موظفة علاقات عامة وتسجيل (للقطريات فقط) – 2026/2027

الموقع: Doha، قطر
مكان العمل: مدرسة حياة العالمية – الدوحة (الثميد)
نوع الوظيفة: دوام كامل
نوع العقد: مفتوح

تفاصيل الوظيفة

• المسمى الوظيفي: موظفة علاقات عامة وتسجيل

• الإجازة السنوية: 40 يوماً

• المزايا: مكافأة نهاية الخدمة

• المسؤول المباشر: مشرف العلاقات العامة والتسجيل

• عدد الموظفين الخاضعين للإشراف: لا يوجد

المسؤوليات الرئيسية

تتضمن الوظيفة العمل في مجالين رئيسيين بالتبادل حسب احتياجات المدرسة:

1. التسجيل

2. العلاقات العامة

أولاً: مهام التسجيل

• تطبيق نظام تسجيل الطلبة والمحافظة على سجلاتهم بما يتوافق مع:

  • متطلبات وزارة التعليم في كولومبيا البريطانية – كندا

  • وزارة التربية والتعليم والتعليم العالي القطرية

  • الالتزامات القانونية المحلية والدولية

• المساهمة في تحقيق أهداف التسجيل السنوية للمدرسة من خلال:

  • تنفيذ إجراءات التسجيل بكفاءة ودقة

  • دعم عمليات التسويق والمبيعات

• التنسيق مع الكادر التعليمي لجدولة اختبارات القبول خلال 48 ساعة من طلب ولي الأمر.

• تسجيل الطلبة وفق سياسات وإجراءات المدرسة.

• إعداد وتحديث قوائم الصفوف الدراسية بشكل يومي خلال موسم التسجيل.

• التنسيق المستمر مع قسم الحسابات بخصوص حالة تسجيل الطلبة والرسوم الدراسية.

• متابعة حالات انسحاب الطلبة أو احتمالية انسحابهم والعمل على شغل المقاعد الشاغرة بسرعة.

• تحديث قاعدة بيانات الطلبة والتأكد من دقتها واكتمالها.

• التأكد من اكتمال ملفات الطلبة، وتشمل:

  • مستندات التسجيل

  • مستندات الاعتماد المدرسي

  • التقارير والوثائق الصادرة خلال العام الدراسي

• تنفيذ الإجراءات المطلوبة لتزويد جهات الترخيص والاعتماد بالمعلومات المطلوبة.

• إعداد خطابات “إلى من يهمه الأمر” وغيرها من الخطابات الرسمية لأولياء الأمور.

• تنظيم تسليم ملفات الطلبة للأهالي أو للإدارة المدرسية وفق السياسات المعتمدة.

• تنفيذ الأعمال الإدارية والسكرتارية مثل حضور الاجتماعات وكتابة المحاضر.

ثانياً: مهام العلاقات العامة

خلال موسم التسجيل

• استقبال المكالمات والزوار المهتمين بالتسجيل.

• تقديم شرح كامل عن المدرسة والرد على الاستفسارات وإجراء الجولات التعريفية.

• متابعة مواعيد اختبارات القبول وتذكير أولياء الأمور بها.

• التواصل مع أولياء الأمور الذين لم يحضروا للاختبارات ومحاولة إقناعهم بإكمال التسجيل.

• إبلاغ الأهالي بنتائج اختبارات القبول ومتابعة إجراءات التسجيل.

• توضيح أسباب وضع بعض الطلبة في صفوف أقل بطريقة تربوية مقنعة.

• حضور الفعاليات والمعارض التسويقية الخاصة بالمدرسة.

• متابعة المواد الدعائية والتسويقية الخاصة بالمدرسة.

• تجهيز مناطق استقبال أولياء الأمور وإظهار مزايا المدرسة من خلال العروض والأنشطة وأعمال الطلبة.

• المحافظة على نظافة وترتيب مناطق الاستقبال.

خلال العام الدراسي

• استقبال الزوار وتوجيههم داخل المدرسة مع الحفاظ على سلامة الطلبة.

• الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها للجهات المعنية.

• التنسيق مع أولياء الأمور عند استلام الطلبة أو مقابلة المعلمين والإدارة.

• إرسال الرسائل النصية لأولياء الأمور.

• مساعدة الأهالي في طلب الصور والفيديوهات الخاصة بالأنشطة المدرسية.

• المساعدة في إعداد وتوزيع الإعلانات الورقية.

• تقديم الدعم الإداري للرحلات والفعاليات المدرسية وحفلات التخرج والاجتماعات.

الإدارة العامة

• تقديم تقارير وملاحظات للإدارة لتحسين عمليات التسجيل والعلاقات مع أولياء الأمور.

• إعداد التقارير اليومية والأسبوعية المتعلقة بالتسجيل والعلاقات العامة.

• المساعدة في تنسيق إجراءات الطوارئ داخل المدرسة.

• تنفيذ أي مهام إدارية أخرى حسب الحاجة.

المتطلبات

1. درجة البكالوريوس.

2. العمر بين 22 و35 سنة مع صحة جيدة.

3. خبرة لا تقل عن 3 سنوات في الأعمال الإدارية.

4. إجادة اللغتين العربية والإنجليزية قراءة وكتابة ومحادثة.

5. القدرة على التعامل مع الأطفال والبالغين بطريقة تعاونية ولطيفة.

6. الدقة والالتزام في إنجاز المهام.

7. شخصية إيجابية ومبادِرة.

8. القدرة على العمل باستقلالية وتحمل المسؤولية.

9. مهارات تنظيم عالية والقدرة على إدارة عدة مهام.

10. الإبداع والتفكير خارج الصندوق.

11. مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي بالعربية والإنجليزية.

12. إتقان برامج Microsoft Office وقواعد البيانات والبحث عبر الإنترنت.

13. الالتزام بإجراءات السلامة والتصرف السريع في حالات الطوارئ.

14. القدرة على اتخاذ قرارات مناسبة في المواقف الروتينية والطارئة.

15. معرفة جيدة بالإجراءات والممارسات المكتبية الحديثة.

المزايا

• راتب شهري إجمالي بين 5,500 و7,000 ريال قطري حسب الخبرة والمؤهلات.

• مكافأة نهاية خدمة تعادل راتب شهر أساسي عن كل سنة خدمة كاملة.

• الراتب الأساسي يمثل 70% من الراتب الإجمالي.

• إجازة صيفية سنوية لمدة 40 يوماً بعد إكمال عام أكاديمي كامل.

ملاحظات

الباقة لا تشمل:

• السكن

• المواصلات

• تذاكر السفر الصيفية