مسؤول الإمدادات (Supply Officer) – FS-6

معلومات الوظيفة

مكان العمل والتبعية الإدارية

تقع الوظيفة ضمن:

مكتب المبعوث الخاص للأمين العام للأمم المتحدة إلى اليمن (OSESGY).

سيعمل الموظف من عمّان – الأردن، ويرفع تقاريره إلى:

مسؤول الإمدادات في صنعاء.

المسؤوليات والمهام الرئيسية

ضمن حدود الصلاحيات المفوضة، سيكون مسؤول الإمدادات مسؤولًا عن تنفيذ المهام التالية:

1. إدارة العقود والخدمات

• تطوير ومراجعة ومتابعة وإدارة العقود الفنية الخاصة بتقديم خدمات الدعم.

• إعداد تقديرات التكاليف الحالية وتأثيرات الميزانية.

• إعداد التوقعات طويلة المدى لاحتياجات المنظمة من:

  • الآليات.

  • المعدات.

  • الأدوات.

  • المواد.

  • الخدمات.

  • الإمدادات.

  • المساعدات الغذائية.

  • الخدمات الأساسية.

2. إدارة الأصول والممتلكات

• متابعة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).

• إعداد تقارير التحليل الإداري للأصول والممتلكات والمعدات.

• الإشراف على:

  • إدارة الأصول.

  • إدارة الممتلكات.

  • إعداد التقارير المالية السنوية.

• بدء إجراءات التخلص من المواد والأصول، بما يشمل:

  • إعداد خطة التخلص من الأصول.

  • تجهيز ملفات الشطب وفق القواعد المالية وصلاحيات التفويض.

3. البحث والتخطيط اللوجستي

• إجراء أبحاث السوق ومراجعة أفضل الممارسات في تطوير العقود.

• تكييف الممارسات بما يتوافق مع متطلبات الأمم المتحدة.

• تحديد ومراجعة احتياجات البعثة.

• اتخاذ الإجراءات اللازمة لتلبية تلك الاحتياجات ومراقبتها.

4. الزيارات الفنية وإدارة الموارد

• إجراء زيارات مسح فنية خلال:

  • مرحلة بدء المشروع.

  • مراحل التنفيذ.

بهدف:

• التخطيط الأفضل.

• ضمان الاستخدام الأكثر كفاءة للموارد.

• إعداد خطط إعادة توزيع الأصول بين البعثات عند إغلاق أو إنهاء مهام البعثات.

5. الرقابة المالية والتقارير

• ضمان وجود:

  • أنظمة محاسبية دقيقة.

  • تقارير كاملة.

  • أنظمة رقابة داخلية فعالة.

• المحافظة على جميع السجلات ذات الصلة.

• تحليل:

  • المشكلات.

  • تقارير التدقيق.

  • تقارير الأداء.

• إعداد برامج إجراءات تصحيحية عند الحاجة.

6. إدارة المخزون والمستودعات

• ضمان دقة تخصيص ومراقبة جميع المعدات والمخزون الذي يتم:

  • استلامه.

  • تخزينه.

  • توزيعه.

• إدارة عمليات المستودع المركزي، بما يشمل:

  • المعاملات المعقدة.

  • تصحيح بيانات المخزون.

  • إعداد التقارير.

• إعداد تقارير الاستلام والفحص (Receiving & Inspection Reports) وإرسالها لوحدة المشتريات.

• متابعة حالة مشتريات الوكلاء الخارجيين.

7. المشتريات والعقود

• مراجعة وإعداد والدفاع عن ملفات العقود المتعلقة بالإمدادات أمام:

لجنة العقود في المقر الرئيسي للأمم المتحدة (HCC).

• اتخاذ الإجراءات اللازمة لتنفيذ متطلبات الإمداد ومراقبتها.

8. الإشراف والتوجيه

• تقديم التوجيه أو الإشراف للموظفين الجدد أو الأقل خبرة.

• تنفيذ أي مهام أخرى يطلبها المشرف.

الكفاءات المطلوبة

الاحترافية

• إظهار الفخر بالعمل والإنجازات.

• امتلاك كفاءة مهنية عالية وخبرة في المجال.

• الالتزام بالمواعيد وتحقيق النتائج.

• التعامل مع المشكلات والتحديات بهدوء.

• تحمل المسؤولية المهنية.

