المساعد الإداري – الجودة – كلية المعلوماتية وعلوم الحاسوب- الجامعة البريطانية في مصر

المساعد الإداري – الجودة – كلية المعلوماتية وعلوم الحاسوب

الغرض من الوظيفة

يكون المساعد الإداري مسؤولًا عن تقديم دعم إداري وكتابي عالي المستوى للمدير المباشر، بما يضمن سير العمل في المكتب بسلاسة وكفاءة. وتشمل المهام تنسيق الجداول الزمنية، وإدارة الاتصالات، وتنظيم الاجتماعات، ودعم مختلف المشاريع والمبادرات التي يقودها المدير المباشر.

المهام والمسؤوليات

• إدارة التقويمات وجدولة المواعيد والاجتماعات والفعاليات.

• استقبال المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني والرد عليها نيابة عن المدير المباشر.

• إعداد وإدارة الوثائق الرسمية والتقارير والعروض التقديمية وغيرها من المواد المطلوبة.

• الحفاظ على سرية المعلومات والبيانات.

• تنظيم وتنسيق الاجتماعات بما في ذلك إعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات ومتابعة الإجراءات.

• تنظيم الاجتماعات الافتراضية والحضورية وضمان توفر جميع التقنيات والموارد اللازمة.

• بناء والحفاظ على علاقات عمل فعالة مع الموظفين الداخليين والجهات الخارجية والشركاء الأكاديميين.

• إدارة نظام أرشفة منظم للسجلات الإلكترونية والورقية.

• إدارة المشتريات واحتياجات الموارد الخاصة بمكتب المدير المباشر.

• ضمان سير العمليات اليومية للمكتب بما في ذلك إدارة المستلزمات والمعدات.

• المساعدة في تخطيط وتنفيذ الفعاليات والمبادرات والمشاريع تحت إشراف المدير المباشر.

• متابعة تقدم المشاريع المكلف بها وتقديم التقارير والتحديثات المطلوبة.

• تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها من قبل المدير المباشر.

متطلبات الوظيفة

المؤهلات التعليمية:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.

• يُعد الحصول على شهادة في إدارة المكاتب ميزة إضافية.

الخبرة:

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في وظائف إدارية أو مساعدة.

• تُعد الخبرة في بيئة أكاديمية أو تعليم عالٍ ميزة مهمة.

المهارات التقنية:

• إتقان برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• الإلمام ببرامج الجدولة ومنصات الاجتماعات الافتراضية مثل Zoom وTeams.

• دقة عالية في الانتباه للتفاصيل ومهارات حل المشكلات.

• القدرة على العمل بشكل مستقل وتحت الضغط.

الكفاءات الأساسية:

• مهارات التعامل مع الآخرين

• العمل الجماعي

• النزاهة والمساءلة

• التركيز على النتائج