مسؤول/ة إدارة العمليات التجارية

Business Operations Administrator
الموقع: مصر

معلومات الوظيفة

شرط أساسي:
يجب أن يكون لدى المتقدم الحق القانوني للعمل في مصر وقت التقديم.
لا توفر الجهة تأشيرة عمل أو دعمًا للانتقال.

عن الجهة

نحن ندعم السلام والازدهار من خلال بناء روابط وتعزيز التفاهم والثقة بين الناس في المملكة المتحدة ودول العالم.

منذ 90 عامًا، ساهمنا في تشكيل مستقبل أكثر إشراقًا من خلال:

• التعليم.

• الفنون.

• الثقافة.

• اللغة.

• الإبداع.

نعمل مع أشخاص في أكثر من 200 دولة ومنطقة، ولدينا حضور ميداني في أكثر من 100 دولة.

نحن نربط الناس… ونلهمهم.

الهدف من الوظيفة

يقوم مسؤول إدارة العمليات التجارية بتنفيذ واحد أو أكثر من مجالات العمل التالية حسب:

• الكفاءة والخبرة.

• احتياجات العمل.

المسؤوليات الرئيسية

أولاً: الموردون والخدمات

• دعم عمليات شراء المعدات والمواد الاستهلاكية في الدولة بالتعاون مع فريق المشتريات.

• إعداد طلبات عروض الأسعار.

• إنشاء طلبات الشراء عبر النظام الإلكتروني.

• متابعة أداء المقاولين والموردين، بما يشمل:

  • التسليم.

  • الاستلام.

  • الضمانات.

  • الأضرار.

  • التأمين.

• إعداد تقارير مراجعة وتقييم الموردين ورفعها إلى مدير عمليات الأعمال.

• تنسيق خدمات الهواتف المحمولة مع مزود الخدمة.

• إدارة سجل الهواتف.

• متابعة ومعالجة الفواتير.

ثانيًا: الالتزام والامتثال

• تطبيق لوائح الصحة والسلامة بالتعاون مع مدير الأمن.

• تحديث سجل العقود.

• إدارة تخزين المعلومات خارج الموقع وفق متطلبات:

  • الاحتفاظ بالبيانات.

  • التخلص الآمن من الوثائق.

• تطبيق إطار الامتثال للرقابة المالية:
  Financial Control Compliance Framework (FCCF)

في جميع العمليات المالية وعمليات الشراء.

• تطبيق لوائح حماية الطفل في الأنشطة ذات الصلة.

• دعم الإطار البيئي من خلال ضمان التزام المكاتب والأنشطة بأفضل الممارسات البيئية.

ثالثًا: إدارة المرافق والمباني

متابعة خدمات المرافق في فروع المجلس البريطاني الأربعة في مصر، وتشمل:

الخدمات الصلبة (Hard Services):

• صيانة المباني.

• الكهرباء.

• التكييف والتدفئة والتهوية (HVAC).

الخدمات التشغيلية (Soft Services):

• التنظيف.

• تقديم الطعام.

• النقل.

كما تشمل المسؤوليات:

• المساهمة في الإشراف على أعمال المقاولين في مشاريع تجديد المكاتب.

• متابعة الجوانب:

  • الفنية.

  • المالية.

• المحافظة على حالة الأثاث والمعدات المكتبية.

• اقتراح:

  • الاستبدال.

  • التخلص من الأصول.

• تحديث سجل الموجودات بالمكتب، بما يشمل:

  • الأصول.

  • الأعمال الفنية.

• متابعة شراء وصيانة والتخلص من الأصول وفق السياسات.

• الإشراف على مشرفي الأمن.

• إجراء فحوص دورية لأنظمة الأمن.

رابعًا: سكن الموظفين المعينين من المملكة المتحدة

• ضمان تطبيق سياسة السكن الخاصة بالمجلس البريطاني عند البحث عن سكن للموظفين الجدد القادمين إلى مصر.

• مراجعة وتحديث سجل الوكلاء العقاريين الموثوقين.

• مراجعة الاتفاقيات مع الوكلاء والتأكد من الالتزام بالمتطلبات.

• التفاوض حول:

  • قيمة الإيجار.

  • شروط العقود.

  • البنود القانونية.

• التأكد من مراجعة وثائق الملكية من قبل المحامي قبل توقيع عقد الإيجار.

• تنظيم نقل ممتلكات الموظفين بأمان بالتعاون مع فريق الموارد البشرية.

• تنظيم:

  • الخدمات العامة.

  • المرافق.

  • قوائم الجرد.

