منسق/ة برامج أول (Senior Program Coordinator)

نظام العمل: دوام كامل
الموقع: عمّان، الأردن
المستوى الوظيفي: متوسط الخبرة (Mid Level)

نبذة عن منظمة Development Gateway وبرنامج ASAS

تُعد Development Gateway: An IREX Venture (DG) منظمة دولية غير ربحية تعمل عند تقاطع مجالات البيانات، والأنظمة الرقمية، وبرامج التنمية.

تشارك المنظمة ضمن ائتلاف من عدة جهات تقوده منظمة IREX لتنفيذ نشاط تعليم الصفوف المبكرة (Early Grade Education Activity - EGEA) المعروف باسم برنامج ASAS في الأردن، وهو برنامج تعليمي واسع النطاق وسريع التنفيذ يمتد من عام 2023 حتى عام 2028.

ضمن برنامج ASAS، تدعم منظمة DG الأنشطة الرئيسية المتعلقة بـ:

• نظم المعلومات.

• استخدام البيانات.

• التكامل والتشغيل البيني للأنظمة (Interoperability).

• الحوكمة.

• التحليلات.

• التنسيق مع الجامعات، وأعضاء الائتلاف، والجهات الحكومية الأردنية.

ملخص الوظيفة

سيعمل منسق برنامج ASAS الأول بوظيفة بدوام كامل ومن مقر العمل في عمّان، الأردن.

يُعد هذا الدور نقطة اتصال مركزية للتنسيق والعمليات الخاصة بأعمال منظمة DG ضمن ائتلاف ASAS، وهو مخصص لشخص يتمتع بدرجة عالية من التنظيم، والمبادرة، والقدرة على إيجاد الحلول، بحيث يستطيع إدارة عدة مسارات عمل في الوقت نفسه وضمان التنسيق الفعال بين:

• منظمة DG.

• منظمة IREX.

• الاستشاريين.

• الموردين.

• الجامعات.

• الجهات الحكومية.

تتطلب الوظيفة شخصاً قادراً على العمل في بيئة سريعة التغير، وفهم وتطبيق أنظمة وإجراءات الامتثال الخاصة بـ DG وIREX بسرعة، مع الحفاظ على التوافق مع أولويات الائتلاف والجداول الزمنية وآليات العمل.

سيدعم منسق البرنامج التنفيذ اليومي السلس للبرنامج من خلال الجمع بين:

• الانضباط الإداري القوي.

• إدارة الموردين والاستشاريين.

• تنسيق الفريق الداخلي.

• حل المشكلات العملية.

المرشح المثالي يجب أن يكون مبادراً، ومنظماً بدرجة عالية، ولديه خبرة في:

• التنسيق.

• إدارة الموردين.

• العمليات التشغيلية.

• متابعة المواعيد النهائية المتعددة.

• التعامل مع الأولويات المتغيرة باحترافية ودقة.

العلاقات الإدارية والتنسيقية

يرفع منسق البرنامج تقاريره إلى مسؤول الإشراف في DG الموجود في المملكة المتحدة، مع تنسيق منتظم مع أعضاء فرق البرامج والتقنية في DG الموجودين في:

• الأردن.

• الولايات المتحدة.

• كينيا.

• الأرجنتين.

• مواقع أخرى.

كما سيعمل بشكل وثيق مع موظفي IREX وأعضاء الائتلاف الآخرين لضمان دمج أعمال DG ضمن احتياجات تنفيذ برنامج ASAS.

سيكون المنصب ضمن مكتب ASAS في عمّان، مع تعاون مستمر مع فريق الائتلاف في الأردن لتعزيز:

• التواصل.

• المساءلة.

• التنسيق التشغيلي بين الشركاء.

المسؤوليات الرئيسية

أولاً: تنسيق البرامج والتنفيذ

• تنسيق التنفيذ اليومي لمسارات عمل DG ضمن برنامج ASAS.

• متابعة الجداول الزمنية والمخرجات والاعتماديات والإجراءات المطلوبة لضمان الإنجاز في الوقت المحدد.

• تحديث خطط العمل والجداول الزمنية وأدوات المتابعة وتقارير الحالة ووثائق المشروع.

• تحديد المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على تنفيذ أنشطة DG واقتراح خطط للتخفيف منها.

• متابعة تقدم العمل وتحديد العوائق ورفع المخاطر أو التأخيرات للإدارة مع حلول مقترحة.

• تنسيق مساهمات فريق DG لإعداد التقارير الأسبوعية والشهرية والربع سنوية.

• متابعة المهام الناتجة عن الاجتماعات وضمان تنفيذها من قبل المسؤولين عنها.

ثانياً: الدعم الإداري والتشغيلي

• تقديم دعم إداري عالي الجودة لمحفظة مشاريع ASAS.

• تنظيم الاجتماعات وإدارة المواعيد وإعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.

• متابعة القرارات والإجراءات الناتجة عن الاجتماعات.

• تنسيق الخدمات اللوجستية للاجتماعات وورش العمل والفعاليات.

