مسؤول ضبط الوثائق (Site Document Controller) – مشاريع البنية التحتية في دبي- شركة خطيب وعلمي

المسمى الوظيفي:
مسؤول ضبط الوثائق (Site Document Controller) – مشاريع البنية التحتية في دبي
معرف الوظيفة: 3407

ملخص الوظيفة:

يتولى مسؤول ضبط الوثائق إنشاء وإدارة أنظمة أرشفة وحفظ الملفات الخاصة بالمشاريع، بما في ذلك الرسومات الهندسية والمراسلات والوثائق الصادرة والواردة ضمن مشاريع الإشراف.

كما يضمن تطبيق سياسات وإجراءات الأرشفة الخاصة بالشركة بشكل دقيق ومنظم.

المهام والمسؤوليات:

من ناحية الكفاءة المالية:

• تنفيذ المهام بطريقة فعالة من حيث التكلفة.

التركيز على رضا العملاء:

• ضمان رضا فرق الإشراف عن خدمات إدارة الوثائق.

إدارة الوثائق والعمليات:

• تنظيم نظام أرشفة شامل لجميع المراسلات الصادرة والواردة.

• تسجيل ومتابعة مستندات المقاولين وتواريخ الردود.

• إعداد قائمة بالمراسلات غير المجابة ومشاركتها مع مديري المشاريع.

• حفظ سجلات كتيبات التشغيل والموردين والرسومات النهائية (As-built drawings).

• حفظ ومتابعة رسومات المشروع خلال مراحل التنفيذ المختلفة.

• متابعة وتحديث حالة مراجعة واعتماد الرسومات النهائية.

• تسجيل استلام نسخ الرسومات وتوزيعها على الجهات المعنية.

• التأكد من استخدام أحدث إصدار من المستندات والرسومات.

• مساعدة فريق الإشراف في تنظيم أنظمة الأرشفة.

• عمل نسخ احتياطية دورية للملفات حسب سياسات الشركة.

المؤهلات والمهارات:

• شهادة الثانوية العامة كحد أدنى.

• معرفة جيدة ببرامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

• مهارات تنظيم وإدارة ملفات جيدة.

• مهارات تواصل فعالة داخلياً وخارجياً.

• دقة عالية والانتباه للتفاصيل.

• إجادة اللغة الإنجليزية (العربية ميزة إضافية).

الخبرة:

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في وظيفة مشابهة.

معلومات إضافية:

• المجال: هندسة / إشراف مشاريع إنشائية

• نوع الوظيفة: دوام كامل

• الموقع: دبي – الإمارات العربية المتحدة