مسؤول إداري أول للمكتب- مجموعة البنك الدولي

مسمى الوظيفة: مسؤول إداري أول للمكتب (Senior Office Administrator)
الجهة: مجموعة البنك الدولي (World Bank Group)
الموقع: مسقط – سلطنة عُمان
نوع التوظيف: تعيين محلي
المستوى الوظيفي: GD – الإدارة (المستوى المهني والفني)
مدة العقد: سنتان
آخر موعد للتقديم: 8 يوليو 2026

اللغات المطلوبة:

• اللغة العربية

• اللغة الإنجليزية

نبذة عن الوظيفة:

هل ترغب في بناء مسيرة مهنية ذات قيمة حقيقية؟ يوفر العمل لدى مجموعة البنك الدولي فرصة فريدة للمساهمة في مساعدة الدول على مواجهة تحديات التنمية، حيث تعد مجموعة البنك الدولي من أكبر الجهات العالمية التي تقدم التمويل والمعرفة للدول النامية، من خلال شراكة دولية تهدف إلى الحد من الفقر وتعزيز التنمية المستدامة.

يتولى مسؤول المكتب الإداري الأول تقديم الدعم الإداري والتشغيلي الشامل لمكتب البنك الدولي في مسقط، وضمان سير العمليات اليومية بكفاءة وفقاً لمعايير وإجراءات البنك الدولي.

المهام والمسؤوليات:

إدارة المكتب والعمليات اليومية:

• إدارة جميع جوانب تشغيل المكتب وإدارة المرافق.

• توفير بيئة عمل مهنية ومنظمة للموظفين والزوار والضيوف.

• متابعة صيانة المعدات المكتبية والخدمات والموردين والتنسيق مع إدارة المبنى.

• العمل كمنسق للإجازات في مكتب البنك الدولي بمسقط.

التواصل والتنسيق:

• العمل كنقطة اتصال أولى مع الجهات الداخلية والخارجية، بما في ذلك المسؤولون الحكوميون والاستشاريون ومزودو الخدمات.

تنظيم السفر:

• إدارة ترتيبات السفر، بما يشمل حجوزات الطيران والإقامة ووسائل النقل وفق سياسات السفر والميزانية المعتمدة لدى البنك الدولي.

تطوير الإجراءات الإدارية:

• اقتراح وتنفيذ تحسينات على العمليات لرفع كفاءة العمل الإداري ودعم أهداف فريق البنك الدولي في سلطنة عُمان.

المشتريات والمالية:

• متابعة مشتريات المكتب من السلع والخدمات.

• إدخال البيانات عبر نظام SAP وإنشاء أوامر الشراء للموردين والفعاليات.

• إدارة بطاقات الدفع المؤسسية وتسويات الحسابات.

• متابعة المصروفات والميزانيات ومعالجة الفواتير والمستحقات وفق الأنظمة المالية.

العلاقات الحكومية والإجراءات الرسمية:

• بناء علاقات قوية مع الجهات الحكومية مثل وزارة المالية ووزارة الخارجية والوزارات ذات العلاقة.

• متابعة إجراءات انضمام الموظفين الجدد، والتأشيرات، والمراسلات الرسمية، والشحنات الدبلوماسية، واسترداد الضرائب.

الأمن وإدارة المخاطر:

• العمل كنقطة اتصال أمنية للمكتب.

• تنسيق خطط إدارة الأزمات ومراجعة إجراءات السلامة والتشغيل.

الدعم الإداري للإدارة العليا:

• إعداد ومراجعة المراسلات والتقارير والعروض التقديمية بدقة عالية.

• إدارة جداول المواعيد والاجتماعات لمدير المكتب والموظفين التنفيذيين.

• تنظيم الأولويات وضمان الاستخدام الفعال للوقت.

إدارة المعلومات والوثائق:

• تحديث قوائم جهات الاتصال الخاصة بالمكتب.

• إدارة الاتصالات الواردة والصادرة ومتابعة الردود.

• حفظ السجلات والملفات السرية وفق سياسات البنك الدولي.

• دعم إدارة المحتوى على أنظمة SharePoint وOneDrive والمنصات الداخلية.

تنظيم الفعاليات والزيارات:

• تنسيق الاجتماعات وورش العمل والفعاليات والبعثات الخاصة بالبنك الدولي في سلطنة عُمان.

• ترتيب الأماكن والخدمات والضيافة وتجهيزات تقنية المعلومات.

• تنفيذ أي مهام أخرى يحددها مدير المكتب.

معايير الاختيار:

• الأفضلية للمتقدمين المحليين المصرح لهم بالعمل في مكان الوظيفة.

• درجة البكالوريوس مطلوبة.

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في الإدارة المكتبية أو إدارة المكاتب أو مجال مشابه.

• خبرة في التعامل مع الإدارة العليا والجهات التنفيذية.

• مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغتين العربية والإنجليزية.

• مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت وترتيب الأولويات.

• إجادة متقدمة لبرامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

• مهارات عالية في التعامل مع الآخرين والعمل ضمن بيئة متعددة الثقافات.

• الخبرة في المنظمات الدولية أو الحكومية تعتبر ميزة إضافية.

خط التقارير:

يرفع التقارير إلى: مدير مكتب البنك الدولي في الدولة، مع تقديم الدعم للموظفين التشغيليين المعنيين.

مزايا العمل:

يوفر البنك الدولي حزمة مزايا تشمل:

• نظام تقاعد.

• تأمين صحي وتأمين حياة وعجز.

• إجازات مدفوعة بما فيها إجازة الوالدين.

• ترتيبات مناسبة للأشخاص ذوي الإعاقة.

يؤكد البنك الدولي التزامه بتكافؤ الفرص وعدم التمييز على أساس الجنس أو الدين أو العرق أو الهوية أو الإعاقة أو أي عوامل أخرى.