• حجز القاعات وتجهيز المواد وضمان وصول المعلومات للمشاركين.

• دعم ترتيبات السفر والتنقل والإقامة للموظفين والاستشاريين والشركاء.

• تنظيم ملفات المشروع وأنظمة الحفظ والتوثيق.

• تطوير ومتابعة إجراءات العمل والنماذج والأدلة التشغيلية.

ثالثاً: إدارة الموردين والاستشاريين

• دعم عمليات المشتريات وإدارة الموردين.

• طلب عروض الأسعار ومتابعة أوامر الشراء المعتمدة.

• متابعة نطاق العمل والجداول الزمنية والتكاليف والسجلات المالية.

• التنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات الخارجيين مثل:

  • خدمات الترجمة.

  • شركات السفر والإقامة.

  • الاستشاريين.

• مراجعة مخرجات الموردين والتأكد من اكتمالها.

• جمع الملاحظات من DG وIREX ومتابعة التعديلات المطلوبة.

• مراجعة الفواتير والمستندات الداعمة قبل اعتمادها.

• دعم تحديد احتياجات الاستشاريين والتنسيق لعمليات التعاقد والانضمام.

• رفع المخاطر المالية أو مشاكل الامتثال لمسؤول الإشراف.

رابعاً: التنسيق الداخلي ومع الشركاء

• التنسيق مع فرق DG المحلية والعالمية لضمان مشاركة المعلومات وتنفيذ المهام.

• العمل مع فرق DG وIREX لضمان توافق الإجراءات والموافقات والوثائق.

• دعم التعاون مع:

  • الشركاء.

  • الجامعات.

  • الجهات الحكومية.

  • الجهات الفنية.

• إعداد عروض تقديمية وتقارير وملخصات باللغتين العربية والإنجليزية.

• ضمان تدفق المعلومات بين أعضاء الفريق والشركاء وأصحاب المصلحة.

خامساً: الامتثال وإدارة الأنظمة والإجراءات

• التعرف السريع على أنظمة وإجراءات DG وIREX ومتطلبات الامتثال.

• إدارة عدة مسارات عمل في نفس الوقت مثل:

  • التقارير.

  • المشتريات.

  • الخدمات اللوجستية.

  • الاجتماعات.

  • متابعة الاستشاريين.

  • إدارة الوثائق.

• ضمان جودة وثائق المشروع وسجلات الموردين وإجراءات التشغيل.

• المساهمة في تطوير إجراءات عمل عملية لتحسين الكفاءة والمساءلة.

المؤهلات المطلوبة

المؤهلات الأساسية

• درجة البكالوريوس في تخصص ذي صلة مثل:

  • الإدارة.

  • التربية.

  • العلوم الاجتماعية.

  • دراسات التنمية.

  • إدارة المعلومات.

  • إدارة الأعمال.

  • السياسات العامة.

  • أو أي مجال مشابه.

• خبرة من 3 إلى 5 سنوات في:

  • تنسيق البرامج.

  • العمليات.

  • الإدارة.

  • دعم المشاريع.

ويُفضل أن تكون الخبرة ضمن:

• برامج التنمية.

• قطاع التعليم.

• المشاريع الممولة من الجهات المانحة.

• خبرة مثبتة في إدارة عدة مسارات عمل في بيئة متعددة الشركاء.

• خبرة في:

  • إدارة الموردين.

  • الاستشاريين.

  • المشتريات.

  • الفواتير.

  • الخدمات اللوجستية.

• خبرة في إعداد وثائق وعروض وتقارير ثنائية اللغة.

• خبرة في التنسيق مع فرق داخلية وشركاء خارجيين.

• إجادة اللغة الإنجليزية والعربية كتابةً ومحادثة.

• مهارات قوية في:

  • الكتابة.

  • التوثيق.

  • إعداد العروض.

  • التنظيم.

  • إدارة الوقت.

  • المتابعة الدقيقة.

• مهارات ممتازة في التواصل وبناء العلاقات والعمل مع فرق متنوعة.

• القدرة على العمل باستقلالية مع التعاون الفعال مع الإدارة والفريق.

المؤهلات المفضلة

• خبرة في برامج تعتمد على ائتلافات وشراكات متعددة.

• خبرة في متطلبات الامتثال للجهات المانحة مثل:

  • USAID.

  • IREX.

  • أو جهات دولية مشابهة.

• خبرة في مجالات:

  • التعليم.

  • التطوير الرقمي.

  • البيانات.

  • التكنولوجيا في الأردن.

• معرفة بتطبيقات الذكاء الاصطناعي في قطاع التعليم.

• معرفة بالمؤسسات الأردنية مثل:

  • الوزارات.

  • الجامعات.

  • الجهات العاملة في قطاع التعليم.

الراتب والمزايا

يتراوح الراتب السنوي لهذه الوظيفة بين:

23,000 – 29,000 دولار أمريكي سنوياً

ويتم تحديد الراتب النهائي بناءً على:

• مهارات المتقدم.

• مستوى الخبرة.

• المؤهلات المهنية.