موظفة علاقات عامة وتسجيل (للقطريات فقط)- مدرسة الحياة العالمية
Job Description
موظفة علاقات عامة وتسجيل (للقطريات فقط) – 2026/2027
الموقع: Doha، قطر
مكان العمل: مدرسة حياة العالمية – الدوحة (الثميد)
نوع الوظيفة: دوام كامل
نوع العقد: مفتوح
تفاصيل الوظيفة
-
المسمى الوظيفي: موظفة علاقات عامة وتسجيل
-
الإجازة السنوية: 40 يوماً
-
المزايا: مكافأة نهاية الخدمة
-
المسؤول المباشر: مشرف العلاقات العامة والتسجيل
-
عدد الموظفين الخاضعين للإشراف: لا يوجد
المسؤوليات الرئيسية
تتضمن الوظيفة العمل في مجالين رئيسيين بالتبادل حسب احتياجات المدرسة:
-
التسجيل
-
العلاقات العامة
أولاً: مهام التسجيل
-
تطبيق نظام تسجيل الطلبة والمحافظة على سجلاتهم بما يتوافق مع:
-
متطلبات وزارة التعليم في كولومبيا البريطانية – كندا
-
وزارة التربية والتعليم والتعليم العالي القطرية
-
الالتزامات القانونية المحلية والدولية
-
-
المساهمة في تحقيق أهداف التسجيل السنوية للمدرسة من خلال:
-
تنفيذ إجراءات التسجيل بكفاءة ودقة
-
دعم عمليات التسويق والمبيعات
-
-
التنسيق مع الكادر التعليمي لجدولة اختبارات القبول خلال 48 ساعة من طلب ولي الأمر.
-
تسجيل الطلبة وفق سياسات وإجراءات المدرسة.
-
إعداد وتحديث قوائم الصفوف الدراسية بشكل يومي خلال موسم التسجيل.
-
التنسيق المستمر مع قسم الحسابات بخصوص حالة تسجيل الطلبة والرسوم الدراسية.
-
متابعة حالات انسحاب الطلبة أو احتمالية انسحابهم والعمل على شغل المقاعد الشاغرة بسرعة.
-
تحديث قاعدة بيانات الطلبة والتأكد من دقتها واكتمالها.
-
التأكد من اكتمال ملفات الطلبة، وتشمل:
-
مستندات التسجيل
-
مستندات الاعتماد المدرسي
-
التقارير والوثائق الصادرة خلال العام الدراسي
-
-
تنفيذ الإجراءات المطلوبة لتزويد جهات الترخيص والاعتماد بالمعلومات المطلوبة.
-
إعداد خطابات “إلى من يهمه الأمر” وغيرها من الخطابات الرسمية لأولياء الأمور.
-
تنظيم تسليم ملفات الطلبة للأهالي أو للإدارة المدرسية وفق السياسات المعتمدة.
-
تنفيذ الأعمال الإدارية والسكرتارية مثل حضور الاجتماعات وكتابة المحاضر.
ثانياً: مهام العلاقات العامة
خلال موسم التسجيل
-
استقبال المكالمات والزوار المهتمين بالتسجيل.
-
تقديم شرح كامل عن المدرسة والرد على الاستفسارات وإجراء الجولات التعريفية.
-
متابعة مواعيد اختبارات القبول وتذكير أولياء الأمور بها.
-
التواصل مع أولياء الأمور الذين لم يحضروا للاختبارات ومحاولة إقناعهم بإكمال التسجيل.
-
إبلاغ الأهالي بنتائج اختبارات القبول ومتابعة إجراءات التسجيل.
-
توضيح أسباب وضع بعض الطلبة في صفوف أقل بطريقة تربوية مقنعة.
-
حضور الفعاليات والمعارض التسويقية الخاصة بالمدرسة.
-
متابعة المواد الدعائية والتسويقية الخاصة بالمدرسة.
-
تجهيز مناطق استقبال أولياء الأمور وإظهار مزايا المدرسة من خلال العروض والأنشطة وأعمال الطلبة.
-
المحافظة على نظافة وترتيب مناطق الاستقبال.
خلال العام الدراسي
-
استقبال الزوار وتوجيههم داخل المدرسة مع الحفاظ على سلامة الطلبة.
-
الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها للجهات المعنية.
-
التنسيق مع أولياء الأمور عند استلام الطلبة أو مقابلة المعلمين والإدارة.
-
إرسال الرسائل النصية لأولياء الأمور.
-
مساعدة الأهالي في طلب الصور والفيديوهات الخاصة بالأنشطة المدرسية.
-
المساعدة في إعداد وتوزيع الإعلانات الورقية.
-
تقديم الدعم الإداري للرحلات والفعاليات المدرسية وحفلات التخرج والاجتماعات.
الإدارة العامة
-
تقديم تقارير وملاحظات للإدارة لتحسين عمليات التسجيل والعلاقات مع أولياء الأمور.
-
إعداد التقارير اليومية والأسبوعية المتعلقة بالتسجيل والعلاقات العامة.
-
المساعدة في تنسيق إجراءات الطوارئ داخل المدرسة.
-
تنفيذ أي مهام إدارية أخرى حسب الحاجة.
المتطلبات
-
درجة البكالوريوس.
-
العمر بين 22 و35 سنة مع صحة جيدة.
-
خبرة لا تقل عن 3 سنوات في الأعمال الإدارية.
-
إجادة اللغتين العربية والإنجليزية قراءة وكتابة ومحادثة.
-
القدرة على التعامل مع الأطفال والبالغين بطريقة تعاونية ولطيفة.
-
الدقة والالتزام في إنجاز المهام.
-
شخصية إيجابية ومبادِرة.
-
القدرة على العمل باستقلالية وتحمل المسؤولية.
-
مهارات تنظيم عالية والقدرة على إدارة عدة مهام.
-
الإبداع والتفكير خارج الصندوق.
-
مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي بالعربية والإنجليزية.
-
إتقان برامج Microsoft Office وقواعد البيانات والبحث عبر الإنترنت.
-
الالتزام بإجراءات السلامة والتصرف السريع في حالات الطوارئ.
-
القدرة على اتخاذ قرارات مناسبة في المواقف الروتينية والطارئة.
-
معرفة جيدة بالإجراءات والممارسات المكتبية الحديثة.
المزايا
-
راتب شهري إجمالي بين 5,500 و7,000 ريال قطري حسب الخبرة والمؤهلات.
-
مكافأة نهاية خدمة تعادل راتب شهر أساسي عن كل سنة خدمة كاملة.
-
الراتب الأساسي يمثل 70% من الراتب الإجمالي.
-
إجازة صيفية سنوية لمدة 40 يوماً بعد إكمال عام أكاديمي كامل.
ملاحظات
الباقة لا تشمل:
-
السكن
-
المواصلات
-
تذاكر السفر الصيفية
