منسق الإدارة الصحية- مؤسسة HEAL Palestine

المسمى الوظيفي: منسق الإدارة الصحية
مكان العمل: غزة
نوع الوظيفة: دوام كامل
المؤسسة: مؤسسة HEAL Palestine، وهي مؤسسة غير ربحية مسجلة في الولايات المتحدة الأمريكية
المرجعية الإدارية: مدير برنامج الصحة

نبذة عن المنظمة:
تأسست مؤسسة HEAL Palestine في 1 يناير 2024، والتي تعمل كمؤسسة غير ربحية تهدف لمساعدة الأطفال في فلسطين، مع التركيز بشكل خاص على أطفال غزة، وذلك باستخدام نهج شمولي يعمل على تعزيز دور مجتمع المتطوعين لدينا على مستوى العالم. وتركز المؤسسة على بناء برامج تساعد في شفاء الأطفال ومنحهم فرصًا في مجالات الصحة (Health)، والتعليم (Education)، والإغاثة (Aid)، والقيادة (Leadership) - (HEAL).

ملخص الوظيفة:
يعتبر منسق الإدارة الصحية منصبًا بدوام كامل، ومقره غزة، بحيث يتبع لمؤسسة HEAL Palestine، ويتخصص في تقديم دعم شامل على مستوى العمليات، والشؤون الإدارية، والتوثيق لقسم الصحة. ويعد هذا الدور محوريًا في ضمان الكفاءة العمل المؤسسي من خلال إدارة الخدمات اللوجستية التابعة للقسم وتنسيق الاجتماعات، والحفاظ على أنظمة حفظ دقيقة، وكذلك ترتيب إجراءات السفر اللازمة للبعثات الطبية. بالإضافة إلى المهام الإدارية، يتولّى المسؤول إعداد التقارير وإدارة البيانات بشكل منهجي بما في ذلك تجميع التقارير الأسبوعية والسنوية، وتتبع مؤشرات المشاريع، وتحديث قواعد بيانات الأنشطة الصحية، ودعم عمليات المتابعة والتقييم الخاصة بقسم الصحة.

المسؤوليات الرئيسية:

الإدارة وتنسيق قسم الصحة في غزة:

• تقديم الدعم الإداري والعملي اليومي لقسم الصحة.

• تنسيق اجتماعات القسم، وإعداد جداول الأعمال، وتسجيل المحاضر، ومتابعة بنود العمل.

• الحفاظ على أنظمة حفظ دقيقة للملفات الورقية والإلكترونية الخاصة بالبرامج والشؤون الإدارية والوثائق الطبية.

• إعداد المراسلات الرسمية والخطابات والمذكرات وغيرها من الوثائق الإدارية.

• تنسيق جداول الموظفين، والتدريب، وورش العمل، والبعثات الطبية، وفعاليات القسم.

• ترتيب إجراءات السفر والإقامة والخدمات اللوجستية للموظفين والاستشاريين والفرق الطبية الزائرة حسب الحاجة.

• التأكد من أن جميع السجلات الإدارية دقيقة وكاملة وجاهزة للمراجعة والتدقيق.

إعداد التقارير والتوثيق لقسم الصحة:

• إعداد وتجميع التقارير الأسبوعية والشهرية والربع سنوية والسنوية الخاصة بالبرامج.

• جمع تقارير الأنشطة وبيانات المستفيدين والمؤشرات والوثائق الداعمة من الفرق العاملة في البرامج.

• مراجعة التقارير للتأكد من اكتمالها واتساقها وتنسيقها ودقتها قبل التقديم.

• تحديث جداول مواعيد تقديم التقارير ومتابعتها بشكل استباقي لضمان تقديم التقارير الداخلية وتقارير المانحين في المواعيد المحددة.

• دعم إعداد تقارير المانحين من خلال تجميع دراسات الحالة، وقصص النجاح، والصور، وسجلات الحضور، والأدلة الداعمة بالتنسيق مع مدير التطوير في HEAL.

• الحفاظ على أرشيف منظم للتقارير والتقييمات والمقترحات وملفات المانحين ووثائق المشاريع.

إدارة البيانات والمعلومات لقسم الصحة:

• تحديث قواعد البيانات وأدوات تتبع التقارير الخاصة بالأنشطة الصحية والمستفيدين والإحالات والمخزون ومؤشرات الأداء الرئيسية.

• التحقق من دقة واكتمال بيانات البرنامج والتنسيق مع الفرق الميدانية لمعالجة أي ثغرات أو فروق.

• إنتاج جداول ملخصة، ولوحات معلومات، وتقارير إحصائية باستخدام جداول البيانات وأدوات إعداد التقارير.

• ضمان الإدارة الآمنة والسرية والتحكم المناسب في إصدارات المعلومات الصحية وبيانات البرامج.

• دعم أنشطة المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم (MEAL) من خلال تجميع البيانات وتوثيقها في الوقت المناسب.

تنسيق برامج قسم الصحة:

• التنسيق مع الأطباء والممرضين والمعالجين والصيادلة ومديري الحالات والشركاء والعاملين الميدانيين لجمع معلومات البرامج والوثائق الداعمة.

• التواصل مع الأقسام الأخرى بما في ذلك المالية والمشتريات والخدمات اللوجستية والموارد البشرية لتسهيل الدعم الإداري والتشغيلي للأنشطة الصحية.

• مراقبة المواعيد النهائية لتقديم التقارير ونقاط العمل والوثائق المعلقة، ومتابعتها مع الموظفين المعنيين.

• المساعدة في إعداد العروض التقديمية والمواد الإحاطية ومذكرات المفاهيم والمقترحات ووثائق المشاريع.

• المشاركة في اجتماعات التنسيق الداخلية وحفظ سجلات القرارات ومتابعة الإجراءات.

الامتثال وضمان الجودة:

• ضمان امتثال جميع التقارير والوثائق لسياسات HEAL Palestine ومتطلبات المانحين والمعايير المؤسسية.

• الحفاظ على سجلات كاملة ومنظمة لدعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية.

• ضمان الامتثال لسياسات حماية البيانات والسرية وحماية الطفل وإدارة المعلومات.

• تحديد فرص تحسين الأنظمة الإدارية وعمليات إعداد التقارير وجودة التوثيق في جميع أنحاء قسم الصحة.