  • الصيانة الدورية للشقق.

خامسًا: الإدارة العامة

• متابعة إجراءات:

  • التأشيرات.

  • الإقامات.

  • جوازات السفر.

للموظفين غير المصريين بالتنسيق مع:

• السفارات.

• السلطات المصرية.

• الإشراف على تشغيل سيارات المكتب، بما يشمل:

  • التأمين.

  • التراخيص.

  • الصيانة.

  • الجداول.

  • السائقين.

• التعامل مع إجراءات التخليص الجمركي عند الحاجة.

• الإشراف على خدمات البريد والشحن عبر شركات التوصيل.

• تقديم الدعم اللوجستي لتنظيم وتنفيذ:

  • الأنشطة الداخلية.

  • الفعاليات الخارجية.

لضمان سيرها بكفاءة.

• إدارة المدفوعات النقدية للجهات الحكومية مثل:

  • التأمينات.

  • الغرامات.

  • الرسوم.

• متابعة الطلبات والإجراءات مع الجهات الحكومية المحلية.

سادسًا: إدارة الذات والآخرين

• إدارة عمليات:

  • التوظيف.

  • الإجازات.

  • تطوير فريق صغير من مساعدي عمليات الأعمال.

• مراجعة أداء المساعدين بشكل ربع سنوي.

• توزيع المهام وتنسيق أعمال:

  • الزملاء الداخليين.

  • المقاولين الخارجيين.

  • الموردين.

لضمان تنفيذ الأنشطة ضمن:

• الإجراءات المعتمدة.

• الوقت المحدد.

• معايير الجودة.

متطلبات الوظيفة

الحد الأدنى من المتطلبات

اللغات:

• اللغة الإنجليزية: مستوى إتقان B2.

• اللغة العربية: إجادة تامة كتابة وتحدثًا.

الخبرة:

• خبرة عملية في وظيفة مشابهة.

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال مشابه.

• سجل مثبت في إدارة المكاتب والعمليات الإدارية.

المهارات التقنية:

خبرة عملية في استخدام:

• Microsoft Word.

• Microsoft Excel.

• Microsoft PowerPoint.

الخبرات المهنية المطلوبة:

• خبرة في العمل ضمن مؤسسة متعددة الثقافات وفي بيئة دولية.

• مهارات تنظيمية قوية.

• القدرة على ترتيب الأولويات والالتزام بالمواعيد النهائية.

• القدرة على بناء علاقات فعالة مع:

  • الموظفين.

  • الإدارة.

لضمان تقديم خدمات مهنية عالية الجودة.

• معرفة بالجهات الحكومية والإجراءات المرتبطة بمجال العمل.

• خبرة إدارية قوية مع القدرة على فهم وتطبيق:

  • سياسات المؤسسة.

  • الإجراءات الداخلية.

• خبرة في العمل ضمن:

  • القطاع الحكومي.

  • المنظمات غير الربحية.

  • القطاع الخاص.

• خبرة في بيئات الإدارة المصفوفية (Matrix Management).

المساواة والتنوع والشمول

يلتزم المجلس البريطاني بتوفير بيئة عمل قائمة على:

• المساواة.

• التنوع.

• الشمول.

ويرحب بجميع المتقدمين من مختلف فئات المجتمع، حيث يؤمن بأن تنوع القوى العاملة يعزز جودة العمل.

المجلس البريطاني جهة عمل داعمة للأشخاص ذوي الإعاقة، ويضمن إجراء مقابلة للمتقدمين من ذوي الإعاقة الذين يستوفون الحد الأدنى من متطلبات الوظيفة.

كما يرحب بمناقشة أي ترتيبات أو احتياجات خاصة تساعد المتقدمين على المشاركة في العمل والأنشطة.

سياسة الحماية (Safeguarding)

يلتزم المجلس البريطاني بحماية:

• الأطفال.

• الشباب.

• البالغين الذين يتعامل معهم.

ويؤمن بأن جميع الأشخاص حول العالم لهم الحق في:

• العيش في بيئة آمنة.

• الحماية من جميع أشكال:

  • الإساءة.

  • سوء المعاملة.

  • الاستغلال.

وذلك وفق المادة 19 من:

اتفاقية الأمم المتحدة لحقوق الطفل (UNCRC) لعام 1989.

وسيخضع المتقدمون للوظائف التي تتضمن التعامل المباشر مع الفئات الضعيفة إلى فحوصات دقيقة وفق:

• المتطلبات القانونية.

• سياسات الحماية الخاصة بالمجلس البريطاني.

ملخص الوظيفة