مساعد مسجل شؤون الطلبة- جامعة الملك عبد الله للعلوم والتقنية (KAUST)

مساعد مسجل شؤون الطلبة (Associate Registrar)
التاريخ: 14 يونيو 2026
الموقع: المملكة العربية السعودية
الشركة: جامعة الملك عبد الله للعلوم والتقنية (KAUST)

ملخص الوظيفة

يدعم مساعد مسجل الجامعة (Registrar) في تقديم خدمات موثوقة ومتوافقة مع السياسات ومرتكزة على الأنظمة الرقمية عبر الجامعة. يتولى الدور قيادة العمليات اليومية المتعلقة بالسجلات الأكاديمية، والتسجيل، والجداول الدراسية، وخدمات القبول، والحالة الأكاديمية، وتنسيق القاعات الدراسية، وإجراءات التخرج، والمعلومات الأكاديمية الرسمية.

كما يعمل كمسؤول تشغيلي (Business Owner) لبيانات وأنظمة ومسارات عمل شؤون التسجيل (Registrar) ضمن نظام معلومات الطلبة (SIS)، بما يشمل قواعد البيانات، ومعايير البيانات، وضوابط العمل، ومتطلبات القبول، وجاهزية التغيير المؤسسي. ويتعاون مع الشركاء الأكاديميين والإداريين والتقنيين لضمان دقة العمليات وقابليتها للتدقيق وتركّزها على الخدمة، وتوافقها مع السياسات الأكاديمية المعتمدة.

المسؤوليات الرئيسية

1. تشغيل خدمات التسجيل (Registrar Operations)

• إدارة تنفيذ الخدمات اليومية لمكتب التسجيل، بما في ذلك السجلات الأكاديمية، التسجيل، الجداول الدراسية، التحقق من القيد، تنسيق القاعات الدراسية، ووثائق التخرج.

• ضمان استمرارية العمليات، ودقتها، وجودة الخدمة، وإدارة التصعيد خلال الفترات الأكاديمية المزدحمة.

2. ملكية أنظمة SIS والضوابط

• العمل كمالك وظيفي لعمليات التسجيل ضمن نظام معلومات الطلبة (SIS).

• تحديد متطلبات العمل، ومعايير البيانات، وضوابط العمليات، ومعايير القبول.

• إعداد تكوينات النظام مثل التقويم الأكاديمي، إعداد المقررات، قواعد التسجيل، قواعد التخرج، ومعالجة السجلات.

• ضمان توافق العمليات مع السياسات المعتمدة وقابلية التدقيق.

• قيادة إدارة التغيير المرتبط بالأنظمة.

3. البيانات والمعلومات الأكاديمية

• الإشراف على دقة وتحديث المعلومات الأكاديمية الرسمية مثل دليل البرامج، الكتالوج، التقويم الأكاديمي، والمحتوى الموجه للطلبة.

• إدارة جودة بيانات التسجيل، والتعريفات، والتحقق، والتوثيق، والتقارير.

4. السياسات والامتثال

• ضمان تطبيق السياسات الأكاديمية والإدارية المتعلقة بالتسجيل والسجلات والتخرج.

• تعزيز توثيق العمليات، وضوابط العمل، والامتثال للخصوصية وسلامة البيانات.

• رفع المخاطر المتعلقة بالسياسات إلى مسجل الجامعة.

5. التنسيق مع أصحاب المصلحة

• التعاون مع القبول، الدراسات العليا، شؤون الخريجين، الكليات، الأقسام الأكاديمية، والإدارات المختلفة.

• تمثيل مكتب التسجيل في اللجان ومجموعات العمل ومبادرات التحسين.

6. الأداء والتحسين المستمر

• مراقبة مؤشرات الأداء (KPIs) مثل جودة الخدمة، الكفاءة، ودقة البيانات.

• تحديد الاختناقات ومجالات التحسين.

• دعم الأتمتة، وتطوير العمليات، وإدارة المعرفة، وتعزيز ثقافة الخدمة.

المؤهلات والخبرة

• درجة البكالوريوس في نظم المعلومات، إدارة الأعمال، علوم الحاسوب، إدارة التعليم أو تخصص ذي صلة (ويفضل الماجستير).

• خبرة من 7 إلى 10 سنوات في إدارة شؤون التسجيل أو الإدارة الأكاديمية أو خدمات الطلبة في مؤسسات التعليم العالي.

• خبرة في إدارة عمليات أنظمة معلومات الطلبة (SIS) مثل: جودة البيانات، المتطلبات الوظيفية، توثيق العمليات، الاختبار، وجاهزية التشغيل.

• خبرة في تطبيق السياسات الأكاديمية وإدارة السجلات والتسجيل والتخرج والتقويم الأكاديمي.

• يفضل الخبرة في نظام Banner أو أنظمة SIS مشابهة.