Job Description
منسق مكتب الرئيس
الوصف الوظيفي
الملخص:
تقديم الدعم الإداري الشخصي للإدارة والجامعة من خلال تنظيم وإدارة المهام والأنشطة الإدارية، بما في ذلك استقبال ومعالجة المعلومات.
الواجبات والمسؤوليات:
- إعداد وإدارة المراسلات والتقارير والمستندات.
- تنظيم وتنسيق الاجتماعات والمؤتمرات وترتيبات السفر.
- تدوين محاضر الاجتماعات وطباعتها وتوزيعها.
- تنفيذ وصيانة أنظمة المكتب.
- إدارة الجداول الزمنية والمواعيد.
- ترتيب المواعيد وتأكيدها.
- تنظيم الفعاليات الداخلية والخارجية.
- معالجة البريد الوارد والمواد الأخرى.
- إنشاء أنظمة حفظ الملفات وصيانتها.
- وضع إجراءات العمل.
- تجميع المعلومات.
- صيانة قواعد البيانات.
- التواصل شفهيًا وكتابيًا للرد على الاستفسارات وتقديم المعلومات.
- التنسيق مع الجهات الداخلية والخارجية.
- إدارة تدفق المعلومات داخليًا وخارجيًا.
- تشغيل معدات المكتب.
- إدارة مساحة المكتب.
المؤهلات المطلوبة:
- درجة البكالوريوس أو الدبلوم.
- خبرة لا تقل عن سنتين في أدوار سكرتارية متنوعة.
- إتقان ممتاز للغة الإنجليزية والعربية.
- إجادة استخدام الحاسوب.
المعرفة والمهارات والقدرات المطلوبة:
- معرفة بـ Microsoft Office وأصول التعامل الهاتفي.
- القدرة على تعلم التطبيقات البرمجية الجديدة.
- مهارات اتصال كتابية وشفهية احترافية، مع القدرة على الكتابة بسرعة 60 كلمة في الدقيقة.
- معرفة بتقنيات التخطيط والجدولة.
- القدرة على التواصل الفعال شفهيًا وكتابيًا.
- الاهتمام بالتفاصيل، ومهارات تنظيمية ممتازة، والتحلي بالسرية في التعامل مع المعلومات.
- معرفة بالإجراءات الإدارية والمكتبية.
- فهم المبادئ التجارية.
- خبرة مثبتة في إعداد المراسلات والمستندات.
- خبرة في إدارة المعلومات والاتصالات.
- القدرة على تحمل الضغط.
المهارات الشخصية:
- الانتباه للتفاصيل.
- السرية.
- التخطيط والتنظيم.
- إدارة الوقت.
- مهارات التعامل مع الآخرين.
- التوجه نحو خدمة العملاء.
- المبادرة.
- الموثوقية.
- القدرة على تحمل الضغط.
نوع الوظيفة:
- دوام كامل.
- عقد.
فئة الوظيفة:
إدارية.
موقع العمل:
البحرين.
للتقديم، يرجى إرسال السيرة الذاتية والمستندات المطلوبة قبل انتهاء موعد التقديم.
Stay updated on new job openings with email notifications.
