مسؤول إداري للتدريب – إدارة التدريب والشهادات- جامعة مسقط

مسؤول إداري للتدريب – إدارة التدريب والشهادات

المسمى الوظيفي:
مسؤول إداري للتدريب – إدارة التدريب والشهادات
التقارير إلى: مدير أكاديمية جامعة مسقط

1. الغرض من الوظيفة

يتولى مسؤول التدريب في أكاديمية MU مسؤولية التنسيق الفعال والإدارة والدعم التشغيلي لجميع برامج التدريب المهني، ودورات الشهادات، وبرامج التعليم التنفيذي، والدورات القصيرة، والتدريب المؤسسي الذي تقدمه الأكاديمية.

يضمن هذا الدور تخطيط البرامج التدريبية وجدولتها والتواصل بشأنها وتنفيذها وتوثيقها وإعداد تقاريرها بشكل احترافي.

كما يدعم عمليات:
تسجيل المتدربين، تنسيق المدربين، تجهيز القاعات والمواد، متابعة الحضور، إصدار الشهادات، التواصل مع أصحاب المصلحة، وتقييم ما بعد التدريب.

ويهدف لدعم رؤية الأكاديمية لتصبح جهة رائدة في التطوير المهني والتعليم التنفيذي وبرامج الشهادات الدولية في سلطنة عمان.

2. المسؤوليات الرئيسية

أ. إدارة البرامج التدريبية

1. التخطيط والجدولة

• المساعدة في إعداد الجدول السنوي والربع سنوي والشهري للتدريب.

• تنسيق جداول الدورات العامة وبرامج الشركات والتعليم التنفيذي والشهادات.

• دعم التخطيط للبرامج الموجهة للأفراد (B2C) والشركات (B2B).

• تحديث سجلات البرامج (المؤكدة، المؤجلة، الملغاة، المنفذة).

• التنسيق مع الأقسام الداخلية لتجنب تعارض المواعيد مع أنشطة الجامعة.

2. التنسيق واللوجستيات

• حجز القاعات والتجهيزات والمعدات والمواد التدريبية.

• تجهيز القاعات قبل التدريب (ترتيب المقاعد، الحضور، اللوحات الإرشادية، الأجهزة).

• التنسيق مع الأقسام (المرافق، تقنية المعلومات، المالية، التسويق…).

• التواصل مع المدربين لتأكيد الجداول ومتطلبات التنفيذ.

• دعم التدريب الحضوري والهجين والافتراضي.

3. تسجيل المشاركين والتواصل

• إدارة تسجيل المشاركين.

• الرد على الاستفسارات من الأفراد والمؤسسات.

• إرسال التأكيدات والتعليمات والجداول والتذكيرات.

• حفظ بيانات المشاركين (الحضور، الدفع، النتائج، الشهادات).

• تقديم الدعم قبل وأثناء وبعد التدريب.

ب. دعم تنفيذ التدريب

1. دعم المدربين والشركاء

• التنسيق مع مزودي التدريب والجهات المهنية.

• جمع ملفات المدربين وخطط الدروس ومتطلبات التقييم.

• دعم ترتيبات السفر والإقامة للمدربين الزائرين عند الحاجة.

• تزويد المدربين بقوائم الحضور والمواد والتقييمات.

2. المواد التدريبية والتوثيق

• إعداد وتنظيم العروض والمواد والنماذج.

• التأكد من توافق المواد مع هوية الجامعة.

• حفظ أرشيف رقمي للدورات والمواد والسجلات.

• ضمان اكتمال الوثائق لكل برنامج تدريبي.

3. الحضور والتقييم

• متابعة حضور المشاركين.

• حفظ سجلات دقيقة للحضور.

• دعم الاختبارات قبل وبعد التدريب.

• التنسيق مع المدربين بشأن الإكمال والأهلية للشهادات.

ج. إدارة الشهادات والسجلات

1. إصدار الشهادات

• إعداد وإصدار شهادات الحضور أو الإكمال أو الإنجاز.

• التنسيق لاعتماد وتوقيع الشهادات.

• حفظ سجل الشهادات (الأرقام، الأسماء، التواريخ).

• التنسيق مع جهات الشهادات الدولية عند الحاجة.

2. إدارة البيانات

• إدخال وتحديث بيانات التدريب في الأنظمة (CRM/LMS/HRMS).

• تنظيم السجلات الورقية والرقمية.

• دعم تطوير قواعد البيانات والتقارير.

3. الالتزام والتوثيق

• الالتزام بسياسات الجامعة والأنظمة.

• دعم متطلبات التدقيق والتقارير الرسمية.

• الحفاظ على سرية البيانات.

د. التنسيق مع العملاء وأصحاب المصلحة

1. التدريب المؤسسي

• التواصل مع العملاء من الشركات والجهات الحكومية.

• إعداد العروض والتسعير والجداول.

• متابعة الدفع والحضور والتقييم والشهادات.

2. الشركاء المهنيون

• التنسيق مع جهات الشهادات المهنية (مثل ACCA وغيرها).

• حفظ وثائق الشراكات والاتفاقيات.

• دعم إطلاق البرامج الجديدة.

3. التنسيق الداخلي

• العمل مع التسويق لنشر معلومات الدورات.

• التنسيق مع المالية بشأن الفواتير والمدفوعات.

• دعم فعاليات الأكاديمية.

هـ. التقارير والجودة

1. التقارير

• إعداد تقارير عن التسجيل والحضور والإيرادات والشهادات.

• دعم إعداد لوحات المتابعة للإدارة.

• متابعة مؤشرات الأداء (KPIs).

2. التقييم

• تحليل تقييمات المتدربين.

• إعداد تقارير جودة البرامج وأداء المدربين.

• متابعة الشكاوى والملاحظات.

3. التحسين المستمر

• اقتراح تحسينات على الإجراءات والنماذج.

• تطوير تجربة المتدرب.

• تحسين الأنظمة والإجراءات.

المؤهلات

الحد الأدنى:

• بكالوريوس في إدارة الأعمال، الموارد البشرية، التعليم، إدارة التدريب، نظم المعلومات، التسويق أو تخصص ذي صلة.

مفضل:

• شهادات مهنية في التدريب أو إدارة المشاريع أو خدمة العملاء أو الجودة.

الخبرة والمهارات

• خبرة 1–3 سنوات في إدارة التدريب أو التعليم أو خدمة العملاء أو تنسيق البرامج.

• يفضل الخبرة في الجامعات أو مراكز التدريب أو التعليم التنفيذي.

• خبرة في استخدام أنظمة CRM أو LMS أو HRMS ميزة إضافية.

• مهارات تنسيق وتنظيم قوية.

• مهارات في إدارة البيانات وإعداد التقارير.

• إتقان Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).

• مهارات تواصل ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.

• القدرة على إدارة التدريب الحضوري والافتراضي (Zoom / Teams).

ملاحظة:
التقديم متاح للمواطنين العمانيين فقط.