منسّق شؤون الأعمال

منسّق الأعمال

يقدّم منسّق الأعمال دعمًا إداريًا وتشغيليًا شاملًا في مكتب عميد كلية الهندسة والعلوم البيئية (BESE). يدعم هذا الدور أعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب في مختلف أقسام الكلية من خلال تنسيق سفر الأعمال، وترتيبات الزوار، والمشتريات، وغيرها من الخدمات الإدارية.

يدعم المنصب مجموعة واسعة من الأنشطة، تشمل السفر، والمشتريات، وإدارة الزوار، وإجراءات مباشرة العمل، والمعاملات المالية، إضافة إلى المساهمة في تحسين العمليات، وإعداد التقارير، وتعزيز الكفاءة التشغيلية على مستوى الكلية.

المسؤوليات الرئيسية

طلبات سفر الأعمال لأعضاء هيئة التدريس (BTR) ودعم السفر

• معالجة طلبات سفر الأعمال (BTR) بعد موافقة العميد، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية، والفنادق، ووسائل النقل البري.
• الحفاظ على سجلات دقيقة للسفر والوثائق الداعمة.
• تنسيق حجوزات سيارات الأجرة أو السيارات المستأجرة لأعضاء هيئة التدريس.
• تقديم الدعم لاستخدام نظام Concur والرد على الاستفسارات المتعلقة بالسفر.

مطالبات المصروفات لأعضاء هيئة التدريس

• معالجة المدفوعات ومساعدة أعضاء هيئة التدريس ومجموعاتهم البحثية في تقديم مطالبات المصروفات بما يتوافق مع السياسات والإجراءات المعتمدة.

طلبات زوار الأعمال

• تنسيق ترتيبات زوار الأعمال مع قسم انتقال الموظفين (HR Relocation)، بما يشمل إجراءات التأشيرات، وحجوزات الفنادق، والمساعدة في المطار، والدخول إلى الحرم الجامعي، وغيرها من المتطلبات.
• تسهيل طلبات تجديد التأشيرات الحكومية لأعضاء هيئة التدريس الزائرين، والمستشارين، والباحثين.
• إصدار بطاقات الهوية وتصاريح الدخول للحرم الجامعي لزوار الأعمال وأعضاء هيئة التدريس الجدد وأفراد مجموعاتهم.

خدمات الطعام وحجوزات القاعات

• ترتيب خدمات الضيافة من خدمات الطعام في جامعة كاوست للفعاليات.
• إدارة حجوزات قاعات الاجتماعات والمؤتمرات.

المشتريات غير البحثية وطلبات تقنية المعلومات

• معالجة طلبات معدات وتقنيات المعلومات، بما في ذلك الهواتف المحمولة والمكتبية، وأجهزة الحاسوب، ونظام KAUST Connect، والبريد الإلكتروني، وخدمة VPN لأعضاء هيئة التدريس ومجموعاتهم.
• طلب القرطاسية والمستلزمات المكتبية بناءً على طلب أعضاء هيئة التدريس، وصيانة آلات التصوير في المناطق المشتركة.
• دعم مشتريات الخدمات وتنسيق عمليات الدفع ذات الصلة.

تخصيص المكاتب والمقاعد والصلاحيات

• تسهيل تخصيص المكاتب وأماكن العمل لأعضاء هيئة التدريس ومجموعاتهم.
• تنسيق مفاتيح المكاتب ومتطلبات الوصول إلى أماكن العمل.

دعم إجراءات مباشرة العمل وإنهاء الخدمة

• دعم إجراءات مباشرة العمل لأعضاء هيئة التدريس، بما في ذلك تفعيل الأنظمة، وتنسيق المعدات، والوثائق، والتدريب على الأنظمة مثل بوابة الموظفين ونظام المشتريات.
• دعم إجراءات إنهاء الخدمة، بما يشمل تدقيق أصول تقنية المعلومات وإعادة المعدات.

العمليات الإدارية والتوثيق

• معالجة ومتابعة الوثائق التي تتطلب موافقة الكلية أو مكتب العميد.
• الحفاظ على نظام أرشفة الكلية وضمان حفظ الوثائق بدقة وبشكل منظم.
• المشاركة في الاجتماعات الإدارية لكلية BESE وتقديم الملاحظات لتحسين سير العمل.
• توفير الدعم البديل لأدوار إدارية أخرى أو لمنسّقي أعمال آخرين عند الحاجة.
• التنسيق مع الإدارات الداخلية، بما في ذلك الموارد البشرية، والمالية، والمشتريات، وتقنية المعلومات، لدعم الاحتياجات التشغيلية.

الكفاءات

• مهارات تنظيمية عالية والقدرة على إدارة أولويات متعددة.
• دقة عالية في العمل مع قدرة فعّالة على حل المشكلات.
• القدرة على العمل باستقلالية وإنجاز المهام في الوقت المحدد.
• الالتزام بالسلوك المهني ومعايير الجامعة وآداب العمل.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بسرية ومهنية.
• مهارات قوية في العمل الجماعي والتعاون مع فئات متنوعة.
• إتقان استخدام Microsoft Office والبرمجيات ذات الصلة (Word، Excel، PowerPoint، أدوات PDF، وغيرها).
• مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي باللغة الإنجليزية.

المؤهلات

التعليم

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

الخبرة

• خبرة إدارية لا تقل عن 5 سنوات.
• يُفضل وجود خبرة في العمل ضمن بيئة جامعية.
• تُعد الخبرة في أنظمة SAP وZendesk وAriba للمشتريات ميزة إضافية.