيح FIN، واختيار نوع أو عنوان الوثيقة الصحيح.

• تحديد أنواع الوثائق غير المتوفرة في نظام المعلومات الصحية.

• تنظيم الوثائق حسب نوعها، مثل:

  • الوثائق الخارجية.

  • نماذج الموافقة المستنيرة.

  • الوثائق الأخرى.

• معالجة الوثائق وفقًا للسياسات والإجراءات المعتمدة.

ثالثًا: الوثائق التي يتعذر العثور عليها

• الاحتفاظ بسجل للوثائق المفقودة أو غير المتوفرة لأغراض الإحصاءات والمتابعة.

• متابعة الوثائق ذات الأولوية بشكل مستمر وفي الوقت المناسب.

رابعًا: تجهيز الوثائق للإجراءات الطبية المجدولة

• تجهيز السجلات وفقًا لجدول غرف العمليات.

• التأكد من توفر الوثائق المطلوبة.

• متابعة العيادة المعنية في حال عدم توفر أي وثائق.

• إبلاغ وحدات المرضى الداخليين بالوثائق غير المتوفرة.

• تسليم الوثائق إلى الوحدات المناسبة بحلول الساعة 19:00 في اليوم السابق للإجراء المجدول.

خامسًا: تحميل الأقراص المدمجة التي تحتوي على صور طبية

• تحميل الأقراص المدمجة الواردة من منشآت صحية خارجية والتي تحتوي على صور طبية، وفقًا للطلبات، والتأكد من مطابقة الصور للطلب الطبي الصحيح.

• التنسيق مع العيادة التي طلبت الفحص أو مع قسم تكنولوجيا المعلومات IT.

• الاحتفاظ بسجل لجميع الأقراص المدمجة التي تم:

  • استلامها.

  • تحميلها.

  • استردادها أو تسليمها.

سادسًا: رقمنة السجلات الطبية والتخلص من معلومات المرضى

• المساعدة في رقمنة السجلات الطبية الورقية المؤرشفة من خلال تجهيز السجلات ومسحها ضوئيًا والتأكد من جودة عملية المسح.

• المساعدة في عملية التخلص من السجلات الطبية التي تمت رقمنتها.

• التخلص من وثائق المرضى بطريقة آمنة، مثل الإتلاف بالفرم/التقطيع (Shredding)، بما يحافظ على سرية المعلومات.

سابعًا: التخزين خارج الموقع

• تقديم تفاصيل جميع طلبات استرجاع السجلات، وتسجيلها واستلامها عند التسليم.

• تجهيز الوثائق والسجلات لإعادتها أو نقلها لأول مرة إلى موقع التخزين خارج المنشأة.

ثامنًا: مهام أخرى

• استخدام نظام الإبلاغ عن الحوادث للإبلاغ عن أي أحداث تتعلق بـ:

  • سرية المعلومات.

  • أمن المعلومات والسجلات.

  • توثيق السجلات.

• تسجيل حجم العمل اليومي لدعم الإحصاءات الخاصة بعبء العمل في القسم.

• تنفيذ مهام إضافية يتم تكليف منسقي السجلات الطبية و/أو منسقي وحدة الإفصاح عن المعلومات (ROI) بها، مثل تجميع وتحليل الوثائق خلال فترات ضغط العمل أو تغطية إجازات الموظفين.

• الحفاظ على جودة العمل من خلال الالتزام بمعايير وسياسات المستشفى.

• ضمان استمرارية العمل من خلال توثيق الإجراءات والمشكلات والاحتياجات المستمرة والتواصل بشأنها.

• تعزيز جودة السجلات الطبية وسمعة المستشفى من خلال تحمل مسؤولية إنجاز الطلبات الجديدة والمختلفة، والبحث عن فرص لإضافة قيمة إلى العمل.

المؤهلات

• شهادة الثانوية العامة.

الخبرة المهنية

• خبرة لا تقل عن سنتين في بيئة للرعاية الصحية، في أحد المجالين:

  • إدارة المعلومات الصحية (HIM).

  • قسم السجلات الطبية (MRD).

• يُفضّل وجود معرفة بـ:

  • المصطلحات الطبية.

  • المستوى المناسب من خدمات الرعاية الصحية وأنظمة تقديم الرعاية الصحية.

  • نظام ترتيب الملفات باستخدام الأرقام النهائية (Terminal Digit Filing).

• مهارات جيدة في استخدام تطبيقات الحاسوب، مثل:

  • Microsoft Word

  • Microsoft Excel

  • Microsoft PowerPoint

  • Microsoft Outlook

  • أنظمة البريد الإلكتروني.

• القدرة على التحدث والكتابة باللغة الإنجليزية بطلاقة.

معلومات الوظيفة

• المسمى الوظيفي: موظف سجلات مبتدئ – Junior Clerk

• رقم الوظيفة: 4488

• الفئة الوظيفية: الإدارة والدعم

• تاريخ النشر: 9 أغسطس 2026

• آخر موعد للتقديم: 15 أغسطس 2026

• المؤهل المطلوب: الثانوية العامة

• نظام العمل: دوام كامل

• الموقع: شارع 19، دبي، الإمارات العربية المتحدة