Job Description
الملخص:
منسق العقود مسؤول عن إدارة وتنظيم جميع الوثائق والعقود ذات الصلة، وتوفير الدعم الإداري لفريق العقود، والتنسيق مع الأطراف المعنية، وضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الشركة.
المهام والمسؤوليات الرئيسية:
- إدارة العقود:
- الحفاظ على نظام منظم وسهل الوصول لجميع وثائق العقود.
- العمل كجهة اتصال رئيسية للاستفسارات والاتصالات المتعلقة بالعقود.
- تسهيل التواصل الفعال بين الأقسام الداخلية والموردين/ المقاولين بشأن العقود.
- تقديم الدعم الإداري لفريق العقود.
- تحديد فرص تحسين عمليات وإدارة العقود.
- صيانة قاعدة بيانات العقود ومراقبة تجديد العقود وإبلاغ كبار مسؤولي العقود/مسؤولي العقود بالإجراءات الواجب اتخاذها في الوقت المناسب.
- المساعدة في إعداد العقود.
- المساعدة والتنسيق مع كبار مسؤولي العقود/مسؤولي العقود لإعداد وثائق العطاءات الفنية والتجارية.
- جمع التقارير والمذكرات والمساعدة في تجميع البيانات للإبلاغ.
- المساعدة والتنسيق مع إدارتي الصحة والسلامة والجودة والأمن والامتثال لزيارات تدقيق المقاولين/الموردين.
- صيانة قاعدة بيانات لأداء المقاولين الفرعيين لجميع العقود الممنوحة بالتنسيق مع فريق المشاريع.
- صيانة قاعدة بيانات للشكاوى الفرعية.
- ضمان إتمام الأرشفة الإلكترونية بما يتماشى مع الوثائق المتاحة في النسخ الورقية.
- التنسيق مع قسم المالية بشأن أي مشكلة دفع قد تؤثر على تطوير وتنفيذ العقد.
- إدارة لجنة العطاءات:
- جدولة اجتماعات لجنة العطاءات للمناقشة الداخلية وإرسال إشعار إلى أعضاء اللجنة والمستخدمين النهائيين للاجتماعات المجدولة.
- إعداد محاضر اجتماعات لجنة العطاءات، وتوثيق جميع المناقشات والقرارات لإحالتها إلى اللجنة للمراجعة والموافقة.
- مساعدة مسؤول العطاءات الرئيسي في توزيع/إرسال وثائق العطاءات، بما في ذلك دعوات تقديم العطاءات، وتوضيحات العطاءات، وجميع المتطلبات في عملية العطاء.
- العمل كجهة اتصال بين لجنة العطاءات والعطاءين، والمساعدة في الرد على الاستفسارات وتوفير المعلومات اللازمة.
- الحفاظ على سجلات شاملة لجميع أنشطة العطاءات، بما في ذلك توثيق القرارات والاتصالات والتقييمات.
- الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة وضمان التعامل الآمن مع جميع وثائق العطاءات.
- المساعدة في إعداد تقارير منتظمة عن حالة العطاءات الجارية والقادمة لتقديمها إلى الإدارة.
- أداء المهام الأخرى الموكلة.
المتطلبات:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في أنشطة العقود أو عمليات سلسلة التوريد في أحواض السفن.
-->