مراقب وثائق- شركة خطيب وعلمي

مراقب وثائق (Document Controller) – الإشراف (مشاريع البنية التحتية في دبي)
رقم الطلب: 3372
تاريخ النشر: 24/04/2026
المجال: الإشراف على أعمال الهندسة والإنشاءات
نوع الوظيفة: دوام كامل

ملخص الوظيفة

يقوم مسؤول التحكم في الوثائق بإنشاء أنظمة أرشفة مركزية (Master Filing Systems)، بما في ذلك جميع نسخ المخططات الصادرة في مشاريع الإشراف.

كما يضمن تطبيق سياسات وإجراءات ومعايير الأرشفة الخاصة بالشركة (K&A) في تسجيل جميع المخططات الصادرة للمقاول.

المسؤوليات الرئيسية

أولاً: المسؤوليات المالية

• تنفيذ المهام بطريقة فعالة من حيث التكلفة.

ثانياً: خدمة العملاء

• ضمان رضا فرق الإشراف عن خدمات إدارة الوثائق المقدمة.

ثالثاً: العمليات الداخلية

• توفير نظام شامل لإدارة الوثائق وتنظيم الملفات الخاصة بالمراسلات الصادرة والواردة وفق سياسات الشركة.

• حفظ وتتبع طلبات التقديم (Submittals) من المقاول وتسجيل تواريخ الردود.

• إعداد قائمة بالمراسلات غير المجاب عنها وتوزيعها بشكل دوري على مديري المشاريع.

• حفظ سجلات أدلة التشغيل، كتيبات الموردين، والمخططات النهائية (As-Built Drawings).

• حفظ جميع البرامج الزمنية المقدمة خلال المشروع.

• أرشفة نسخ من رسومات المقاول في مختلف مراحل التنفيذ.

• تسجيل ومتابعة رسومات “كما تم التنفيذ” وتحديث حالتها (مراجعة/اعتماد).

• تسجيل استلام نسخ التعديلات على المخططات وتوزيعها على المعنيين.

• التأكد من استخدام أحدث إصدار من الوثائق والمخططات.

• مساعدة فريق الإشراف في تنظيم أنظمة الأرشفة.

• إنشاء نسخ احتياطية للملفات بشكل دوري وفق سياسات الشركة.

المؤهلات والمهارات

• شهادة الثانوية العامة.

• إتقان استخدام Microsoft Word وExcel وPowerPoint.

• مهارات تنظيم وأعمال سكرتارية جيدة.

• قدرة على التواصل الفعال داخلياً وخارجياً.

• مهارات تخطيط وتنظيم وعرض جيدة.

• دقة عالية في العمل والانتباه للتفاصيل.

• إجادة اللغة الإنجليزية (كتابة وتحدثاً)، والعربية ميزة إضافية.

الخبرة المطلوبة

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في وظيفة مشابهة (إدارة الوثائق أو الأرشفة في المشاريع الهندسية).