• مراعاة منظور النوع الاجتماعي وضمان مشاركة متساوية للنساء والرجال.

التخطيط والتنظيم

• وضع أهداف واضحة متوافقة مع الاستراتيجيات.

• تحديد الأولويات والمهام المهمة.

• إدارة الوقت والموارد بكفاءة.

• توقع المخاطر ووضع خطط بديلة.

• متابعة وتعديل الخطط عند الحاجة.

المساءلة

• تحمل المسؤولية عن المهام.

• الالتزام بالأنظمة والإجراءات.

• تسليم النتائج ضمن:

  • الوقت المحدد.

  • التكلفة المطلوبة.

  • معايير الجودة.

• الإشراف على المهام المفوضة وتحمل المسؤولية عنها.

المؤهلات التعليمية

مطلوب:

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.

مؤهل تخصصي مطلوب:

شهادة تقنية أو مهنية في أحد المجالات:

• إدارة الأعمال.

• الإدارة العامة.

• الهندسة.

• القانون.

• أو مجال ذي صلة.

الخبرة المطلوبة

الخبرة العامة:

• خبرة لا تقل عن 10 سنوات في مجالات:

  • خدمات الإمداد.

  • إدارة الممتلكات والأصول.

  • اللوجستيات.

  • الهندسة.

  • إدارة المشاريع.

  • أو مجال مشابه.

يمكن تخفيض الخبرة المطلوبة إلى 5 سنوات فقط لمن يحمل شهادة جامعية أولى.

الخبرات المتخصصة المطلوبة:

• خبرة في أنشطة تصفية أو إغلاق البعثات (Mission Liquidation)، بما يشمل:

  • إعداد خطة التخلص من الأصول (PADP).

  • متابعة إجراءات التخلص حتى إتمامها.

• مهارات متقدمة في استخدام:

  • نظام SAP ERP (Umoja ECC).

  • نظام Umoja Business Analytics (BA).

خبرة مفضلة:

• خبرة في:

  • إدارة الإمدادات.

  • إدارة الأصول.

  • إدارة الممتلكات.

  • إدارة المخزون.

ضمن:

• المنظمات الدولية.

• منظومة الأمم المتحدة.

اللغات

لغات العمل في الأمم المتحدة:

• الإنجليزية.

• الفرنسية.

المطلوب لهذه الوظيفة: اللغة الإنجليزية.

المستوى المطلوب حسب إطار الأمم المتحدة:

التقييم

قد تشمل عملية الاختيار:

• اختبار تقييم.

• مقابلة مبنية على الكفاءات.

• أو مقابلة غير رسمية.

ملاحظات مهمة حول العقد

• الوظيفة مؤقتة لمدة 364 يومًا.

• إذا كان المتقدم موظفًا حاليًا في الأمم المتحدة، فقد يتم تعيينه عبر نظام التكليف المؤقت.

• هذه الوظيفة لا تمنح أي ضمان للتوظيف المستقبلي أو تثبيت المنصب.

• قد يكون التقديم محدودًا للمرشحين الموجودين في مكان العمل حسب التمويل.

• قد تكون الوظيفة مقتصرة على المرشحين الداخليين في بعض الحالات.

شروط الجنسية

وفق سياسة التوظيف في الأمم المتحدة:

• المتقدمون لوظائف الخدمات الميدانية FS لا يمكن أن يكونوا من جنسية الدولة التي يوجد فيها مقر الوظيفة.

أي أن المتقدم لهذه الوظيفة في عمّان لا ينبغي أن يكون أردني الجنسية وفق القيود المذكورة في الإعلان.

ملاحظات الأمم المتحدة

تلتزم الأمم المتحدة بـ:

• تحقيق التوازن بين الجنسين.

• التنوع الجغرافي.

• تكافؤ الفرص.

وتشجع بشدة:

• النساء المؤهلات على التقديم.

كما لا يتم قبول المرشحين الذين لديهم سجل في:

• انتهاكات حقوق الإنسان.

• الانتهاكات الإنسانية.

• الاستغلال أو الاعتداء الجنسي.

• التحرش الجنسي.

ملخص الوظيفة

الوظيفة مناسبة للمتخصصين في إدارة سلسلة الإمداد، اللوجستيات، إدارة الأصول والمخزون، خصوصًا أصحاب الخبرة في الأمم المتحدة أو المنظمات الدولية والبعثات الميدانية.